十四）、办公室文职人员工作职责
? 行政秘书
1、公司级文件拟定，会务安排、会议记录； 2、公司企业文化建设、网站内容更新、公司大事记； 3、协助领导草拟各类函件、公文，各类通知之拟定、下发； 4、完成领导交办的其它事项。 ? 市场专员
1、根据市场部总监要求，制定服务方案、服务报价、服务合同； 2、收集市场信息，客户资料，分类跟进服务事项；
3、整理服务合同资料，及时更新客户列表，跟进到期合同之续签；
4、按工作流程作好与客户的电话沟通，及时了解客户需求，改进服务方案； 5、完成领导交办的其它事项。 ? 客户专员
1、根据客户服务质量持续改进体系成立客户服务档案； 2、认真记录每一客户服务质量问题、处理过程及结果； 3、根据驻点发生之质量问题，草拟客户联系函；
4、每月电话回访每一客户，了解驻点保安服务质量，跟进服务费之到付。 5、完成领导交办的其它事项。 ? 人事专员
1、随时掌握各点人员情况，跟进各点按招工标准招录新队员，规范新队员入职手续；2、组织开展大型招募，联系各中介作出人员输入工作，确保充沛的人力资源； 3、公司各驻勤点队员人事档案建立，建立健全员工花名册； 4、每周根据驻勤点队员变动及时更新员工花名册各项资料； 5、掌握各点队员动态，及时提报异常流动，做好人事管控； 6、员工劳动合同签订。 ? 薪酬专员
1、规范员工考勤，员工请假、辞职审核记录管理；
2、建立执勤点人员岗位配置及标准排班一览表，作为考勤审核依据； 3、作好领班级人员升迁调薪管理；
4、核算各驻勤点考勤数据；薪资结算，所得税扣缴； 5、更新员工薪资档案，根据年资、职务调整薪资。
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? 绩效专员
1、记录各驻点管理绩效，收集整理员工奖惩单，制作功过榜； 2、协助干部处，记录干部人员的绩效考核情况，列入工资核算； 3、负责劳动合同、综合保险、意外保险之办理、立档； 4、领导交办的其它事项。 ? 前台文员
1、前台接待、电话、传真、信件接收；电话号码更新；
2、公司办公设备管理维护，办公用品请购申报，办公环境之维护； 3、协助综合部作好驻勤点物资、服装建帐管理； 4、作好工作餐、饮用水之订购、结帐工作； 5、公司短讯平台之维护，短讯、通知之准时发送； 6、完成领导交办的其它事项。
十四）驻点项目各级人员职能
? 区域经理：根据公司区域设置范围配置设定之区域最高负责人；
1、全面主持所辖区域工作，执行客户要求，带领队员认真做好安全保卫工作。 2、定期巡视所辖区域各驻点保安队的日常工作，对执勤、内务管理、队员培训等进行有建设性的指导。
3、负责所辖区域客户的日常沟通与联络，及时向人防部反馈客户需求及意见。 4、根据工作需要，严格按照人防部指令负责所辖区域队员的调派与调整。 5、所辖驻点队伍管理问题及日常客户纠纷之第一排查，并及时上报公司。
6、负责所辖驻点队长、领班人员日常考评、考核，上报人防部，营造良好的激励机制。 7、负责区域内队长、领班人员的工作指导，每月进行队长培训1-2次。
8、负责区域储备干部的选拔与培养，每月提名3-5名推荐给公司，列入储备干部队伍。 9、每月总结区域内保安工作状况，于每月5日前向人防部递交月工作总结。 10、负责区域内通勤车辆的调派调度，加强队员安全意识教育，确保行车安全。 ? 大队长：驻点50人以上之最高负责人； ? 中队长：驻点人数30人以上之最高负责人； ? 队长：驻点人数30人以下之最高负责人统称为队长；
1、全面主持所辖项目驻点工作，执行客户要求，带领队员认真做好安全保卫工作。 2、负责所辖区域客户的日常沟通与联络，及时向人防部反馈客户需求及意见。 3、根据工作需要，严格按照人防部指令负责所辖驻点队员的调派与调整。 4、所辖驻点队伍管理问题及日常客户纠纷之第一排查，并及时上报上一级领导。
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5、驻点岗位工作流程及岗位职责之制定
6、负责所辖领班、队员日常考评、考核评定，上报人防部。 7、负责领班、队员人员的培训、教育工作，每月进行培训4-6次。
8、负责储备干部的选拔与培养，每月提名1-5名推荐给公司，列入储备干部队伍。 9、每月总结驻点保安工作状况，于每月5日向人防部递交月工作总结。
? 副队长：驻点50人以上配置副队长1名，协助大队长日常管理工作；是队长管理
的补充，队长休假、缺位时可根据队长授权代理队长职责。
? 领班：驻点配置人数不满10人不设领班，10-16人上设领班1名，配合队长日常
管理工作，可代理队长职务；17人以上每个执勤班设领班1名。 1、 管理队员，安排日常工作 2 、队员工作之培训与初层考核 3 、执勤异常处理与呈报 ? 队员
1、依规定岗位职责做事、工作。
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第二章 行政事务管理制度
1【目的】
1.1对公司行政办公所涉及的行政办公事务、办公规范等基础性事项进行的总体性管理规 定。它是行政办公人员必须遵守的基本守则，直接体现出员工面貌和企业精神。 2【适用范围】
2.1本制度适用于公司行政办公事务管理。 3【总则】
3.1为加强公司行政办公事务管理，理顺公司内部关系，提高办事效率，使各项管理标准 化、制度化，特制定本制度。
3.2本制度中所指行政办公事务包括办公礼仪管理、信息平台管理、公文收发管理、公文 影印管理、印鉴管理、档案管理、办公用品管理、报刊及邮发管理等。 4【办公礼仪管理】
4.1 服装礼仪规范，上班统一穿戴正装，佩戴胸卡，头发梳理整齐，女同志适当淡妆。 4.2 办公语言：多用敬语“您好，请问，谢谢、再见，请稍候”等；接电话统一使用规范 用语“你好，”“请稍等”“**不在位置上，请你留言”等；对待队员咨询事项应耐心 解释，不可言语急躁。 4.3办公行为：
4.3.1坚守工作岗位，不得串岗；不可在办公区用餐、吸烟、吃零食； 4.3.2上班时间不可看报纸、玩游戏或做与工作无关的事情；
4.3.3办公桌上应保持整洁，注意办公室的安静，手机铃声调振动，不可大声争论； 4.3.4上班时间外出必须到前台报备，签注外出事由、地点、返回时间； 4.3.5不得因私事在公司打长途电话，凡因私事打电话，发现一次，罚款50元； 4.3.6不得用公司电脑私发邮件或上网聊天，发现一次，罚款50元；
4.3.7不得随意使用其它部门的电脑；同时，外来人员未经总经理批准，不准使用公司电脑； 4.3.8未经总经理批准和部门经理授意，不得索取、打印、复印其它部门的资料； 4.3.9随时保持办公室整洁、干净，外出或下班时收好桌面资料，关闭所有电源开关。 4.3.10注意文件的保密，及时收纳桌面办公资料，谨防办公泄密。 5【信息平台管理】 5.1短号：
5.1.1公司为领班以上人员办理集团短号,便于信息及时传递,所有拥有集团短号人员必须
保持24小时开机状态。
5.2短讯平台:
5.2.1公司信息平台由行政部统一管理，利用员工信息平台及时向员工发送公司政令、通知、
表扬、批评等；信息管理员应及时更新通讯录，每月及时删除离职队员、增加新进队员。
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5.2.2信息发布必须准确、及时，符合公司企业文化，每次发送前必须送常务副总审核。 5.3无纸化办公系统
5.3.1 各部门应充分利用无纸化办公系统,养成每天登陆查收信息的办公习惯.
5.3.2 各部门可将所有可共享的信息放在系统上,如员工花名册、会议记录、管理规章、通
知通告、工作联系单等。
5.3.3 各部门应充分利用无纸化办公系统，规范办公行为，提高办公效率。 6【公文收发管理】
6.1公司所有外来文件统一由行政部审阅后呈总经理批示后转相关部门处理，行政部对所
有外来文件统一编号存档，并追踪记录处理结果。
6.2 行政部统一规范办公室日常文书格式，如签报、工作联络单、工作报告、传真格式、
考核单、通知、通报等，各部门须按规定格式规范行文。
6.3 公司内部各部门下发文件，统一交于行政部审核后呈总经理批示后下发，所有文件
统一编号存档，并追踪记录处理结果。 7【公文影印管理】
7.1公司公文的影印由行政部负责。
7.2 各部门影印的公文或资料须经本部门负责人签字后方可复印。 7.3 未经行政部同意，任何人员不得私自复印文件。 8【办公用品的管理】 8.1办公用品的购发：
8.1.1每月5日前，各部门负责人将该部门办公用品购用计划提交综合部； 8.1.2综合部制定每月办公用品计划及预算交领导审批后采购；
8.1.3除正常配给的办公用品外，若还需要其它用品的须经综合部批准方可领用； 8.1.4公司新聘工作人员的办公用品，综合部根据部门负责人提供名单和用品清单，负责
为其配齐，以保证新聘人员的正常工作；
8.1.5负责购发办公用品的人员要做到办公用品齐全、库存合理、开支适当；
8.1.6负责购发办公用品的人员要建立账本，办好入库、出库手续；出库时一定要由领取
人员签字； 9【档案管理】
9.1存档范围：公司的规划、年度计划、人事档案、会议记录、人事任命书、通知、通告、
财务报表、薪资报表、合同、项目方案等具有参考价值的文件及材料。
9.2档案管理分别由财务部及行政部安排专人，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，
密级档案绝对安全。
9.2.1行政部负责: 公司的规划、年度计划、人事档案、会议记录、人事任命书、通知、
通告等档案的保管与管理。
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