题概念相对应的最专指的主题词，其词形务必与词表中规定的词形相一致。
4、如在词表中没有与公文主题相对应、专指性强的主题词时，要在词表中选取与公文主题直接相关，最相邻的主题词进行相配。组配后有多义性时，应放弃组配，直接采用反映公文主题上位概念的上位词。不能进行组配时，也采用最直接的上位词。 5、应有效把握对公文主题的标引深度，一份公文的主题词除类别词外一般不超过5个。
6、主题词的排列次序应科学合理。一般应按主题词的含义，从内容到形式排列，进行组配时应按以下次序：
主体因素，即反映公文主题的关键性概念，如对象、材料、方法、过程、条件等，文中有几个并列的主体因素时，一般按语法关系和逻辑顺序排列；
通用因素，即描述主题的一些通用概念，在主题中居次要地位，对主题起细分的作用；
位置因素，即公文所涉及的事物、对象和问题所处的空间位置属性方面的概念，包括国家名、地区名、地名以及机构名称等方面的主题词；
时间因素，即公文所涉及的事物、对象和问题存左的时间范围属性方面的概念，包括具体年份等方面的主题词；
公文类型因素，即公文种类方面的概念，如命令、指令、报告等。
十、公文版记如何标识？
公文版记主要内容与标识规范如下：
“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号标宋体字；词目之间空1字。
公文如有抄送机关，在主题词下1行；左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。 印发机关和印发日期位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3号仿体字。印发机关左空1字。印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉拍数字标识。
版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。
版记应置于公文最后一面（封四），版记的最后一个要素置于最后一行。
一、行文中的常见错误
1、滥发文件。 主要表现：（1）所发公文属可发可不发之列；（2）所发公文只是照抄照转上级的公文（翻印即可，不必转发）；（3）所发公文内容空洞，无具体措施，不解决问题；（4）行文所涉及的问题可用口头请示、汇报或开会等形式解决；（5）行文所涉及的内容已在报上全文公布过；（6）在部门之间意见分歧，未经协商取得一致时就行文。
2、行文关系混乱 。 主要表现：（1）应该党政分开行文的未分开行文；（2）应该一个机关单独行文的搞成几个机关联合行文；（3）该职能部门行文的“升格”为领导机关行文；（4）该领导机关行文的“降格”为职能部门行文。 二、文种使用中的常见错误
1、自制文种。 在正式文种之外，随心所欲，生造公文文种并俨然以正式公文行文。常见的有：“请示报告”、“工作思路”、“情况”、“汇报”、“申请”、“郑重声明”等。
2、误用文种。 把属于机关其他应用文，特别是事务文书中的文种，误作为正式公文文种使用的情况。常见的有：把计划类文种“要点”、“打算”、“安排”、“设想”等作为公文文种直接使用，如《××市委××××年工作要点》。把属于总结类的文种“小结”、“总结”，以及把属于规章制度类的文种“办法”、“规程”、“须知”、“实施细则”等作为正式文种直接使用。但是，如果将上述应用文用转发或印发通知的形式发布，则是规范用法。如“××市人民政府关于印发市政府1997年工作要点的通知”。
3、混用文种 。 不按文种的功能和适用范围去选用文种，而造成临近文种相互混用，导致行文关系不清，行文目的不明，行文性质混淆。常见的有：“公告”与“通知”、“决议”与“决定”、“请示”与“报告”、“请示”与“函”混用。主要表现为将通告误用为通知，将通知误用为通告，将请示误用为报告，将报告误用为请示，将“请示”、“报告”合用为“请示报告”，“请示”和“报告”本身是两个文种，将决定误用为决议，将决议误用为决定，将函误用为请示或报告，将复函误
用为批复。
4、越权使用文种。 超出本机关的权限行文，如随意制定“条例”。实际上“条例”只能用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度；按照国务院办公厅发布的《行政规范制定程序暂行条例》的规定，在行政机关公文中，“条例”只能应用于特定国家机关制定的法规中，即全国人大常委会制定的法规，国务院制定的行政法规，地方人大及其常委会制定或通过（批准）的地方性法规。如：《中华人民共和国城市道路管理条例》。基层单位制定有关规章制度时可用“规定”或者用“细则”、“办法”等应用文种，并用转发或印发通知的形式发布。
5、降格使用文种。 应该用命令、指示发布的公文而用通知发布，如一些省、自治区、直辖市人民政府发布重要行政规章，不是用令发布而用通知发布。这种降格使用，必然影响行文的权威和效力。
三、版头使用中的常见错误
1、版头混用。 将下行文版头用于上行文；使用“××文件”式样的版头用于向上级报告、请示工作、任免干部或批复等；使用不带“文件”字样的版头用于发布党的方针、政策，重要工作部署或批转下级的重要报告、请示。
2、使用非标准版头。 使用设计或印刷不标准的版头。常见的是：格式不对、尺寸不标准、非红色印刷、发文机关字体不庄重等。
3、使用没有版头的白纸印发文件
四、发文字号中的常见错误
1、年号不全 。 如：将“1997”省略为“97”。
2、括弧不对。 《国家机关公文格式》规定发文年度用方括弧“［］”括入。错用成圆括弧“（）”、六角括弧“〔〕”、方头括弧“【】”。
3、位置不当。 将发文年度位置提前到了机关代字前面。如：将×校字[1997]第×号错为[1997]×校字第×号。
4、序号累赘。 发文顺序号中多加了“0”变成“0×”。
5、一文多字号。 联合发文时并用了几个单位的发文字号。 6、一字号多文。 用同一发文字号制作两份不同的文件。
7、跳号。 没有按自然数的顺序依次排列，中间出现跳号现象。 8、字第搭配不当。 正确的是“字”在年号之前，“第”在年号之后；前面用“字”，后面用“第”；前面无“字”，后面就不应有“第”。常见的错误是：有“字”无“第”或有“第”无“字”。但“字”、“第”均省去是正确用法，如：×委[1997] ×号。
9、滥用“发”字。 只有重要文件才采用“××发”字样。 10、自制发文字号。 未按规定要求编制发文字号。 五、签发人标注中的常见错误 1、上行文未标注签发人姓名 2、下行文也标注了签发人姓名
3、标注不规范 签发人标注位置远离发文字号（正确的是它们之间空两个字）；签发人标注的字体字号与发文字号的字体字号不一致；“签发人”与签发者姓名之间未加冒号。