政府或部门应用 “批复”给与答复，而经政府部门同意后，其办公厅 (室)则应用 “函”来答复。对不相隶属机关来函商洽工作、询问问题、请求批准事项的，受文机关也应用“函”来答复。
⑤ “公告”和 “通告”的适用与区别。 公告和通告都是告知性公文，但它们属于两个不同的文件，有着十分明显的区别。一是发布机关不同。公告一般只由国家高级领导机关及其有关职能部门发布，基层机关和企事业单位无权发布公告。通告的制发机关则非常广泛，各级国家机关、人民团体和企事业单位均可制发通告。二是内容特点不同。公告的内容大都是已经发生或确定的，是事后告知，因而具有很强的告知性特点。通告则多用于事前制定某些规定或提出某些要求，让有关方面和广大公众遵照执行，因而具有很强的强制性特点。三是使用范围不同。公告公布的范围是面向国内外的，且必须通过媒体公开发布；而通告公布的范围则限制在一定范围内，且可通过张贴的方式发布，因而公告的知晓范围比较广泛，通告的知晓范围则相对窄小。“公告”、“通告”混淆，主要是将“通告”错用成“公告”，如《ＸＸ市人民政府关于加强滨江路管理的公告》、《ＸＸ市公安局关于对ＸＸ路实行交通管制的公告》等，都不属于向国内外宣布重要事项或法定事项，应把“公告”改为“通告”。
⑥“命令”和“通知”在制定公布规章和转发规范性文件上的适用与区别。用“命令”制定公布规章，这规定适用于有制定公布规章权的行政机关，即国务院直属工作部门、省级政府、省级政府所在地的市政府以及国务院批准的较大市政府。如江苏省有规章制定公布
权的是省政府、南京市政府、无锡市政府、徐州市政府、苏州市政府，其他地级市政府没有规章制定公布权，因此也就不适用以“命令”制定公布规章。在实际操作中，没有规章制定公布权的市发布规范性文件可以用“通知”进行转发或印发。 2、格式不规范 。主要有以下表现：
①公文文头不规范。一个机关发文，理所当然以本机关文头制发；若是几个机关发文，应以提起发文机关文头制发。（“联合行文”见后文）
②发文字号不规范。下行文要用“发”字；上行文要有签发人，发文字号不用“发”字。
③标题冗长、混乱、残缺不全。具体体现在：“关于”用得多、书名号多、涉及文种多的时候，不好把握。
④主送机关排列混乱。乡镇党委、政府向县委、县政府联合行文，如事由以县委为主，主送机关则为“县委、县政府”，县政府的阅知；如政府为主，党委又有必要了解，其主送机关则为“县政府并报县委。”
⑤结构层次序数混乱。（见后文）
⑥附件不符。附件标题应与文件后所附材料标题相符。 ⑦文本署名不规范。以党委名义发文，文本要署名，日期用小写；以政府名义发文，文本不署名，日期用大写。
⑧抄送单位不正确。若是乡镇党委、政府向县委、政府联合行文，应抄送县委办、县政府办；若是乡镇党委向县委行文，只抄送县委办；若是乡镇政府向县政府行文，只抄送县政府办。
⑨主题词使用不当。公文主题词应包括反映公文内容的类别词、反映公文主题的词、公文文种三个词组构成，如《中共苍溪县委办公室关于做好庆祝中国共产党成立86周年纪念活动的通知》，其主题词是“党的建设、建党节、纪念活动、通知”。其中“党的建设”是类别词，“建党节、纪念活动”是反映公文主题的词，“通知”是公文文种。除了以上固定的三个词组外，有时公文还需要标引自由词，主要范围是：一是新出现的主题概念，包括新科技、新政策、新理论、新名词术语等；二是人物、时间和年代称号；三是地区、组织机构名称。其标引的方法是：在自由词后标上“△”符号，并适时将新词登记在主题词表上。这里，同时还要注意一点：选用《词表》以外的地名(组织机构名)、时间、人名、文献名称等专用名词作自由词标引时，不作“△”标记，如毛泽东思想、邓小平理论等虽然《主题词表》中未列，但已经成为了专用名词，在标引时不加 “△”符号。
以上所列只是部分表现，在实际工作中，还有其他格式上的问题，在此不一一列举。因此，各单位公文起草人员应随时加强对公文格式的学习，细心观察县委、政府公文的格式要求，弄清各自的区别。
3、行文规则混乱。主要有以下几种表现：①越级行文；②多头行文；③请示一文多事；④党政不分。在此不一一阐释。 4、词汇使用不当。这个毛病看起来似乎没有什么大不了，其实这与意思表达准确不准确、文稿质量好不好直接相关，严格说来是对工作不负责任、对文字是一种糟蹋的表现。所以，每一个文秘
人员在词汇运用方面都应有一丝不苟的精神。具体说来，词汇使用不当有以下几种表现：①滥用与领导同志有关的专用词汇。如X领导的“重要指示”、“重要讲话”，这要看用于哪一级的领导，对中央领导可以用，对其他级别的领导则不能用，这是上级有明确规定的。同样的道理，地方领导到基层检查工作不能用“视察”一词，只能和“考察或检查工作”、“检查工作”、“指导工作”或“调查研究”等，中央领导同志下基层才可用“视察”。②滥用副词。不少文稿为了加重语气、强调某项工作的重要，加上一大堆副词，如“进一步坚决落实”，又是“进一步”，又是“坚决”，其实“坚决”本身就已经很确定、很有力度了，所以要么用“进一步”，要么用“坚决”，不宜将二者重叠起来使用。当然，有时可以重叠运用某些副词，但要根据需要，而且要用得恰当，比如某项工作过去要求“加强”，但进展的情况不太理想，就可以用“进一步加强”。③滥用指令词。作为公务文稿，“要”怎样这类词肯定经常会用到，但用得太多太滥也不行，如有些讲话稿、文件，满篇都是“要”字，让人觉得烦。更有甚者，有些不适宜用“要”字的文稿也没完没了地“要”，比如工作汇报中使用“要”字，就好象是向上级下指令似的；工作总结，本来是谈情况和体会的，也老是用“要”字，就好象是谈未来的打算了。④过多重复用词。同一篇文稿中多次出现公务文稿常用词是不可避免的，但我们应该而且可以做到的是，短距离内尽量不要重复，尤其是在一句话中不要重复，比如这样的句子“我们一定要认真传达和贯彻好省委和省政府关于深化改革和加快发展的一系列重要文件精神”。这句话意思是说得通的，但同一句话出现三个“和”字，显然不合适，
把第一个“和”字拿掉，第二个“和”字改成顿号就可以了。⑤乱用时髦词汇。时代在前进，知识在更新，公务文稿的常用词汇也需要不断注入新鲜气息，如WTO、知识经济等都已经走进我们的公文了，但新词汇也有一个潜移默化、约定俗成的过程，不能过于“前卫”，否则就会“曲高和寡”，让人不知所云。如把“网络时代”说成“宽带时代”就不适宜，因为除了业内人士，基层干部没有多少人能懂。还有一些同志喜欢“引进”港澳台的某些词汇来改造自己的词汇，如改“提高”为“提升”、“通过”为“透过”、“本次”为“今次”等就不好了，好象他们的词汇是貌美女郎，自己用惯的词汇是丑陋的，其实又有多大必要呢？领导讲话稿写得好不好，关键不在于新词汇多不多，而在于写作功力深不深。⑥乱用助词。这方面最突出的是“的”、“地”、“得”三个字经常被混用，“的”字用于定语，“地”字用于状语，“得”字用于补语。⑦用词不当。这个毛病在许多文稿中俯拾即是，好象也“约定俗成”了。如“公开曝光”，曝光本来就是公开的意思，难道还有什么不公开的曝光？又如“严格会议纪律”，严格后边缺了睦动词，应加上“遵守”一词。还有如“强化（领导）”应为“加强”、“增进（认识）”应为“提高”或“深化”、“提高（本领）”应为“掌握”。如此等等，不一而足。
5、提法不当。 有的公文提出一些未经仔细推敲的方针、口号、任务，而这些方针、口号、任务又往往与党和国家在某一时期的工作方针相违背，从而造成一定的混乱。
6、名称表述混乱。公文中的人名、地名、单位等名称表述混乱主要有：①单位名称不准，应以公章名称为准或用规范化的简