类别、主题和表现形式后，再按主题词标引的规范进行标引。 3、任意生造主题词 不在中共中央办公厅、国务院办公厅或上级主管部门统一制发的《主题词表》中选用主题词，而是任意生造。这将导致不能用计算机对公文进行主题检索，完全失去标引主题词的意义。
4、未先标类别词 5、任意组配
6、乱用标点符号 两个主题词之间应该用一个空格符分开，错为在主题词间使用了顿号或逗号（但组配标引时可用顿号分开）。 十五、抄送机关标识中的常见错误
1、使用已废除了的“抄报”或“报”、“送”、“发”
2、抄送个人 公文不能抄送个人，需要送某位领导阅否由收文机关秘书部门决定。
3、抄送主送机关 既然是主送机关就不必再抄送了。
4、滥抄滥送 将向上级机关的“请示”同时抄送平级机关或下级机关；将公文抄送给与公文内容无关的机关。
5、标识不规范 抄送机关未分类或标点符号使用不当。 十六、公文处理的误区
造成公文处理不规范的一个重要原因，是在部分文秘人员的思想认识上存在一些误区，其对公文规范化的危害不小。为推进公文规范化建设，必须提高认识，走出误区。常见的有以下8种： 1、按老一套办法办文 《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》、《国家机关公文格式》、《发文稿纸
格式》、《出版物上数字用法的规定》、《标号符号用法》、《出版物汉字使用管理规定》等，都是公文制作的法规性文件，并构成了公文规范的完整体系。同时，公文规范处在不断变化和完善之中，任何标准和规范都可能被修订。广大文秘人员要加强学习和研究，跟踪公文发展的动态，在公文实践中力求使用最新的标准和规范，尽量准确地理解和掌握公文规范的完整体系，不要在新的公文法规颁布很长一段时间后还抱着老一套不放。
2、不加分析地把上级来文作为范文 由于有的领导机关存在对公文规范化的重视程度不够的现象，其所制发的公文难免也有时出现不合规范的地方，而有的基层单位的文秘人员往往认为上级秘书部门水平高，他们制发的公文都是正确的，即使有时发现了与公文规范不一致的地方，也认为上级那样做总是有道理的，于是上行下效，造成不规范公文泛滥。所以，每一个文秘人员都要努力学习，把思想认识统一到公文规范上来，选择范文时要按公文规范进行判断，不能认为发文单位的级别越高其所制发的公文规范化程度就越高。同时，要求级别越高的领导机关越要重视公文处理的规范化。 3、发往国外的函件用外文 汉语是联合国使用的6种语言之一，为世界通用语言，我们在国际交往中完全可以理直气壮地使用汉语。使用中文不仅符合国际惯例，而且也体现了对中国主权、中国文化的尊重。外国人就不会因为你不懂外文而改用你国的文字。 4、发往港澳台的函件用繁体汉字 国际上以简化字为汉语的标准用字，尽港澳台等地仍使用繁体字，但根据《出版物汉字使用管理规定》：“向台湾、香港、澳门地区及海外发行报纸、期刊、图
书、音像制品等出版物，可以使用简化字的一律用简化字”。人民日报海外版也早从1992年起就改为简化汉字印刷了。
5、将被批转、转发、印发的文件当成附件 被批转、转发、印发的文件是主体的有机组成部分，不得视为附件。在这种情况下，正文之后，发文机关署名前不得标注被批转、转发、印发的文件顺序和名称，而被批转、转发、印发的文件则标印在公文署名及成文日期之后，文尾部分之前。
6、以领导人签发代替办公（厅）室核稿 有的单位的职能部门办事人员不按办文程序办事，越过办公（厅）室将公文直接送领导签发，并以领导已签发为由拒绝办公（厅）室的核稿和核发。《条例》和《办法》规定，公文在送领导人签发之前，应当由办公厅（室）进行校核。公文核稿的基本任务是协助机关领导人保证公文的质量。就是在领导审批后，正式印发前，还应由办公厅（室）进行核发。
7、用计算机起草公文时仅将定稿归档 由于办公自动化的发展，许多文秘人员直接在计算机上起草文稿，各次修改过程也直接在机上进行，最后打印和归档的是定稿。由于定稿无法体现修改过程，对于非常重要的文稿，一旦出现问题，难以分清责任，档案的借鉴作用就要大打折扣。正确的方法，是在原始稿上反复修改，把经领导签字的修改后的定稿，作为归档的真实原件。
8、用传真件代替正式文件发文或归档 传真件不能代替正式公文，因此，对于重要的公文，虽然紧急情况下可用传真件发文，但发出传真件后要及时补寄正式公文。另外，由于传真件纸张材料的
特殊性，保存不久字迹就会全部退尽，如果直接将其归档，时间长了就会失去其档案意义，正确的方法是将传真件复印后归档。由于复印件也容易退色，这时可使用固色剂延长文档保存期限。
公文写作常见问题分析
1、文种使用不当。有的公文作者不了解或不会正确运用确切的文种，以致长期只使用通知、决定等两三个公文，其余文种一概不用；有的公告、通告、通报分不清，望文生义去应用；有的不知公文中报告与请示是两种不同的文种，经常混淆不清，使用时张冠李戴或干脆写成“请示报告”；有的不知有命令（令）、函、会议纪要等公文，遇到该使用这些公文的场合则都用通知等公文去代替。从公文写作实践来看，具体有以下公文要注意区分：
①“请示”和“报告”的适用与区别。“请示”是办件，需要回复，适用于向上级机关请求批示、批准，上级机关不批准，你还办不成。“报告”是阅件，一般不需回复，适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。文件中只要有请求事项的，就不能用“报告”来处理，否则很容易误事。如果既想汇报工作，让上级掌握，又想请示解决问题，一般可采用两种办法来解决:一是将“报告”和 “请示”分开，形成两份公文分别上报；二是以请示公文为主，将报告的内容作为附件，附在请示后面作为背景材料，让上级了解请示的充分理由。
②“决定”和 “意见”的适用与区别。“决定”、“意见”都属于决策性文件的一种，都用于安排部署重要工作。其区别是：“决定”一般用
于重要决策的出台和重大活动的部署，带有较强的政策性和严肃性，这从“决定”二字的含义就可看出来，“决”是“决断”的意思，“定”是“确定”的意思。“决定”既出，必须严格执行。如《中共中央关于经济体制改革的决定》，通常情况下，人们一看文件上有“决定”二字，就知道非同小可，有“大动作”出台了。另外，“决定”一般是就较长时期的工作进行部署，比如管一年、两年甚至更长时间，短时期的工作一般不宜用“决定”。而“意见”同样用于安排部署重要工作，但相对而言，所决策的事项没有“决定”那么重大，语气没有“决定”那么严肃，进效可长可短。如《中共苍溪县委关于开展“富民惠民，改善民生”作风建设活动的意见》。需要指出的是，“意见”的刚性虽不如“决定”强，但并不意味着不重要、可执行可不执行。事实上，各级党政机关部署工作用得较多的还是“意见”而不是“决定”。这就像使用武器一样，常规武器经常要用，而尖端武器是不可随便用的。
③“请示”和 “函”的适用与区别。“函”适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。“函”和 “请示”容易混淆的主要在 “请求批准和答复审批事项”这一适用规定上。“请示”的主送机关必须是直接的上级机关，而“函”的主送机关则是不相隶属的机关，可以是上级机关，也可以是平级单位，还可以是下级单位。某一部门或单位向同级有权单位或上级不相隶属机关请求批准和答复审批事项，只能用“函”，而不能用“请示”。
④“批复”和“函”的适用与区别。“批复”适用于答复下级机关的请示事项。如下级政府或部门向上级政府或部门报送请求事项，上级