3．批复的写作要求：
批复是一种指示性、政策性、法规性很强的文件，写作时要态度明朗，语气肯定，当行则行，当止则止，决不能含糊其辞，横棱两可，似是而非，要内容具体，措词准确，文字简洁，表达清楚，针对性强。
批复的主送机关一般是批复事项的请示机关。批复如需；其它机关知道或执行的，可以抄送。如带普遍性，可批转。
4．批复的写作要领：一、针对性要强。批复是针对下级上报的“请示”而制发的，因此，它的内容必须与请示所提的要求与陈述的情况紧紧相扣。首先要引“请示”的标题和发文字号，这样就使来往的两个文件自然的联接在一起；然后根据所提请审批的事项，亮明态度，做出同意或不同意的表示，凡属同意一般不必再写理由。
5．坚持一文一事。批复应坚持一文一事原则，一份“批复”针对一份“请示”，假若一个单位的几份请示是在同一种办公会议上审批的，也应坚持一文一事，分别“批复”，而不应在一分“批复”中包括数份请示的内容。
十一、函
1．函的适用范围：
（1）适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。（2）向平级的有关主管部门请求批准有关事项。如经费、编制、表彰、税收、征地等。
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2．函的写作
函的适用范围非常广泛，与其它公文比较有简便灵活的特点。
（1）标题一般由发文机关、原由、文种三部分构成。 （2）函的正文要中心明确，一函一事，有的放矢，及时准确。
（3）函的行文对象是平级和不相隶属机关，在语气和措施上要表现的平等、敬重、诚恳，不能使用对下级机关的口气。提出请求，态度诚恳，切忌傲慢，打官腔。
（4）主送机关要写全称，不写简称，以示敬重。 （5）结语多用“盼予函复”“上述意见如何，盼予答复”。函是法定公文文种之一，由于函具有向有关主管部门请求批准的功能，故在公文处理实践中往往被人们与请示文种混淆使用，在平行文中存在的比较普遍的问题是文种使用问题。该用函的不用，却用请示或报告。如一些单位向同级财政部门申请经费，向计委申请计划项目，都是平级，行文本应用函，却常常用请示或报告，把同级当上级。
为什么会出现这种情况呢，我想有以下三方面的原因： 一是公文撰拟者认识上的原因。一些同志由于平时不注意认真、细致的学习和领会公文的有关规定，对函缺乏明确的认识，不了解其含义和用途，未能从思想上对函的重要地位及功用给予充分的重视。似乎一提“函”，人们总觉其效力不如通知、请示
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强，（甚至有的同志认为函不是正式公文）。因而当需要向有关主管部门请求批准事项而行文时，便认为既然有求于对方，就用“请示”代替“函”，导致了文种错用。另外有些同志觉得用函这个文种不够郑重，对受文机关不太尊重。所以明明知道该用函不用，而用请示。
二是发文机关领导者的原因。在很多情况下，公文撰拟者用函向有关主管部门请求批准，这无疑是正确的，却过不了本机关主管领导这一关。如：有关人员最终初将文种确定为“函”，但最后被领导者改成“请示”。有的领导也知该用函却用请示，是属于无奈，也有的领导是由于对公文知识特别是对函的使用缺乏全面、正确的理解所致。
三是受文机关的原因。这是导致函错用的主要症结所在。实践中，有关主管部门由于有权审批一些具体事项如：财政、计划、干部任免等，便不问是否具有隶属关系，自觉不自觉地把自己摆在了领导机关的位臵上，非要对方用“请示”不可。如不照此办理，就设臵障碍不予审批。而对方如改用请示，他就以批复回文。
请示和函的区别，是两个不同的文种。 请示：适用于向上级机关请求指示、批准。
函：适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题；向有关主管部门请求批准事项等。函作为公文文种之一，与其他主要文种同样具有由制发机关权限决定的法定效力。“函”和“请示”这两种公文，从作用上来说，都有用于请求批准的功
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效，但二者有着严格区别，不能互为通用，要明确你的行文对象是谁，向上级机关请求指示、批，只能用请示，不能用函。向有关主管部门请求批准，应该用函，而不应用请示。
如1．平级之间。办公厅与财政局《西安市人民政府办公厅关于申请拨付XXX专项经费的函》。
2．不相隶属机关之间。市政府向财政部申请专项资金，
文件标题是《西安市人民政府关于申请资金的函》。
要解决这个问题，就要从发文机关和受文机关两方面协调联动，认真学习贯彻《国务院公文处理办法》，严格依法行文。特别是各机关领导人要对此给以足够的重视，同时有关业务主管部门（财政、国土、计划、编制）与平级其他机关之间也需要互相理解与沟通，以确保函这一文种使用的规范化。
批复和复函的区别
批复和复函都是用于答复问题的。
批复是一个文种，适用于答复下级机关的请示事项。批复属下行文。批复的作者一定是上级机关，而它的行文对象必须是下级机关，而且必须是有隶属关系的上下级机关。如XXX
复函，平行文，用于平级机关之间或不相隶属机关之间答复问题。省政府某厅局给市政府报文用《函》，市政府经过专题会议研究后给予答复，用《复函》回复。因为没有隶属关系，只能用复函，而不能用批复。经常有平级或不相隶属回复用批复，是不对的。
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十二、意见
《国务院公文处理办法》中新增加的文种。 适用范围：适用于对重要问题提出见解和处理办法 意见这个文种可以用于上行文、下行文、平行文。 作为上行文，即对上级的重要工作部署和重要问题提出意见和建议。作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理。上级机关应当对下级机关报送的“意见”作出处理或给予答复。
作为下行文，即对本地区、本部门的重要工作、重要问题提出见解和处理办法。文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行；无明确要求的，下级机关可参照执行。
作为平行文，提出的意见供对方参考。 十三、会议纪要
1．会议纪要的适用范围：适用于记载、传达会议情况的议定事项。
2．会议纪要的结构 （一）标题
标题：一般只标明第几次会议。因为在文件红头上已印有《西安市人民政府专项问题会议纪要》
（二）开头
主要介绍会议的基本情况：
时间：XX地点：XX主持人：XXX议题：XXXXXXXX （三）正文
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