正文主要是具体阐述会议讨论的问题、意见、结论、决定及对今后工作提出的要求，全面、具体、详尽地反映出会议的主要精神和成果。常见的写法是概括阐述式。
概括阐述式。就是把会议的发言、讨论情况和结论加以综合分析，围绕某个中心内容，归纳概括成几个部分，分条分段冠以序号和小标题进行排列，然后对各部分进行完整系统的说明和阐述。这种写法的优点是拟写灵活，纲目清晰，层次分明，便于把问题讲深讲透。
除写明会议讨论了那些问题，取得了那些一致认识，得出那些结论，明确了那些贯彻落实意见外，还应把会议悬而未决或遗留问题以及对这些问题何时再议等写上。
（四）结尾。一般会议纪要要注明参加会议人员 出席：XXX请假：XXX列席：XXX
例会和办公会议是研究处理日常行政事务的决策性会议，会后用会议纪要的形式，发布会议作出的决议和决定，传达贯彻会议精神，这种纪要实质就是会议决定，具有一定的权威性。如：《西安市市长办公会议纪要》和《西安市人民政府常务会议纪要》
3．会议纪要的写作
一是要忠实于会议实际，不能随意增删或发挥，突出一个“实”字；但又不能有言必录，写成流水账，突出一个“要”字。要在忠实于会议主题精神的前提下，对会议内容进行分析归纳，择其要点，做到详略得当。
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二是会议纪要一般不加盖章，其效力视同正式公文。但会议议定的事项，如涉及人事任免、机构设臵、人事编制、经费划拨以及政策性强、涉及面广的事项。必须以其它公文种类专门行文。
三是条理清晰，层次分明，观点鲜明，语体庄重。
如何确定文种
国务院发布《公文处理办法》指出“公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定”。就是说，在起草公文确定文种时应遵循上述三条原则。①根据行文目的确定文种。比如，目的是请求上级给以指示、帮助和支持的用请示，汇报的用报告，指导下级工作用意见或通知，商洽联系工作用函。②根据发文机关的职权确定文种。一般来说，国家行政机关的13种公文，凡是法定的行政机关都可以使用，但在具体实践中，具有不同职权的机关在使用文种上也有一些差别。比如“命令（令）”是具有指令性质的文种，根据法律规定，国家主席、全国人大委员长、国务院总理、各部部长以及地方政府首脑和机关、军事领导机关可以发布命令，其他机关和人员不得随意发布。“公告”虽属告知性文种，但其中的“公”字既有公开的意思，又包含着党和国家的大公，而且是向国内外宣布重要事项或法定事项，所以，只有中央行政机关或受权的高级行政机关才能使用（市政府都不使用）。最明显的例子是“议案”，它是各级人民政府专用的。政府的有些事项需要人大或人大常委会审议，
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就要使用“议案”。③根据与主送机关的行文关系确定文种。一般来说，收文机关是上级的，文种的确定只能是上行文，请示、报告、议案；收文机关是下级则选用下行文，通知、命令、决定、批复；公开向社会公布事项，则使用公告、通告；向平行或不相隶属机关行文使用函。
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