和时间不明的材料，要查清注明后再归档。凡是查不清楚或对象不明确的材料不能归档。
４、审查材料是否手续完备
（1）干部本人撰写的干部档案材料，应有材料形成时间及本人签字（或盖章），如自传、入党(团)申请书、本人交待、学习总结等。
（2）干部本人填写的需由组织审查的材料，除个人签名及注明填写时间外，还应有组织审批意见、时间并盖印章，如干部履历表、入党(团)志愿书、党员登记表等。
（3）组织审查的需要本人签署意见的材料，本人要签署意见及时间或由组织注明经过本人见面。如审查结论、处分决定、组织鉴定、民主评议和考核中形成的综合材料等。
（4）单位出具证明材料，应有单位名称（盖章）及出具时间；个人出具证明材料，证明人所在单位党组织应签署证明人的政治情况并注明时间。
（5）直接由组织形成的干部档案材料，要有上级组织的批准意见及时间并盖印章，如工资审批表、专业技术职务评审表等，干部任免审批表还应注明批准文号，或在何时何次会议上当选（或决定任免）。
凡不符合上述要求的，须补办手续后才能归档。
５、审核材料是否办理完毕的正式归档的材料。鉴别中发现涉及干部政历问题或其它重要问题，需要查清而未查清的材料及未办毕的材料，不能归入干部档案，应交有关组织处理。
６、鉴别时发现档案中缺少有关材料，要及时进行登记并收集补充。 （三）对不能归入干部档案材料的处理
经过鉴别后，不能归入干部档案的材料，应区别情况予以处理： １、转出：
经鉴别凡属错装入干部档案的他人材料或文书档案，如文件底稿、历史资料、会议记录、组织关系介绍信、独生子女审批表等，均应转交有关部门处理。
２、退回：
（1）凡近期形成的干部档案材料，不符合要求的，应退回材料形成单位说明原因，提出意见，限期交回。
（2）本人写的一些材料，过去已归入干部档案，按后来政策规定不应归入干部档案的，如“文革”中违心上纲、不符事实的检查材料，以及应由本人保存的材料，如私人信件、毕业证书、论文、奖章奖状、任命书、结婚证、独生子女证等，应退还本人。
退还单位的应填写《转递干部档案材料通知单》，通过机要交通发出。退还本人的材料，要填写《退还本人材料登记表》，经领导批准后，一次退给本人。本人清点无误后，应在登记表上签字或盖私人印章。登记表由干部档案管理部门长期保存。
３、销毁：
（1）按有关政策规定应抽出销毁的材料。
（2）“文革”中形成的不能反映干部真实情况的材料，如军宣队、工宣队队员登记表、鉴定，下放劳动或“五、七”干校的“鉴定”、“思想总结”等，以及有当时组织批注，不宜退还本人的材料。
（3）既不属于干部档案内容，也不属于个人保管的材料，如审干调查要点、提纲，从本人档案中摘抄的材料，未经批准的干部任免表等。
（4）重份多余材料（正、副本已有的）。
需要销毁的材料，要分别将每个人的材料逐项登记在《销毁干部档案材料登记表》上。销毁理由应填“重份”、“不属干部档案归档范围”、“根据××号文件抽出”等，避免笼统填“内容不重要”、“保存价值不大”等。集中销毁前应对列入销毁材料进行一次复查，并报经党委（党组）分管领导批准后方可销毁。销毁时要有两名监销人在场，销毁后监销人要在销毁材料登记表上签名盖章，注明销毁日期。销毁登记表应长期保存，以备查考。
销毁方式：送造纸厂当场化纸浆；采用焚烧的方法自行销毁，但必须将材料烧透化为灰烬后方能离开；用粉碎机将材料破成碎末。
注意事项：不准邀干部本人到场搞当面销毁；哪个单位清理出来材料，由哪个单位负责销毁；材料销毁前，应单独存放，不得随干部档案转递；严禁将销毁材料出售给废品站或个人，也不得留作它用。
二、材料的分类
分类，是将反映一个干部情况的材料集中起来，经过鉴别、按照材料的内容、性质以及材料之间的内在联系，区分类型、相对集中、进行排列组合的过程。是判断干部档案材料归属类别，使干部档案条理化、系统化的工作，是整理工作的一道重要工序。分类是否准确，直接影响到干部档案利用。《条例》规定的干部档案内容十类，是划分类别的准绳。但在具体分类时，由于材料千差万别，不可能都简单地“对号入座”，这就需要对规定的十大类别不断学习，反复理解，以求做到融会贯通，分类得当。
干部档案分正、副本，正本有十类，副本有七类。
干部档案正本，由历史地、全面地反映干部情况的材料构成。其内容及其分类如下：
第一类 履历材料（以基本情况、简历为主要内容）
1、干部、工人、教师、医务人员、军人、学生等各类人员履历表（书）、登记表、简历表；
2、党员、团员干部登记表、简历表；（注意这里所讲的党员干部、团员干部登记表、简历表，与后面第六类的党员登记表、团员登记表有区别，当然，这种表格很少见，若有就放一类。）
3、土改、镇反、三反、三查、肃反、社教运动工作队员登记表； 4、以干部经历为主要内容的审查表、调查表和履历变化补充表； 5、已经上岗的后备干部登记表；（注意是已经提拔上岗的，如以鉴定为主的放在三类，没有提拔的不归档）
6、个人参加革命活动简历的材料；
7、带有鉴定的履历表、简历表及登记表；（注意是以履历、简历为主要内容的）
8、干部更改姓名的材料。（注意不要放在五类）
兵役登记表（包括招飞行学员、机要学员登记表）或招收工人、聘用干部登记表中如有审批意见、能反映其参加工作时间的放在第九类，无审批意见主要反映干部个人简历情况的放在第一类。
部队转业干部档案中的《履历书》，如果可以拆分，应在保持各类材料相对完整（有落款，独立成文）的前提下将它拆开，按履历、自传、鉴定、政历问题结论四部分分别归入一、二、三、五类。
第二类 自传材料
１、干部所写的自传、小传、小史； ２、带有自传的履历表或简历表； ３、有自传内容的“历史反省”材料；
４、干部所写的叙述自己经历、思想变化过程、家庭情况、社会关系等内容的材料；
５、入党、入团申请书中能分开的自传内容材料； ６、其他属于自传性质的材料。
第三类 鉴定、考察、考核材料（以鉴定为主要内容）
1、干部、职工、学生（学员）、军人、党员、团员等各类人员的鉴定表及材料；
2、毕业、结业、出国（出境）、劳动、住院（疗养）、调动等鉴定表及材料；
3、以鉴定为主要内容的各类人员登记表； 4、组织正式出具的鉴定性的干部表现情况材料；
5、考核、考察登记表，组织正式考核和民主评议的综合材料，尤其是1994年以来的年度考核表；
考察材料如是与任免表一起形成的则与干部任免审批表一起放在九类，否则放在三类。
6、应届毕业生重点培养对象（选调生）选拔审批表； 7、一般性离任审计、年度审计材料； 8、其他属于鉴定性质的材料。
不该归入本类的材料：从本人档案中摘录的优缺点材料，个别谈话记录或个人写的干部一般表现材料，鉴定会上发言记录，学生社会实践登记表、军训小结、体育达标卡等。
第四类 学历、学位、学绩、培训和专业技术情况的材料
1、报考高等学校学生登记表、审查表； 2、毕业生登记表、审批表、分配表；
3、推荐选拔的学生（留学生）登记表、审批表；
4、各级党校、各类培训班、进修班、文化补习班学员登记表，如省委党校的干部学员考核表；
5、党校函授大专班学员毕业资格审查表； 6、各类学习成绩表、成绩单、记分册；
7、教育部门出具的学历证明（根据国家教委办公厅、人事部办公厅（1993）4号文件规定精神，有些院校为1970—1976年毕业生出具享受本科待遇的学历证明一律无效，不予归档）；
8、套改、晋升、聘任专业技术职务的审批表、登记表，专业技术任职资格申请表；
9、专业技术职务考绩材料（专业技术人员业务考核登记表） 10、教师资格过渡审批表、申请表；
11、创造发明、科研成绩、著作及有重大影响论文（如获奖或全国报刊发表的）的目录；
12、专业技术方面的优秀论文获奖通知书、证书；
13、青年教师学科带头人或骨干教师审批表，专业技术拔尖人才登记表； 14、反映干部学历、才识、专业技术方面情况的其他材料。
社会力量办学而教育部门不承认学历的学历证明，须注明“不承认学历”字样后归档。
不该归入本类材料：各种考试卷、设计方案、图纸、论文、著作、推荐上大学的座谈会记录、普法考试成绩表、专业技术人员业务考绩档案（注意与本类第9条有区别，归于文书档案）等。
第五类 政治历史情况审查材料
1、政治历史情况（包括党籍问题）的审查、甄别、复查结论（意见、决定）、调查报告、上级党委批复、本人对结论决定的意见及重要申诉材料，作为依据的主要证明材料、本人检查交待或说明情况的材料；
2、入党、入团、参军、出国等调查政审材料；