4.13 文件的作废与销毁
4.13.1 失效/作废的文件，由文件管理部门从发放/使用的场所撤出，加盖“作废印章”,防止作文件的非预期使用。
4.13.2 作为资料留用的作废文件, 应加盖“作废留用”印章方可留用。 4.13.3 销毁作废的文件, 经文件管理部门负责人批准,方可实施销毁。 4.14 文件的借阅、复制
4.14.1 借阅质量管理体系文件,应经文件管理部门负责人同意方可借阅。
4.14.2 复制文件，应经文件管理部门负责人同意方可复制，复制受控文件应按规定进行登记编号。 4 15 外来文件的控制
4.15.1 公司所确定的策划和运行质量管理体系所需的外来文件应得到识别，并控制发放
4.15.2 收到外来文件的部门，需识别其适用性,并确认其有效。 4.15.3 外来文件应统一编号、标识。
4.15.4 经确认有效的外来文件，由文件收集管理部门按规定发放到使用该文件的相关部门。
4.16 文件的评审与更新
4.16.1 文件管理部门应对质量管理体系文件进行评审确认，必要时进行更新。 4.16.2 经评审确认要时进行更新的质量管理体系文件，按本程序（4.4,4.5）规定再批准。 5 支持性文件
5.1 GB/1.1 标准化工作导则 第一部分: 标准的结构和编写规定 5.2 CDM.QP.02 记录控制程序 6 记录
6.1 文件发放控制表 6.2 文件更改伸请单 6.3 文件更改通知单
20
4.2.4
记录控制程序（CDM.QP.02）
1 目的
对质量管理体系所要求的记录予以控制,以提供产品、过程和质量管理体系符合要求及质量管理体系有效运行的证倨。 2 范围
本程序规定了记录管理的基本要求,适用于公司记录的控制。 3 职责
3.1 企质办负责记录的归口管理，并对各部门的记录进行监督检查； 3.2 各职能部门负责本部门的记录的控制和管理。 4 工作程序
4.1公司需控制的记录范围
4.1.1质量管理体系运行记录：内部审核记录、管理评审记录、文件控制记录、培训记录、监督和测量设备管理记录、设备管理记录、过程监视和测量记录、纠正/预防措施相关的记录等；
4.1.2与质量有关的记录：产品设计开发记录、质量计划相关的记录、生产和服务提供过程的记录、产品监视和测量记录、不合格品审理处置记录、产品标识及追溯性记录、统计技术应用记录等。
4.1.3 公司较重要产品的外包过程，供方在生产过程中供方产生和保持的记录。 4.2记录的编制 4.2.1记录的标识
记录必须有以下内容： a) 记录产生的日期； b) 记录填写者签名；
c) 记录代号（公司名称代号.部门代号/记录类别号.记录编号） 4.2.2 记录的编制
a）记录由原始记录、统计报表和分析报告等组成。
21
b）记录可用表格、文字、照片、录象、磁盘、实物样品等媒体贮成。 4.2.3 记录填写
a）记录填写要及时、真实、内容完整、字迹清楚，不得随意涂改；如因某种原因 不能填写的项目，应说明理由，并将该项用单杠划去；各相关栏目签名不允空白。
b）如因笔误/计算错误要修改原始数据，应用单杠划去原始数据，在其上方写上 更改后的数据，签上更改人的姓名及日期。
c) 记录应能提供产品实现过程的完整质量证据，在产品形成的各个阶段的记录要 齐全，满足规定要求，记录内容完整，规定的记录项目不得有遗漏，使军品形成过程有完整的质量证据。
d) 记录应能清楚的证明产品满足规定要求的程度，应尽可能给出定量的数据或可 进行等级差别评价的记录，涉及产品特性，尤其是关键特性需要有实测数据表明产品特性达到的水平。 4.2 记录的管理 4.2.1 归档
a）各部门质量活动形成的记录，由部门文件管理人员负责收集归档； b）记录归档后应根椐记录的大小进行组卷，以利于检索。 4.2.2 借阅
a）借阅记录应经记录保存部门负责人/授权人员同意，方可借阅，并按规定办理手续。
b）当合同要求时，公司可在合同规定的范围内，提供有关的记录，给顾客／顾客 代表评价时查阅。 4.2.3 保护
a) 记录载体可用书面形式，也可以用硬拷贝或电子媒体等形式记录和保存；用 硬拷贝或电子媒体等形式保存，应保证其查看或打印有相应的硬件和软件工具。。
b) 记录保存应有适宜的环境，防止损坏/丢失，作好防潮、防霉、防蛀、防火等保护工作。纸质文本应存放在干燥、通风、安全的地方；用硬拷贝或电子媒体保存的记录应注意防压、防磁、和防晒等；用电子文档保存的重要记录应备份，预防内容丢失。
4.2.4 保存期限。
企质办统一规定记录保存时间，各主管部门编制本部门的“质量记录清单”。记录的保存时间应满足顾客和法律法规的要求，与产品的寿命周期相适应，满足产品的可
22
追溯性的要求。其保存期限：
a）外购物资、半成品的检验记录保存期限为３年；
b）成品检验／试验记录保存期限为产品的寿命周期加一个日历年； c）重要的工艺过程记录保存期限为５年；
d）质量管理体系运行记录保存期限为３年。 4.2 5 处置
a） 当记录的保存期限超过规定时，经部门负责人审查批准后销毁。
b）为积累历史资料的目的而需保留的记录，经部门负责人审查批准后，文件管理 人员在记录上加盖“逾期留用”印章存档备查。 4.3外包过程记录控制
4.3.1 公司对较重要产品的外包过程供方在生产过程中供方产生和保持的记录进行控制，以便于必要时查询和追溯。
4.3.2 供方有关的记录指供方产生或供方从他处获取的记录，供方应对这些重要记录采取必要措施，应对这些记录进行识别，规定相应的控制方式。 4.3.3 公司在外包过程协议中对其记录的控制应予以落实。 5 支持性文件
5.1 2 CDM.QP.01 文件控制程序 6 记录 记录名细表
23
5 管理职责
5.0.1 目的 通过对质量管理体系的策划﹑实施和保持,明确各部门质量管理的职责﹑权限及其相互关系,并要确定和沟通,以实现管理承诺,确保质量方针和质量目标的完成,增强顾客满意。 5.0.2 范围
适用于公司管理承诺,以顾客为关注焦点的实施，质量方针和质量目标的制定，质量管理体系的策划，公司内部质量管理职责﹑权限的确定和沟通，以及管理评审。 5.0.3 职责
a）总经理负责制定质量方针，批准质量目标和质量管理体系，规定各门的质量职 责、权限，确定内部沟通，并进行管理承诺和管理评审；
b）管理者代表负责质量管理体系所需过程的建立、实施与保持，通过检查和监管 向总经理报告质量管理体系实施情况，提出改进建议；
c）企质办在管理者代表领导下，对质量管理体系的实施进行跟踪、检查、监督、 协调，进行归口管理。 5.1 管理承诺
总经理通过以下活动，对其建立、实施质量管理体系并持续改进其有效性的承诺提供证据：
a) 率先提高自身的质量意识，通过学习、培训、会议、文件、宣传等方式，使公 司全体员工树立质量意识，认识到满足顾客要求和执行有关法律法规的重要性，清楚的了解让顾客满意关系到公司的生存和发展；使公司全体员工认识到产品质量与每一位员工对质量的认识紧密相关，应积极参与提供质量有关的活动。
b) 制定与公司经营宗旨相适应质量方针，明确公司的质量宗旨和方向。 c) 在质量方针框架内制定公司的质量目标，并分解落实到相关职能部门，确保在相关职能部门和层次建立质量目标，使公司全体员工，明确公司在质量方面的追求，并使质量目标通过年度生产经营目标管理得以落实。
d) 组织管理评审，通过对质量管理体系的适宜性、充分性、有效性进行评审，评估持续改进质量管理体系的机会，使质量管理体系得以不断保持和完善，使管理承诺
24