内蒙古第二电力建设工程有限责任公司
企 业 管 理 体 系 文 件
QB/MEDJ-206-04-2006
电子文件归档管理办法
2006-01-01 发布 2006-01-01 实施
内蒙古第二电力建设工程有限责任公司 发 布
前 言
本制度由公司工程管理部归口管理并负责解释
本办法起草人：苑书林
本办法校核人：苑书林
本办法审核人：靳 江 崇 莉 杨浩维 王占军
本办法批准人：武 斌
目 次
1.目的
2.适用范围
3.引用依据
4.术语
5.职责
6.管理内容和方法
内蒙古第二电力建设工程有限责任公司
电子文件归档管理办法
QB/MEDJ—206— 04 —2006
1. 目的
为了加强公司电子文件的规范化管理，保障电子文件和电子档案的安全和有效利用，更好地为公司各项工作服务。根据《中华人民共和国档案法》和有关规定，特制定本办法。
2. 适用范围
本办法适用于公司企业电子档案的管理。
3. 引用依据
3.1 《中华人民共和国档案法》
3.2 GB/T 18894—2002《电子文件归档与管理规范》 3.3 内蒙古电力（集团）有限责任公司电子文件归档管理办法
4. 术语
4.1 电子文件：是以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可以在通信网络上传输的文件。
4.2 电子档案：是指利用计算机技术形成，经鉴定具有保存利用价值的归档电子文件。
4.3 电子文件的物理归档：指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上（移动硬盘或光盘等），向档案部门移交的过程。
4.4 电子文件的逻辑归档：指在计算机网络上进行，不改变原有的存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。
5. 职责：
5.1 根据《中华人民共和国档案法》的相关规定，按照档案工作集中统一管理的原则，公司机关各部门及项目部、各专业子（分）公司形成的电子文件，在归档前由各单位指定专人负责收集、积累、保管、登记。确保电子文件不失真、不损毁、不丢失。
5.2 档案管理部门负责归档电子文件的验收及接收后的编目、保管和提供利用以及制作光盘等工作，电子文件形成部门提供协助和支持。
5.3 档案管理部门要配备与业务部门相互兼容的计算机及软硬件系统，保证归档电子文件的有效识读。档案管理人员应忠于职守，具备计算机专业知识，熟悉掌握本单位计算机系统操作技能，并积极主动提供服务充分发挥归档电子文件的作用。
5.4 信息管理部门负责从技术上针对自然灾害、突发事件、非法访问、非法操作、人为破坏、计算机病毒等，采取与系统安全和保密等级要求相符的网络设备安全保证、数据安全保证、操作安全保证、身份识别方法等防范对策。?
5.5 电子文件形成部门及信息管理部门应积极协助和支持档案管理部门开展电子文件归档管理的日常监督、指导及电子档案的保管、利用等项工作。电子文件形成单位的负责人应对电子档案的真实、完整、有效负责。
6. 管理内容和方法
6.1 电子文件的管理
6.1.1 公司机关各部门、项目部、各专业子（分）公司要把电子文件材料的管理纳入本部门职责范围，应建立规范的制度和工作程序并结合相