应的技术措施，从电子文件形成开始不间断地对有关处理操作进行管理登记，保证电子文件的产生、处理过程符合规范。
（1）登记处理过程中相互衔接的各类责任者。文件起草者、修改者、审核者、签发者等。?
（2）登记处理过程中的各类操作者。文件打字者、发文者、收文者、存储管理者等。?
（3）登记处理过程中产生的责任凭证信息。批示、签名、印章、代码等。?
（4）登记电子文件传递、交接过程中的其他标识。?
6.1.2 为保证电子文件的真实性，文件形成单位应在计算机系统中设置安全防护技术措施。?
（1）建立对电子文件操作者的身份识别与权限控制，防止非法侵入。?
（2）设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录实施操作的人员、时间、设备、项目、内容等。?
（3）对电子文件采用可靠的防错漏和防调换的标记。? （4）对电子印章、数字签署等采取防止非法使用的措施。?
6.1.3 为保证电子文件的完整性，文件形成单位应建立电子文件完整性管理制度，并采取相应的技术措施采集背景信息和元数据。? 6.1.4 电子文件的处理和保存应符合国家的安全保密规定，针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒侵害等采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对策。主要有：网络设备安全保证；数据安全保证；操作安全保证；身份识别方法等。
6.1.5 每份归档电子文件均应在《归档电子文件登记表》（见附录1、2）中登记，与电子文件同时保存。《归档电子文件登记表》如果制成电子表格，应与电子文件一同保存，永久保存的电子表格应附有纸质拷贝件并与相应的电子文件拷贝一起保存。
6.1.6 电子文件稿本代码：M---草稿性文件；U---非正式电子文件；F---正式电子文件。
6.1.7 电子文件类别代码：T---文本文件；I---图像文件；G---图形文件；V---影像文件；A---声音文件；O---超媒体链结文件；P---程序文件；D---数据文件。 6.2 收集与积累
6.2.1 电子文件的收集积累是电子文件责任者一项重要内容，应由电子文件形成部门设专人集中管理，不得由个人分散保管。电子文件不同于纸质文件，应在电子文件形成或任务完成后及时进行收集积累，以防止信息内容丢失、损坏。
6.2.2 记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应被保留。正式文件是纸质的，如果保管部门已开始进行向计算机全文的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。
6.2.3 当公务或其他事务处理过程只产生电子文件时，应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时应随时对电子文件进行备份，存储于能够脱机保存的载体上。
6.2.4 对在网络系统中处于流转状态，暂时无法确定其保管责任的电子文件，应采取捕获措施，集中存储在符合安全要求的电子文件暂存存储器中，以防散失。
6.2.5 对用文字处理工具技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。文字型电子文件XML、RTF、TXT为通用格式。
6.2.6 用扫描仪等设备获取的采用非通用格式，如无法转换，则应将 软件一并收集。扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。
6.2.7 对采用计算机辅助设计或绘图等设备获得的电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。
6.2.8 对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链结技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。
6.2.9 用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。
6.2.10 对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集。
6.2.11 计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的电子文件处理有关参数、管理数据等应与电子文件一同收集。
6.2.12 对套用统一摸板的电子文件，在保证能恢复原形态的情况下,其内容信息可脱离套用摸板进行存储，被套用摸板作为电子文件的元数据保存。
6.2.13 定期制作电子文件的备份。 6.3要求
6.3.1电子文件的特性和表现的功能不同于纸质文件，因此造成其收集积累的方法和要求也不同于纸质文件。如对于草稿文件，由于不具备正式文件的功能，一般情况下可以不保留，但有重要的修改过程和内容，确有保存价值的信息应收集积累。
6.3.2 公司各项目部、各专业子（分）公司在工程施工管理过程中运用电子计算机技术形成的、具有长期保存价值的科技文件材料，按专业进行收集积累，定期存储至可长期保存的脱机载体或制成光盘为归档打下良好的基础。
6.3.3 公司所属各单位在OA系统中所发布的电子信息，由公司办公室负责电子文件的收集、积累，同时要收集一份与电子文件内容相同的纸质文件，并与电子文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。
6.3.4 公司机关各业务部门形成的、具有参考利用价值的、非 网上发布的电子文件，应由本部门资料员收集积累，定期把符合归 档条件的电子文件存储至可长期保存的脱机载体以便于归档。
6.3.5 公司各项目部、各专业子（分）公司财务部门资料员负责“用友U8总账”的年度账、“用友NC”的年度账，上报公司的年度报表及机打的年度会计明细帐、总账等电子信息的收集积累。 6.4 归档范围与归档方式
6.4.1 本单位主要职能活动中形成的、运用电子计算机进行公文处理、行政管理，施工管理及施工过程中形成的各种文字文件、表格文件、图像、图形文件、影像文件、声音文件、多媒体文件和数据文件。具有重要凭证、依据、查考利用价值的电子文件均属归档范围。（电子文件归档范围参照关于纸质文件材料归档的有关规定执行）。
6.4.2电子文件的归档方式分逻辑归档和物理归档。鉴于公司的实际情况，目前阶段以物理归档方式为主，即将需要归档的电子文件，拷贝至耐久性好的载体（不允许用软磁盘作为电子文件长期保存的载体）上，实行脱机保存的方式。对于加密电子文件，则应在解密后再制作拷贝，按有关规定归档。
6.4.3根据国家相关规定，各单位在确定了具有保存价值的电子文件归档之前，应同时制成一套相应的纸质文件一同归档。并应在内容、相关说明及描述上保持一致。
6.4.4 具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质的文件，必须制成纸质文件或缩微品等。归档时，应同时保存文件的电子版本或缩微品。
6.4.5 公司机关各业务部门形成的、办理完毕的、具有查考利 用价值的、非网上发布的电子文件可存储到移动设备中，打上相应标识，在归档时把带有标识的电子文件集中、检查并清除计算机病毒。
6.4.6 公司本部财务部门及项目部、各专业子（分）公司，当年形成的会计档案，在会计年度终了后，必须将本年度的会计档案（永久、长期）拷贝至移动硬盘或光盘，并打印一套相应的纸质会计档案交公司财务部备案后，移交公司档案管理部门。