2.公共关系职能部门在组织中具有外部管理的地位
在外部管理中，组织与外部环境存在广泛复杂的关系。管理子系统需要与外部各界公众对象相互沟通、相互协调和相互影响，公共关系部门介于组织与公众之间，对外代表组织，对内代表公众，通过传播活动维持组织与公众环境之间的双向沟通。 3.公共关系职能部门的名称和形式
不同种类的组织中，公共关系机构往往以不同的名称和形式存在。除“公共关系部”之外，还有许多不同的名称。据对国外组织中公共关系机构的名称不完全统计，使用得较多的有：
公共关系部（Pubic Relations Department）占47% 公共事务部（Pubic Affairs Department）占16% 公共信息部（Pubic Information Department）占11% 传播沟通部（Pubic Communication Department）占8%
公共关系与广告部（P·R & Advertisement Department）占5%
还有叫做“公共关系策划部”、“传播企划部”、“市场推广部”、“公共关系宣传部”、“公共关系联络部”、“公共关系与新闻办公室”、“公共关系与开发办公室”、“社区关系部”等等，可谓五花百门。较之“公共关系部”，政府更多使用“公共信息”、“传播”、“新闻处”、“公共事务”等名称。我国政府中的“新闻处”、“信访局”“交际处”、“联络处”、“对外宣传处”等等，也是公共关系性质的职能机构。
在我国，许多组织的公共职能是分散在其他职能部门中的。如总经理办公室（行政办公室）、宣传部、调研室、秘书处、外事办甚至党、团、工、青、妇，均承担部分公共关系职责。“公共关系”这一概念逐步被人们了解后，才开始出现
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专门的公共关系职能机构。公共关系机构的名称在国外已经沿用了90多年，已得到世界性的理解和接受。目前，我国的公共关系组织在规范自己的公共关系行为和职能时，逐步与国际性的概念和名称“接轨”。
4.公共关系部门设置的模式和必要性
(1)部门隶属型：
即公共关系机构隶属于组织的的某个职能部门。
公关部 人事部门 财政部门 生产部门 经营部门 行 政 首 长 A.隶属于销售部门:
一些企业组织的领导人认为，公共关系活动的最终目的是促进产品的销售，把公共关系看作一种促销策略，强调它的促销功能。这种隶属关系将公共关系的如能局限于商品推销，突出了市场关系和顾客关系，而忽略了与其人他公众对象的关系。 B.隶属于广告或宣传部门:
此种隶属偏重于公共关系的宣传职能。对外将公共关系部门作为企业的发言人，配合广告、树立宣传企业的形象，作为广告宣传的一种补充。对内承担了对职工进行宣传教育的职能，开展企业文化，确立企业精神。这种隶属容易忽视公共关系在分析公众、反馈信息、辅助决策和协调关系方面的职能，或忽视公共关系在经营管理、营销等方面的作用。
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C.隶属于联络接待部门:
侧重人际关系方面的领导人，往往把公共关系部门归于接待部门公关部，而不改变它的职能。由于现代组织横向联系广泛，日常接待事务日趋繁忙，需要有专门的机构和人员来处理这些事务，组织的公共关系部门上理所当然地担负起这一责任。但如果将公共关系仅限于迎来送往、交际应酬，那就降低了公共关系在组织中地位和作用。
D.隶属于办公室:
办公室（总经理办公室、行政办公室）是最接近行政领导的一个机构，是组织的管理中枢。此种隶属便于最高领导的直接指挥，属于一种比较灵活又便于掌握的形式。但办公室的工作包罗万象，非常繁杂，在工作繁忙时，容易将公共关系工作搁在一边，使公共关系机构形同虚设，或工作时断时续。
（2）部门并列型：
即公共关系机构与组织的其他职能部门平行排列，处于同一层次。
此种类型的公共关系机构在组织中地位比较好，反映了公共关系业务在组织中的独立性和重要性。公共关系部门可直接参与最高决策，并有足够的权力去调动资源，协调关系，其传播业务也比较完整。但一般说来只有较大型的组织才需要和可能性这样设置公共关系机构。中小型组织的公共关系机构的规模与其他职能部门相比，一般都小很多，作为二级机构与其他部并列显得不平衡。
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总 经 理
人事部 财政部 生产部 销售部 公关部
公共关系传进我国后，许多组织把原来从事类似公关活动的一些职能部门，如宣传科、广告科、接待科、信息中心、企业文化部门等，合并成为公共关系部，作为组织中的二级机构，并由副总经理（副厂长）领导。这种组织形式，目前被较多的企业所采用。因为这种组织形式既把公共关系工作放在企业较为重要的位置，又不增加企业的行政编制人员，而且可避免和原有一些职能部门工作的重复。
（3）高层领导直属型：
即公共关系处于整个组织系统中第三个层次，但作为一个第三级机构，它并不属于哪个二级组织，而是直属于组织的最高层领导，直接向最高决策层和管理层负责。
这种类型综合了以上种类型的特点。公共关系部门具有较大的沟通权，可以直接与最高行政长官沟通，并代表最高行政长官与其他部门上沟通，直接介入决策，同时又具有相当的独立性和自主权，而且机构比较精简灵活。据美国公共关系部门的统计，美国大约有86%公关部企业属于这种类型。
× × 部 × × 部 副总经理 副总经理 公 共 关 系 部 总 经 理
× × 部 × × 部
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（4）公共关系委员会：
即由组织主管领导牵头，各职能部门上负责人共同组织的公共关系工作协调委员会，统一指导和协调全局的公共关系活动，设公共关系办公室，负责日常工作。
各类组织在具体设置公共关系工作机构时，必须根据自身性质、特点、需要和规模等具体情况来考虑。如果条件不具备或不必要，也不一定设立专门的公共关系职能部门，可以指定某个现有的职能部门来兼管和负责，使组织的公共关系事务纳入组织目标系统和管理系统。
5.组织内设公共关系部门的特点与分工
从公共关系操作的角度来看，一个组织设立的公共关系具有以下特点： A.了解内性： 组织内设的公共关系机构对本组织的业务和人事比较熟悉，开展工作能够有的放矢，切合实际，比较便利。
B.便于协调： 内设公共关系部直接受管理层的指导，直接与组织内部各部门沟通，便于调整和协调工作。
C.效率较高： 公共关系部门作为常设机构，能够招之即来，特别是应付突发事件的效率较高。
D.成本较低： 公共关系部门便于控制预算和投入。 E.工作受到组织内部因素的制约，难以完全做到客观公正：自设的公共关系机构处于本组织的目标压力和人事环境之中，难免受到本组织各种因素的约束，传播工作有时就难以做到实事求是。因此，公共关系工作常常需要寻求外界的协助，即聘请专业的公共关系公司或顾问。
※公共关系部门分工，一般可分为对内关系、对外关系和专业技术制作三个方面:
A.对内关系： 主要是处理员工关系、部门关系、股东
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