记后方可报销。 〈2〉一次购买、领取在1000元以上必须由总经理审批，固定资产管理部门登记后方可借款、报销。
〈3〉一次购买、领取在3000元以上必须由总经理室会同签字审批，固定资产管理部门登记后方可借款、报销。
（5）超出预算额度，事先需向集团公司报送增加预算报告，待批准后方可办理借款、报销手续。
（6）低值易耗品报废，必须经固定资产管理部门鉴定，写出处理意见，由总经理审批后方可做销账和作价处理。 第七部分 储运商务 〈二〉商品借用管理。
1、借用范围：商品借用只限于展示、样机、维修、索赔，禁止销售借用或其它种类借用。 2、借用原则： 前账不清，后账不借 。
（1）集团公司正式员工允许借用商品并亲自到储运商务处办理手续和提取商品，办理借用手续人员必须是分公司已经备案或办了手续正式员工，非分公司正式员工（临时工、试用人员）一律不办理借用业务。
（2）有销售倾向商品借用，储运商务一律不予办理借用，办理人必须首先经过商务统计审核，期限不得超过1个月所有借用必须有总经理审批签字。
（3）每次借用商品数量：展示样品不得超过一套（维修借用除外），耗材不允许办理借用。 （4）持借用单到库房提货人员必须是办理者本人或部门指定专人，否则库房不办理提货业务。
（5）已办理借用尚未归还员工，不得再次提出借用申请（维修人员除外），特殊情况必须写出书面材料由总经理审批后方可再次办理借用手续，若借用人调动人事关系，必须到商务部清理借用商品。 3、借用手续。
（1）经办人在办理借用时需填写《样品借用单》。
（2）借用单要注明借用部门、库别、借用日期、计划借用时间、商品编号、品名规格、单位、数量、借用原因、借用地点、经办人、总经理或授权人审批。 （3）《样品借用单》必须填写清楚、全面、准确、不允许涂改，按照单据规定项数填写商品种类。借用数量必须填写，编码与名称须与集团公司一致，借用原因和地点必须真实，借用时间须写时间段。 （4）储运商务审核单据无误后照单发货盖 货已付讫 章和人名章，同时注明所借商品货号，经办人保留存查联。 4、借用商品管理。
（1）商务统计岗每月月底定期打印借用报表，对借用商品进行核实。 （2）《样品借用单》借用期限不得超过一个月，对于借用超过一个月不归还人员，需报总经理审批，按比例扣罚借用人工资直到归还为止。若借用商品在借用期间发生损坏或借用人调离公司，根据损坏情况由借用人及借用批准人按比例进行赔偿。
（3）凡作为样品直接借给用户单位，为避免出现漏洞，各销售业务部门必须与用户单位签订《样品借用合同》，在商务部备案，储运商务员对该合同审核无误后方可办理提货手续。 5、借用管理规定。
（1）对于超过租赁期限愈期未还商品，按月打印报表上报总经理和集团公司总部。 （2）特殊情况需写明原因，经分公司总经理审批后，上报分公司管理部门备案。 （3）《租赁（借用）单》单据格式及使用说明。
第一联、储运商务存查，第二联、财务会计记账，第三联、借用人存查，第四联、统计商务员。
〈三〉商品归还管理。
1、归还原则：谁借谁还，哪借哪还。 2、归还方式。 （1）以单据顶物。 （2）用实物归还。
3、手续（注意：归还数量不能大于借用数量）。
（1）借用人必须在规定归还时间内归还，若以票顶物时，借用人直接到商务统计审查内容即可。
（2）销售归还在办理时必须持相对应销售小票（以票顶物）到库房办理归还手续。销售小票开据要与借用单填写内容相一致，《归还单》只能填写一张《借用单》商品。 （3）《样品归还单》填写必须注明部门、库别、日期、原借用单据NO号、商品编号、品名规格、单位、数量、借用时间和借用人编号，注明商品状况及其附件是否齐全。
（4）实物归还必须经过维修部门检验认可封箱后，由总经理签字才到库房办理归还手续，先到商务统计处确认，查询商品租赁情况，符合要求后再到储运商务处办理手续，归还时必须持检验单一同办理。储运商务员审核单据时注意是否与借用单填写内容一致，所还商品货号是否与借用单登记一致，如符合条件则办理归还手续，并加盖 货已收讫 章和人名章。 （5）还货部门应与借用部门相符，商品定义部门、还货库别即为商品所属部门。 （6）相关人员必须在单据上签字或盖章，填写人员编号。 第七部分 储运商务 〈四〉维修备件管理。 1、备件来源。
（1）根据销售比例搭配一定数量维修散件。 （2）根据维修业务自行采购维修配件。 2、管理原则。
（1）维修备件应设专库、专人负责管理。
（2）各分公司维修部指定专人根据需要，制订采购计划，办理各种备件入库。 （3）维修人员持规范手续办理备件销售、借用、以旧换新、索赔等事项。 （4）非维修人员未经批准，不得办理与备件有关一切事宜。 （5）不允许拆可售整机做维修配件。 3、备件入、出库管理。 （1）入库。
〈1〉依据需求，制订采购计划，经维修部经理及总经理或授权人批准外购，由商务人员办理入库手续。
〈2〉有各种途径。
A、外购备件：按发票价格办理入库手续，商品编号需采用维修部专用外购编号。 B、总部备件：采用零价或协议入库价格办理手续，商品编号需采用集团公司总部统一编号。 （2）出库。
〈1〉由维修人员填写出库单据，单据注明编号、规格型号、名称、数量、原因、审批人签字。储运商务审核单据无误后办理出库手续。
〈2〉领用出库：维修人员领用备件需填写《备件出库单》。 〈3〉销售出库：维修人员销售备件需填写《商品销售单》。 〈4〉借用出库：维修人员借用备件、及向总部换货需填写《维修借用单》，借用原因 维修 。
（3）维修归还各种情况。
〈1〉归还完好实物：填写《维修归还单》，同时附《检验报告单》将完好实物还回库房。 〈2〉归还完好实物，但非所借物品：填写《维修归还单》《调账单》同时附《检验报告单》对实物进行调账处理。
〈3〉归还坏损实物：填写《维修归还单》，同时填写 备件出库单 ，将坏件退回库房． 〈4〉不归还实物：填写《维修归还单》，同时填写《备件出库单》。 （4）票据格式、传递方式及使用说明。
〈1〉所有票据都要先经过库房，由储运商务向财务传递。
〈2〉票据传递要及时，当天单据当天传送，特殊情况次日上午十点之前也要传到财务。 〈3〉如果财务发现错误票据应及时返回库房，库房对错误票据立即修改、更正。 〈4〉票据传递时，交接双方要有书面手续并签字确认。 （四）商品在库管理。
商品在库保管工作，根据商品不同性质，合理存放，精心管理，妥善保管，达到库容整齐，账、物、卡一致基本要求。
1、商品（分库房、分区、分部门、分类）保管规划。
根据各销售业务部门商品储存任务、商品类别、性质特点、保管要求和消防安全要求、结合库房面积等条件、确定每一库房、每一区位存放商品大类、品种和数量，并绘制平面图，确定各商品具体位置 按图索引 。有利于提高库房面积利用率，调剂仓容，也有利于缩短搬运距离，加快商品入出库效率。 （1）按销售业务部门商品划分。 （2）按商品类别划分。 （3）按商品轻重大小划分。 （4）按商品周转快慢情况划分。 2、货位规划与商品码放。
（1）货位规划与定位：货位是商品存放地点。科学合理货位规划有利于提高利用率、有利于商品保管，有利于商品入出库方便。采用 四四定位法 即库房号、货位号、货架号、层号。任何储运商务都能找到商品所在位置，优点是能减少盲目性、减少差错、提高工作效率，同时、这也是库房管理规范化要求。
（2）商品码放基本要求：合理、牢固、定量、整齐、节省、安全。商品码放是否合理科学，直接关系到商品质量完好、库房面积利用程度、商品入出方便、以及是否便于商品动碰盘点和是否符合库房安全要求。商品码放多采用货架式存放和商品堆码两种方式，商品堆码多采用 五五码放法 相近商品堆码方式，其优点是便于计算、减少差错、有利于快进快出、提高工作效率。
3、日常在库商品管理：贯彻 以防为主、防治结合 原则，加强对商品经常性检查，根据情况采取有效措施。
（1）根据库房条件，商品货位要加堑木排，起到隔潮防水保护作用。
（2）根据商品 先进先出 原则，接近保修期、索赔期商品要先出，防止给公司造成不必要损失。
（3）商品堆码时，杜绝野蛮装卸和搬运，商品标志向上，要考虑商品承受力。 （4）依据消防安全规定，库房必须留出一定量度走道、通道、墙距、灯距。
（5）经常对商品进行 三勤 即勤倒垛、勤并垛、勤整理，减少半堆货垛，杜绝梯子型货垛。 （6）搞好库房内卫生，做好 三防 工作即防虫害鼠咬、防霉变、防商品老化。 （7）定期向有关部门反映商品积压情况和商品库存信息。
（8）码放货物需以部门为单位，同部门商品归放在一起，同种商品原则上不得分开码放。
（9）长期积压商品应妥善保管，并与其他商品区分码放。
4、立体库房：库房设收货区、备货区、叉车充电区、流通加工检配区（流通加工、检验检测）、办公区、存储区、X-DOCKING（直入直出）区（货物分拨、收、发货），存储区分为横梁式高层位平面堆放货架区（统一摆放欧式标准托拍或钢制货架，采用堆垛机，存放大型和出入库频率高的货物）阁楼式轻小型货架区（摆放小件物品）和堆地式散件区（存放大件不规则物品）。 第七部分 储运商务 5、现代化收、发货。
立体仓库采用SAP的R/3系统和仓库管理WMS系统，实时数据交互，无缝联接；自动化流水线管理模式，能提供精确库位信息、货物实行先进先出，分为收货、拣选、扫描过帐、交接等作业块。全国各分公司的仓库联网，都可以在ERP系统上下订单，系统在确认定单后能迅速备货，第一时间将货物发出。
（1）用堆垛机自动存取，输送机自动输送，电瓶叉车搬运。
（2）所有货物、货位等信息通过条码管理、实时传输，实现无纸化作业。
（3）所有工作按照RF（无线扫描设备）提示操作，无需人工判断，无需单据。 收货岗人员把所需收货采购订单号输入手中无线扫描手持设备，手持设备立即显示出该订单收货信息，包括物料号、物料描述、应收物料数量等。当操作岗将货物放到托拍（托拍是存放货物载体）以后，收货岗人员扫描托拍号条码、物料号条码，输入每拍码放数量，然后电脑系统会自动建议该托拍应该放到的货位，最后库内操作岗人员就能按照无线手持设备显示的指定位置，进行货物入库上架操作，并对货位进行扫描确认。 （五）存货积压管理。
1、原则：对于库存中积压存货应建立削价准备金制度，用于对分公司及业务部门内部考核与评价。
2、有关削价准备金计提方式。
（1）未独立核算分公司财务部根据月未商务统计岗提供积压商品报表，确定积压存货金额和相应计提比例计算存货削价准备金，作为一项风险准备基金，抵减责任利润，以真实反映经营成果。
（2）已独立核算分公司按系统计算销价准备金作内部账务处理。 （3）凡在库超过三个月库存商品（包括借用），根据在库时间长短，存货削价准备金计提比率。
在库一个月至二个月（不含二个月），按库存金额10％提取存货削价准备金。 在库两个月至三个月（不含三个月），按库存金额25％提取存货削价准备金。 在库三个月至四个月（不含四个月），按库存金额45％提取存货削价准备金。 在库四个月至五个月（不含五个月），按库存金额70％提取存货削价准备金。 在库五个月以上（含五个月），按库存金额100％提取削价准备金。 3、有关积压商品处理。
（1）对于积压库存五个月以上，已经全部计提完削价准备金商品，均需经当地税务部门批准？
〈1〉对于市场上有一定竞争条件，由于本地区管理不善造成积压商品，应以原价尽快售出。 〈2〉处理积压商品，需经分公司总经理签字后，报分公司管理部门总经理审批后方可处理。 （2）对于积压处理商品应建立备查账，每月报送集团公司总部管理部门备案。 （六）单据和卡片管理。
商品垛卡是管理商品最直接手段，是商品入、出库流通信息真实记录，具备手工账功能，是库房管理水平提高标志，认真填写商品垛卡是库房管理重要环节。
1、储运商务必须按单据商品编号、名称及规定填写商品垛卡相应位置处，时间必须填写真实入、出库时间， 凭证单号 填写单据种类、单据号，摘要处填写商品供应商、销售客户。结存数＝上期实存＋本期入库－本期出库 2、结存数必须保证与实物数量相符。
3、填写垛卡要准确、清楚便于查询、注意节约、不要浪费。 4、商品垛卡应放在明显位置，并注意保存避免丢失。 5、每张垛卡填满后须按照商品编号收集归档。 第七部分 储运商务
（七）商品盘点管理制度。
由于库房存储商品品种规格繁多，进出频繁，极易造成数量变化。因此，经常性动碰盘点和检查是商品保管过程中不可缺少一项工作，也是向有关部门提供库存信息和防止商品差错事故发生的手段。
1、盘点过程及流程（具体操作办法）
（1）储运商务与商务统计共同对库存货物进行盘点与监控，确保存货数据真实性。
（2）日动碰：每日商品出库后，储运商务要配合商务统计把当日出入库动态较大、价值较高、库存较大主要商品进行 日动碰点 即账与实物核对，做到日清月结，结存数／整数（件、台、箱）对余数。并且打印 储运与统计对账差异表 无误后，打印每日库存日报。
（3）每日商务统计必须与储运商务对账，清点实物数与报表数是否一致，核对库存差异，查明差异原因，及时进行修改更正，如实填写盘点表，做到当日问题当日解决，确保储运账、统计账一致。如商务统计员没有盘点实物储运商务有权在盘点表上签字，并向部门经理如实核对差异。
（4）旬盘点：每旬储运商务和商务统计共同对所保管全部库存商品进行全面盘点，共同在盘点表上签字确认并打印旬报、月报，传递给商务统计，保证账账相符，账实相符。
（5）月对账：每月由商务经理、商务统计、储运商务三方共同进行全面盘点月底盘点无误后，进行账账核对，储运商务与商务统计应在月报表上共同签字认可，上报总经理及集团公司。集团公司商务部管理员根各地报送数据定期对分公司统计数据进行核实；对库存实物进行盘点。
（6）通过监控，库存商品保证账、物、卡一致，确保存货数据真实性。
2、在核对账目或实物盘点时如发现错误情况，将对分公司商务统计、储运商务主管进行处罚。
（1）因管理不善造成货物损坏丢失现象。 （2）与向总部报送数据不符。 （3）未按规范操作流程操作。 （4）其他违反公司有关规定现象。 3、盘盈、盘亏处理。
清查盘点中发现存货盘盈、盘亏或毁损，应认真查明原因，详细填列存货盘盈、盘亏或毁损清单，提供相应证据，视不同情况进行处理。
（1）盈亏相抵，竟亏价值在1000元以内，分公司自行处理。
（2）竟亏价值在1000-10000元，报分公司管理部门批准，同时送财务部，商务部备案。 （3）竟亏价值在10000元以上，报分公司管理部门审批，同时送财务部、商务部备案处理。 （4）所有竟亏损失均需对责任人进行处罚。
（八）正确使用程序、单据传递、报表和票据保存、报表及数据管理。 1、报表管理。
（1）报表种类：分为储运类报表和统计类报表。