7、需要进行新、旧商品编码更改工作时，应及时通知集团公司总部业务交接人员、财务人员共同解决。
8、配合部门经理完成集团公司总部下达各项工作任务，配合公司其它部门完成各项检查工作。
第八部分 商务统计
七、商品编码管理、审核、传递。
1、目的：商品编码是存货管理现代化必要乎段，管理目的在于适应与满足电算化管理需要，提高工作效率，满足各种信息快捷和准确性传递，保证商品流通信息准确性，便于分类统计、核算、计价准确，同时对集团内物流环节加以合理控制，为大物流网络化管理奠定基础工作。保证物资流、资金流和信息流顺利发展。 2、编码作用。 （1）统计监控。
〈1〉商品的唯一正确标识。 〈2〉汇总统计时依据。 〈3〉财务核算依据。 （2）服务。
〈1〉对内：储运岗、汇总岗、在途岗、资产岗、统计岗。
〈2〉对外：财务会计、销售业务部门、资金商务收款台、其它岗位。 3、编码岗业务流程及操作程序。
（1）商品划分到销售业务部门进行管理，所涉及部门。 （2）商务统计岗进行日常维护。 4、商品编码有关规定。
（1）商品分为主营商品和外购商品两类。
〈1〉主营商品：指在经营范围内从集团内部购入的商品。 〈2〉外购商品：从集团公司所属范围以外单位购入的商品。
（2）主管商品编码一律由商务部编码中心商务统计岗负责编写，编码属性必须谨慎确定，主营商品编码一律与集团公司总部所用编码保持一致，各销售业务部门设编码专管员负责处理编码申请及维护事宜。
（3）分公司自主经营或外购商品在办理入库手续时必须先由采购商务人员负责向商务统计岗申请外购商品编码。商品名称应完整填写。
（4）为保持数据统一，各使用岗只能依据集团公司商务总部数据通过程序更新编码库。商品编码库添加和维护一律由商务统计员统一负责，严禁其他人员自行开库添加和修改。 （5）商务统计应每天及时从集团公司商务部网络销售库接收新增商品编码库并及时送到储运商务网址，为其提供商品编码库，对未上网储运商务，商务统计人员应及时打印商品编码表，以书面形式通知储运商务人员。
（6）对于因直接分货暂时无法从商品编码库中取得商品编号，各分公司商务统计须向分公司各销售业务部门询问编码，由商务统计岗进行增加。
（7）编码是唯一地确定一种商品，故每个编码必须唯一地定义在一个部门编号中。部门编号可以是需要单独核算的最低级别部门，也可以是销售业务部门编号。
（8）商务部必须做到与集团公司商品编码和规格名称一致，每个商品编码必须定义在唯一部门，必须保持商品名称和规格及型号与其商品编码唯一对应。
5、集团公司商品编码规则：按照《商务部管理制度》中关于库别编号统一管理规定执行。集团公司将对库别编号进行统一规定，经商务部、财务部共同研究，规定执行方案。 （1）所有商品编码一律采用八位ASCII字符。
第一位代表定义部门，第二、三、四位共同构成商品类别号用于按类别统计商品销售和库存情况，从第五到第八位由各销售业务部门根据小类别顺序自行定义。
（2）外购商品编码使用 0 开头，后七位按编码规则编制即 OXXXXXXX ，第一位 0 代表外购商品。第二、三位代表商品进货渠道，第四、五、六位代表商品类别，第七、八位自定义。
（3）集团公司仓库编号规定：库别编号由4位数字符号构成，设定*Ｉ、*ＩＩ、*ＩＩＩ、*ＩＶ。
（4）前2位标识库所在的物理地点，代表仓库地点，统一规定（地点用英文字母），后两位代表物资属性。
（5）集团公司库别设置：为保证商品流通顺畅，实现办公自动化，办理人员须按照库别要求填写单据。
〈1〉物资属性：商品－01。 〈2〉仓库地点：某仓库－01。
〈3〉商品种类：从其他仓库调入所有的商品以及外购商品（序号、商品编号、商品名称、实存数量）。
（6）商品分为不同的属性，库别用一位数字代表。
0折扣销售、1商品收入、2系统集成、3产品、4技术收入、5其他（含材料）、6代垫收入、7预留折扣、8折扣折让、9技术产品收入。
（7）第ＩＩＩ位表示库存状态，现有状态规定。
0空状态、1待修、2报废、3索赔、4无、5备件、6无、7借用、8暂存。 （8）第ＩＶ位表示库存类别，现有类别规定。
0空类、1商品、2材料、3成品、4软件、5处理品、6研发、7辅料、8质控。
（9）各分公司及其所属单位在申请增加库别时，应先向商务部提出申请，说明新建库别所在地、库存类别、所存放物品状态或者用途，商务部将根据规则统一编制库别编号。 第八部分 商务统计
6、关于商品编码更改操作使用说明。 商品编码是物资管理电算化重要手段，是财务核算重要依据。因此商品编码不得随意更改和删除，必须向集团公司总部请示后，由总部与财务部协商同意后方能更改。
（1）核对结存数：各分公司商务统计岗与财务会计岗核对错误编号的商品结存数量，确保结存数量无误。
（备注：结存数量＝库房实存＋商品借用数量）
（2）错误编号的商品中有借用的应先办理归还手续（例：某部门借用商品中有错误编号，准备更改正确编号）。
〈1〉查询打印出所有错误编号的商品的借用记录。
〈2〉按记录填写样品归还单（由商务统计人员代为填写单据并由借用人签字） 注：商品编号填入归还单上的内容应和借用单内容一致（此单据调账前录入） 〈3〉填写样品借用单（由商务统计人员代为填写单据并由借用人签字）
注：商品编号填写正确编号，其余内容应与归还单内容一致（此单据调账后录入） 〈4〉调账前先把原实存数和借用数做记录，以便查询。
（3）进行调账：将确认无误的商品进行编号的调整，填写商品调账单。（例：某部门商品中有错误编号，准备更改正确编号）
〈1〉调出部门和调入部门编号：某部门 〈2〉调账前商品的编码填写错误编号
〈3〉调账前和调账后的数量为结存数量（实存＋借用）
〈4〉调账后商品的编码填写正确编号
〈5〉请在备注处由财务会计和商务统计人员双方签字。
（4）单据录入：储运商务、商务统计人员都要录入归还单、调账单、租赁单，并将票据传递财务部。
〈1〉有错误编号的借用的商品先录入归还单。
为了准确请在单据查询处对错误编号的商品进行查询，屏幕应显示为无满足条件的记录。 〈2〉录入调账单（在程序中的调拨单处录入）
为了准确请在库存查询处对错误编号的商品进行查询，库存数应为0，对正确编号的商品进行查询数量应为原错误编号的实存数。 〈3〉录入借用单。
为了准确请在单据查询处对正确编号的商品进行查询，屏幕显示的数量应为原错误编号商品的租赁数量。
〈4〉没有错误编号的借用的商品直接录入调账单。
（5）打印出正确编号的商品的借用记录，交给借用人确认，在还租赁时应按正确的商品编号填写。
（6）对商品编号进行更改的商品需以书面形式通知财务部和商务部，以保证不再有错误的商品编号出现。
（7）更改工作请务必在结账前完成，并保证按时完成数据传递工作。 （8）商品编码修改和删除的规定：
凡财政年度或会计年度内有发生额或余额及借用账上有业务发生（存在入库和销售记录或有实物）的商品，不能修改编码，更不能删除编码。
（9）特殊情况，必须由采购商务填写《编码变更通知单》，经过财务部同意后，储运商务填写《商品调账（调拨）单》进行处理。
八、月末结账（关于月末结账时间的再次确定） 为统一各地分公司月末结账时间，以确保月末结账时盘点数据的准确性，现将月末结账时间及相关注意问题作出规定。
1、月末结账时间截止为当月＊＊日＊＊点，遇节假日可提前到节假日之前的最后一个工作日，结账日＊＊点之后发生票据算作下月票据，为此要求储运商务员应及时向商务统计传票。 2、因为极特殊原因，结账之后仍需补录票据，一定要把计算机系统日期改为当月＊＊日后再录入票据，确保系统结账日期为＊＊日。
3、在接收财务成本无误后结转时，请确定计算机系统日期为＊＊日，如不是，请改为＊＊日。在结转后开始录入下月新票据时，系统日期一定恢复为当日日期。
4、如个别分公司＊＊日即可结转，请当日结转后不要录入新票据，于次日再开始录入。 第八部分 商务统计 九、财产清查。
（一）物资清理要求。 1、关于存货确认。 （1）库存商品。
〈1〉盘点时，依据储运商务员的实物报表进行核对无误后，清理小组与储运商务双方签字认可。
〈2〉出现账实不符情况时，先查明原因，如确无法查明原因，应按实际库存实有数进行调账。
〈3〉盘点时应将货物好坏质量状况准确填写，并将损坏、常年积压货物列出清单，经审计、财务、商务部及总经理认可同意后，按不同状况进入不同的库别库进行管理。
〈4〉商品报废必须经质检部门检验后，经上级主管部门审批后，方可报废统一处理。 〈5〉盘点后的库存报表应按其在库时间段（1个月－6个月及半年以上）分别列出，并分层次、属性设立商品、材料、成品、积压、待处理等库别，分别进行管理。 〈6〉统计账的实存数量与实物不符的，应按确认的库存实有数进行调账。
〈7〉库存实物中有计量单位与集团公司总部不一致商品，应以集团公司总部计量单位为准登记存实有数量，并进行相关调账处理。
（8）盘点过程中，如发现代销、寄存、已售出等非库存商品，应登记在盘点报表的附表，并作为暂存库的库存进行入账，领出时应办理相应的出库手续，并经总经理签字后方可领货。 （2）借用商品： 〈1〉应在月底前责成分公司将借用库进行清理并尽快以销售小票顶物的方法进行清理工作。 〈2〉未归还借用商品应在盘点前打印借用明细清单，清单中详细注明借用商品存放地点，并有借用人签字确认。
〈3〉借用商品中如存放地点不在公司内部（在用户或合作单位），应有对方单位出示的借用合同（或借用证明）。 （3）已销未提商品：
〈1〉应在月底前责成分公司将已销未提货物尽快提走。
〈2〉如特殊尿因不能提货的，应按照明细清单进行登记备案，未登记备案的，清理后不予提货。
〈3〉月结前的已销未提货物应在一个月内提货，过期销售小票视为作废。 〈4〉月结后的销售小票一个月内提货有效（以票据填写日期为准），过期作废。 （4）按照流程工作后应完成工作。
〈1〉报出报表，要求清查小组成员（审计、财务、分公司领导、商务部）签字。 〈2〉报表中所列的积压、报废商品，按照《财务管理实施细则》进行处理。 （5）具体的流程：
〈1〉处理时，应按照集团公司总部处理积压、报废流程进行公开招标，并以招标中最高价进行处理。招标过程应有总经理或授权人、商务管理人员、处理商品所属部门负责人、竞标单位共同参加。
〈2〉商务部成员有责任确认其公开招标的公正性，并在审核积压处理报表后签署商务部审核意见。
2、关于资产（固定资产、低值易耗品）确认。
（1）资产（固定资产、低耗）编码与集团公司总部编码一致。 （2）清理时，落实归属部门及责任人，并建账立卡；
（3）资产卡片由责任人、部门经理签字认可，资产汇总报表由分公司总经理签字认可。 （4）未被认领或同时认领的资产，由分公司总经理裁决，但必须落实到责任人。 （二）商务部分账要求。 1、关于编码。 （1）商品编码。
〈1〉商品编码应与集团公司总部销售业务部门商品编码一致、计量单位一致。 〈2〉各销售业务部门库存中如有外购商品存货的处理办法。
〈3〉属于分公司经营产品，但不是从总公司进货外购商品，应按照总部商品编码进行（财务与库存）账物调整。
〈4〉属于非分公司经营的产品，应调拨到另设的外购部门，并尽快销售。
〈5〉从清理日起，分公司各销售业务部门在外购时，不允许有沉积库存，同时，按照总公司有关外购编码规定执行。
（2）库别编码：
〈1〉按照集团公司总部统一编制的 集团公司库别库 进行统一操作。
〈2〉新增库别时，应与集团公司商务部进行申报，并按统一库别进行操作。 （3）部门编码与人员编码：
〈1〉按照集团统一的部门编码及人员编码规则进行操作。
〈2〉分公司应设立与集团公司总部各销售业务部门对应的销售业务部门，并有相应的部门代号。
2、关于存货管理：
（1）各分公司应严格按照《财务管理实施细则》进行存货管理。 （2）存货管理制度参考《商务部管理制度》。 （3）关于分账。
〈1〉按照各销售业务部门进行现存储运、统计账的分账工作（新旧部门、新旧库别、新旧商品编码、新旧BMQ）。
〈2〉同时，借用库、入库单库也按照新销售业务部门、新库别代号、新商品编号进行切换。 〈3〉分账后，打印初始借用、入库及部门报表库，并经过分公司总经理、各销售业务部门、商务部及清理小组组长及相关人员共同确认后存档备查。 （4）传送数据的要求：
〈1〉分公司自清理小组清查完毕，按照要求打印报表之日起，每日上午10点前应将前一天库存数据向集团公司总部进行准确传送。
〈2〉商务部待汇总分公司库存数据后，对数据的及时性、准确性进行检查，并作为考核依据。
第八部分 商务统计 十、库存分析报告。
1、综合分析能提供指标。 （1）存货周转情况。 （2）积压情况。
（3）商品在途数量与周期等各项综合指标。 （4）资产回收期与使用状况。
（5）借用与销售、借用与库存比例关系。 （6）其他报警信息。
2、综合分析角度与立足点。
（1）从部分到整体地对存货周转情况进行分析，能够使决策层及时了解销售趋势变化，同时使销售业务部门能够掌握存货各种信息。
（2）存货积压是影响资金周转关键环节，通过对积压时间段进行分析，主要是对将要产生积压或已产生积压情况尽快向销售业务部门通报，引起其高度重视。
（3）对于在途数量与周期控制，是站在公司的立场上，纵观并判断作为点与点之间连接环节是否畅通，并对其进行最佳效果控制，以期达到最小的损失。
（4）对于资产分析，从回收期等数理角度进行其科学性分析，同时又大量地立足于市场，立足于公司实际运作，对其使用合理性作出预见和总结分析。
（5）借用对于公司来说，它既是提高工作效率必不可少手段之一，同时又是给公司造成经济损失隐患，因此对于借用分析与跟踪，对于存货分析是重要指标之一。 3、存货控制目的。
（1）存货合理控制，能够减少公司财产损失。
（2）存货合理控制，能够加速资金周转，促进资金流运作。