基础应用支撑平台及协同办公系统建设方案
（图）已发公文示意图
? 草稿箱管理：通过已经选择好的模板打开并编辑本发文的正文。物理删除某个不需要的发文草稿，还提供查询和翻页等功能。
（图）草稿箱示意图
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2.1.2 会议管理
2.1.2.1
业务需求
实现会议室预定、内部/外部会议安排、下发会议通知、外部会议通知审批、取消/变更会议、会议查询、会议材料提交、会议室管理等功能，并与公文中的会议纪要相关联，做到从预定会议到下发会议纪要的闭环管理。
2.1.2.2 逻辑结构图
会议管理系统主要包括议题审核提交、会议组织通知、会务通知、会场讨论表决、会议档案管理、会议查询统计、会议室管理、预定审核和系统设置等功能。实现会议室预定、内部/外部会议安排、下发会议通知、外部会议通知审批、取消/变更会议、会议查询、会议材料提交、会议室管理等功能，并与公文中的会议纪要相关联，做到从预定会议到下发会议纪要的闭环管理。 系统逻辑结构图如下：
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2.1.2.3 系统总体功能设计
系统提供了多种接口，可与工作流、领导安排、短信和邮件等系统结合，并且能全面支持现场会议决策。会议管理功能模块主要提供议题准备、会议室管理、会议存档、查询汇总等多种应用功能，主要功能包括如下：
2.1.2.3.1 议题准备
包括：议题报送、议题起草和议题流程转入。部门、个人将需要讨论的议题报送给会议组织者；会议组织者可以直接起草议题上会讨论，便于临时增加议题；由议题审批流程审批通过可以直接转入。
2.1.2.3.2 会议组织
启动一次新的会议，拟定会议名称、召开时间等；确定本次会议要讨论的议题；预定或取消本次会议的会议室，（专用会议室预定要通过相关部门审核）；通知会议组人员准备会议室和相关服务；可以临时补充会议议题；在会议召开完毕后结束本次会议，进入会议存档资料准备阶段。
2.1.2.3.3 会议准备
包括：会议流程转入、会议新建、议题确定、会议室预定、通知会议组和结束会议。由会议审批流程审批通过直接转入；启动一次新的会议，拟定会议名称、召开时间等；确定本次会议要讨论的议题；预定或取消本次会议的会议室，预定专用会议室，要通过相关部门审核；通知会议组人员准备会议室和相关服务；可以临时补充会议议题；在会议召开完毕后结束本次会议，进入会议存档资料准备阶段。
2.1.2.3.4 会议通知
包括：通知参会者、通知记录者和查看回执。起草会议通知，通知相关领导和参会单位；不同的参会者拥有不同的议题阅读权限列表；制定本次会议的记录人员；查看所有参会者、记
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录者、会议组对会议通知的阅读情况、回执内容、联系方式、邮件地址等内容。
2.1.2.3.5 会议记录和存档
对会议召开过程和研讨内容进行记录，将未决议题，又重新讨论重组，重组后该议题将重新列入议题准备阶段的议题列表中，可以在下次会议中确定再议；将整理好的会议原始记录上载保存；将整理好的审批通过的会议纪要文件上载保存；上载会议录音；将结束的会议，在备齐会议所有存档资料后存档。
2.1.2.3.6 会议召开
包括：网上投票、投票统计、大屏幕接口。通过计算机访问相关议题，在网上投票表决；对各议题的表决结果进行统计；根据需要和相关大屏幕供应商协作，向大堂、会场大屏幕输出会议相关信息。
2.1.2.3.7 会议存档
包括：上载原始记录、上载会议纪要、上载会议录音、会议归档。将未决议题，又重新讨论重组，重组后该议题将重新列入议题准备阶段的议题列表中，可以在下次会议中确定再议；将整理好的会议原始记录上载保存；将整理好的审批通过的会议纪要文件上载保存；上载会议录音；将结束的会议，在备齐会议所有存档资料后存档。
2.1.2.3.8 会议室管理
包括：会议室维护、会议室审核、会议室预定一览表。会议室管理员维护相关会议室的基本资料；专有会议室管理审核针对专有会议室的预定；各会议室预定情况一览表。
2.1.2.3.9 查询统计
支持议题查询、议题汇总统计、会议汇总统计、部门承办情况、个人提交议题功能，针对个人有权限阅读的议题进行查询；将某一时间段的议题按议题类别进行汇总统计；将某一时间段的会议按会议类别进行汇总统计；提供各部门承办的会议数量情况；提供个人提交的所有议
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基础应用支撑平台及协同办公系统建设方案 题列表。
2.1.2.3.10 外部会议管理
对于非本单位召开的会议，能够做到从收到会议通知，领导审批，确定参会人员，会议材料、结果上报的全流程管理。
2.1.2.3.11 系统管理
包括：议题管理、会议档案、应用环境、通知模板。提供议题删除功能；提供所有归档后的会议类表；配置多会议系统的运行环境；管理会议通知模板；提供初始化会议服务项目、会议用户组、部门收发员组功能。
2.1.2.4
开始 业务流程设计
会议主办单位填写“会议审批表” 是否报领导审批 提交办公室审核
领导参加由办公室 生成“会 议通 会议 结束 知登记表”，并可分类检索查询、打印 的情况自动转入“局领导活动安排”程序 发送会议通知
办公室会议管理人员开始 拟写“会议通知”、“电视电话会议通知 报办公室办公室发送会议通知 主任审批 内部召开的其他各类系统会议，需由办公室发会议通知。
结束 （一）会议主办处室（或区县局、分局）拟写的通知：由会议主办处室（或区县局、分局）填写“会议审批表”，报办公室。办公室根据会议情况选择是否报主管领导审批，需报审批的，经主管领导审批后，发会议通知。不需要领导审批的直接由办公室发通知。
（二）办公室直接拟写的通知：由办公室会议管理人员直接拟写通知，经办公室主任审批
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