接卸、上煤等工作制定工作计划和对应的人员安排。它是整个燃料现场管理中一个重要环节，对工作量、工作强度、工作排班等内容有指导作用。对于系统管理，它又是对供应商船舶停靠工作安排的一些重要数据。
燃料采购人员在合同签订的供煤周期内与供应商联系，确定供应商在第二天，或接下来的时间段内将运输到厂的煤炭，包括发货矿点、运抵时间、运输总量等数据，并编制填写入下表的来煤报表。
来煤预报日报表
填报单位： 吨 供货单位 矿点 煤种 运输方式 状态 预计抵达时间 数量(吨) 备注
年 月 日 单位：
4.5.2 入厂验收系统
入场验收系统主要针对船运煤到厂后的工作流程进行处理。来船靠泊后进行水尺测量，通过卸船机将来煤卸至输煤皮带，通过入厂煤皮带秤自动称量计数，机械采样机自动采样并收集样品，输煤皮带通过输煤程控将皮带上的煤输送堆放至煤场或直接上到原煤仓中。系统考虑工作流程，将整个过程分为来煤识别、进厂煤煤炭测量、自动采样、自动计量和出厂管理。
4.5.2.1 来煤识别
工作人员完成靠港信息的录入。在接收到随船大票后，工作人员对大票数据进行录入，实现来煤的识别和登记。
4.5.2.2 自动采样与编码
系统通过与采样机对接。在验收系统和采样机之间形成了三层控制机制：第一层，系统能够了解来煤的供应商信息、来煤总重量以及卸煤时间等信息，那么就可以生成该批次的煤应该采样的采样点数、所采的子样重量、采样机运行时间、采样间隔等信息，实现对该批次来煤的信息屏蔽；第二层，作为系统与采样机的接口层，负责与采样机的通讯和信号识别处理，该层可将第一层所产生的采样方案发送给采样机，也可接收采样机所反馈回的各类信号，协助了解采样机的运行状态；第三层，为采样机，在这种方式中，采样方案由上级系统进行管理，采样机才能成为专职的执行采样的设备，采样机只需要按照系统的启动信号，采样方案信号进行操作，在打包或集样时，通过一个可变的编码来代替供应商信息，这样保证了采样机对所采的煤样的信息的屏蔽。
在自动采样环节中，系统对每个集样桶或所使用的每个样袋用一个二维条码进行标注，产生的这个二维条码即是全系统中的采样编码（一次编码）。该二维条码包含所装煤样的采集时间、供应商的可变编号、采样机编号、集样桶号等信息。
4.5.2.3 计量管理
燃料管理系统的计量采用了两种方式互相对比：1、水尺计量；2、皮带秤计量；
船运煤的计量当前主要是用水尺标高计量方式进行，该方式是根据阿基米德定律，通过检测船舶排水重量计算装卸货物的重量，是简化手续的一种方式。系统对这种计量的管理主要是在相关工作人员录入空船重量、固定存储量、船舶常数等船舶信息后，结合每次运输过程中的六面水尺数据、港口水密度等数据，对运煤重量进行自动计算，并利用误差分析方法、该船的运输历史数据等情况对运输重量进行复核，提高对计量准确性的判断。
而简单的采用水尺计量的方式存在误差较大的问题，如水尺通常标到分米级别，厘米位的判断需要人工估计、船舶压舱重量可变、水面上下存在一定的波动，因此单一靠水尺计量不利于对重量的精确计算。系统又采用与输煤皮带的皮带秤进行对接的方式，该方式直接获取卸煤后皮带秤所计量的重量，为皮带上的煤流重量进行累加后得到运输煤炭的总重量。
皮带秤的计量受设计原因和现场环境的影响，同样存在计量偏差的问题，通过体积、密度和物料图形对重量进行一个反算，从而再次对计量结果进行复核。
4.5.3 标准化验室管理系统
4.5.3.1
制样来样登记
制样来样登记是在采样完成后，采样人员将所采煤样转送到制样室时，制样室工作人员进行样品的接收、登记，并提示操作人员将煤样存入样品柜中的工作模块。
煤样存入样柜后，录入送样人信息，系统自动记录接样人、接样时间等信息，该次来样登记完成。
系统在采样过程中将供应商信息进行屏蔽，采样机程序接收到的只是供应商的一个可变的编码，而采样机在封装后，系统打印条形码并粘贴到集样桶或样品
袋上，对供应商和运煤测量再次进行了屏蔽。煤样在送到制样室后，通过扫描条形码，系统在后台自动查询供应商信息，仅仅提示操作人员将煤样放到某个存样柜或存放区域中，杜绝了操作人员因知道供应商后的部分违规行为。
系统运行需要在制样室设置存样柜和条码读写装置等，配合视频监控，整个过程能够做到有效监管。
4.5.3.2 合样及编码管理
煤样合样是一个批次的煤样接收完成或所接收的煤样量达到一定的数量后，系统提示当班制样操作人员将一个或几个柜内的煤样取出，按照同一供应商或同一矿点的煤样混合制样的过程。在该过程完成后，系统自动生成每个供应商的煤样的制样编码（二级编码），操作人员打印后粘贴在煤样袋或煤样瓶上，送交化验。
合样的主要工作流程是：
1、系统提示操作人员是否准备进行制样，操作人员确认需要开始制样； 2、系统对样柜内满足制样条件的供应商的煤样生成合样归批清单； 3、分供应商将合样归批信息在LED屏上显示，指导制样员从样柜取煤样； 4、制样员取出一个供应商的样品时将每个煤样进行扫描，系统记录比对样品；
5、一个供应商的样品取完，且制样员制样完成，可操作系统打印二级编码； 6、重复4、5步工作，直到所有供应商的煤样制备完成，向化验环节交接。 在制样环节，需要制备0.2mm，3mm的多种煤样用于不同用途的化验，另外还需要保存存查样、纪检样等，因此，针对同一个供应商的不同用途的煤样二级编码，系统将使用相同的编码前缀，但是使用不同的标识号来进行区分。
4.5.3.3 存样控制管理
1) 台帐管理功能 存备用煤样时，操作人员通过扫描样瓶上的条码标签，录入样品存放位置，保存数据时自动记录存样时间、存样人等信息，自动生成存样台帐。
2) 定置管理功能 操作人员通过设置查询条件，可以查询需要查找的存查样的存放位置、存放时间等信息。
3）到期提示功能 管理人员可以在系统中设置存查样到期时间间隔，在存样样品已经结算完毕，达到设置的到期间隔以后，系统自动通过弹出提示窗口和发送系统提示短信的方式对管理人员进行提示，将到期存查样数据标注为红色。
4） 销毁记录功能 系统自动采集燃料管理信息系统结算信息，结算后的批次来煤，符合销毁处理条件的提示存查样到期。存查样到期以后，可以对样品进行销毁处理。操作员对实际存样做销毁处理，同时在系统中对相关记录做销毁处理并将相关信息录入到系统中，如系统记录销毁时间、销毁人员，自动生成销毁台帐。
5） 未到期销毁闭锁功能 未到期存查样系统默认为不可销毁。如操作人员进行销毁记录操作时，系统自动提示样品未到销毁时间，不能进行销毁操作，后续程序闭锁并弹出预警窗口进行提示。
6）存样间控制 在系统中设置制样间、存样间温度、湿度的正常范围，制样间、存样间实现温度、湿度自动调节功能，系统自动采集制样间、存样间的温度、湿度，将采集数据与系统中设置的正常范围进行对比，如果超出正常范围，系统闭锁及弹出报警窗口提示操作用户。
4.5.3.4 化验来样登记
化验来样登记是在煤样制样完成后，工作人员将制备的化验样转交到化验室的过程中进行交接、登记和后续处理的工作模块。
化验人员在进行来样登记的时候，用条码扫描枪扫描样瓶上的二维条码标签，系统将样品的种类、粒度、数量、重量、时间等信息自动带入进行显示,化验室接样人可对样品记录和实际样品情况进行对比，如果存在较大差异可以拒绝对样品的接收，并进入异常处理申报。