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1．日常办公管理
1．1办公环境 1.1.1办公区域
a)所有员工应养成良好的卫生习惯，自觉维护干净、整洁的办公环境卫生，禁止随地吐痰、乱扔杂物和废纸等。
b)进入办公区域前将鞋底粘污物处理干净。 c)在办公区域内做到“三轻”，即：说话轻、开关门窗轻、走路轻（不得穿着硬板底质鞋）。
1.1.2办公室内
a)上班须提前5-10分钟到岗，迅速清洁办公室卫生，保持室内整洁。 b)办公室墙面不得粘贴各类图表、字画、电话联系表和挂历等，不得在室内放臵杂物。
c)离开办公室应随手关闭照明、电脑、碎纸机、复印机、空调等电源开关，关闭门窗，确保安全。
1.1.3物品摆放
a)办公区域固定放臵的办公设施等未经允许不得随意搬动移位。 b)办公桌面除办公用品、资料和个人水杯外，其余与办公无关的物品一律不得摆放，下班时应将文件资料入柜上锁保管，并保持桌面整洁。
1．2办公秩序
1．2．1保持办公区域的肃静，工作时间不得高声喧哗、嘻笑打闹、扎堆闲聊。
1．2．2办公时间不得吃零食、打瞌睡，阅读与工作无关的报刊、杂志，玩电脑游戏等。空调开放时，严禁在工作区域吸烟。
1．2．3不得利用办公电话聊天及处理私人事务。
1．2．4办公时间相互交谈工作事宜和接听电话时，应语气和缓，不得影响他人正常办公。使用电话应简洁明了，以免占用话机过长，影响他人使用。
1．2．5不得在办公室从事打牌、下棋、赌博、迷信等活动。 1．2．6进入其它办公室时，应先敲门待同意后方可进入。 1．2．7工作时间，统一着工服戴工牌，保持仪表整洁大方。 1．3办公设备使用管理 1．3．1办公设备 1.3.1.1种类：
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电话、传真机、复印机、计算机、打印机、照相机、摄像机、电视机、影碟机、碎纸机、扫描仪、投影仪等；
1.3.1.2管理规定
a)办公设备均由物业办公室统一分类编号并建帐立卡。
b)办公设备应专人管理，责任到人，严格遵守办公设备的操作使用规程，贵重设备非指定人员不得使用。
c)各部门因工作需要临时借用办公设备时，应向管理部门提出，待管理部门负责人同意后方可办理借用手续。
d)公司各部门因工作需要申请安装电话、传真机或添臵其它办公设施，须由部门提出申请，经物业办公室审核并报经理审批后，方可办理。
e)一般情况下，不得使用办公设备处理私人事务。 1．3．2办公用具 1．3．2．1种类：
办公桌椅、沙发、茶几、文件柜、保险柜、饮水机等。 1．3．2．2管理规定
a)使用部门要认真做好办公用具的登记、请领配发和日常管理工作，明确责任人，确保办公用具的完好。
b)办公用具的使用人或管理人工作变动后，应及时办理移交手续，不得将办公用具据为己有。
c)专管专用的办公用具由使用人负责保管；共用办公用具应指定专人负责管理。
d)使用部门每半年对办公用具的使用和管理情况进行一次清查。 1．3．3办公设备及用具维修
a)办公设备和用具需要维修时，属保修的办公设备联系保修单位进行维修；非保修的办公设备，由使用部门自行安排维修。
b)需维修的办公设备，如属人为使用不当造成损坏的，由责任人负责。
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2．文件处理
2．1文件处理的基本原则 及时、准确、规范、保密 2．2常用文件的种类
2．2．1通知：是公司发布行政规章，转发上级机关、不相隶属机关的文件批转，要求下属单位办理或需要周知和共同执行事项时所使用的下行文种。常用的有：“指示性通知”、“批示性通知”、“周知性通知”、“会议通知”。
2．2．2通报：是在公司范围内通报工作情况或典型事例及经验教训，表彰先进等时使用的文种。
2．2．3决定：是公司用于对重大事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下属单位不适当决定事项的文种。
2．2．4请示：是下属单位请求公司对某项重要工作做出指示、答复和批准事项时使用的文种。
2．2．5报告：是下属单位向公司反映情况、汇报工作、提出建议，答复公司机关的询问时使用的文种。
2．2．6批复：是公司批准或答复下属单位请示事项的文种。
2．2．7信函：用于与不相隶属的机关或单位之间，就较具体的问题互相商洽和联系，询问和答复问题等使用的文种。是公司正规的对外发文，主要用于商务沟通。
2．2．8会议纪要：用于记载或传达会议主要精神和决定事项所用的文种。
2．2．9其它：
a)传真：主要用于急需向对方发送书面资料时使用。 b)备忘录：用于在公司与公司之间或公司内部发文。
C）电子邮件：用于公司与公司之间或公司内部两地之间的行文。 2．3常用文件格式
2．3．1发文号：即公文的编号。由公司代字、年号和发文顺序号三部分组成。文号臵于版头下面、红线上边的居中位臵。
2．3．2版面设定： a)字体、字号：
统一使用规范简体汉字,题目使用宋体小2号或3号字。抬头主送单位使用楷体或黑体字，分条标题也使用楷体或黑体字，字号与正文相同,正文
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使用4号仿宋或宋休字。
b)版面：从左至右横写横排。
c)幅面：采用国际标准A4型幅面。
d)颜色：纸张颜色均为白色，文字颜色均为黑色；版头和印迹为朱红色。
e)装订：文件首页用红色文头纸，采用左侧装订。
f)用印：在发文机关中部，上不压正文，下不压时间，印迹清晰。 g)边距：左右边距为2.5cm,上下边距一般为2.5cm。 h)页码：文件正文底部居中用阿拉伯数字标注。 2．3．3文件格式示例：（详见《相关记录》） 2．4文件的起草和审批签发 2．4．1文件起草的基本要求：
重点突出，观点鲜明，论理清楚，文字精炼，用词准确，篇幅简短，结构严谨，层次分明。
2．4．2文件审批签发程序：
a)拟稿人在文稿呈送领导审批签发前，要对文稿进行认真校对。
b)行文稿先由行文部门负责人审核签名后，在物业办公室文档管理人员登记后呈办。不属急件，一般应逐级呈办。
c)呈报文件在负责人签发后，由物业办公室编号排版打印。 2．5文件办理程序
凡以公司名义承办的文件，由物业办公室统一负责签收、登记、编号、发放，其他部门不得自行办理。
2．5．1登记
各类文件的标题、密级、发文字号、来文单位、发往单位、份数、收发时间及办理情况等应逐项记载清楚，便于核查、存档和销毁。文件登记应使用专门的登记本。
2．5．2分发
a)根据文件性质和内容，由物业办公室主管提出呈办意见，呈送公司领导。
b)根据公司领导的文件呈办批示，做好向有关部门的传阅印发工作。 c)凡需业务部门经办的文件，由物业办公室负责催办，并将落实结果报告经理。
2．5．3阅办
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a)文件传阅超过七日后未返回物业办公室，物业办公室应及时提醒有关领导和部门尽快阅办，避免文件的遗失和失控。
b)文件阅办后，物业办公室应及时做好文件的分类归档和整理工作。 2．5．4归档
a)存档文件必须设专柜保管，并按年度、分类、编号设臵文件盒，编写文件目录。文件归档应做到立卷规范，条目清楚，存放整洁，查阅方便。
b)各部门按文件存档要求，建立文件资料柜，集中保存日常文件资料。 c)所有已阅办文件的《呈阅/呈批》件应随原文件装订存档，以备待查。 d)每年年终时，各部门要将本年度各类文件、资料及时分类装订成册，妥善保管。
e)各部门代表公司参加各种会议带回的文件，均不得自行保管和销毁，必须向物业办公室办理移交手续，实行统一管理。
2．6相关记录
2．6．1《公司常用公文格式示例》 2．6．2《公司信函格式示例》 2．6．3《公司会议纪要示例》