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附件一：公文示例
密级
陕西汇馨物业管理有限公司文件
陕汇物字[201×]第×号
关于×××的通知
各物业部、机关各部门：
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
附件：×××
陕西汇馨物业管理有限公司
二零一×年×月×日
主题词：×× ×× 通知 抄送：××× ×× ×× （共印×份）
★ 承办单位：××× 联系人：×× 电话：××
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附件二：信函示例
关于×××的函
××××有限公司 ×× 先生 均鉴：
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
若贵司对于上述事宜有任何疑问，请致电（029）××××与本人联系。 顺祝
商祺
陕西汇馨物业管理有限公司
物业经理：×××
二零一×年×月×日
抄送：×××公司 ××××先生（需用时）
第×页共×页 陕西汇馨物业管理有限公司 西安市长乐×××
邮政编码：×× 电话：×× 传真：××
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附件三：会议纪要示例
新庆馨苑物业服务部×月办公会议纪要
时 间： 地 点： 参加人： 主持人：
会 议 研 究 事 项
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
主题词：会议纪要[2013] 发送：各部门
报：经理 承办单位：物业办公室
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3．档案资料管理
3．1分类
公司档案共分为：人事档案、文件资料档案、经济合同档案、工程技术档案四类。
3．1．1人事档案 a)员工聘用记录 b)员工履历记录 c)员工培训考评记录 d)员工考勤记录 e)劳保福利记录 f)员工辞职解聘记录 3．1．2文件资料档案 a)外来文件 b)公司文件
c) 质量管理体系资料
d) 公司所属各部门业务资料 e) 投诉处理资料 f) 绩效考核资料 g) 法人资料 h) 住户资料
3．1．3经济合同档案 a)物业管理委托合同 b)业务合同 c)劳动合同
3．1．4工程技术档案 a)工程总平面图
b)单体建筑、结构、设备竣工图
c)配套设施、地下管网工程竣工图等竣工验收资料 d)设施设备的安装、使用和维护保养等技术资料 e)物业质量保修文件和物业使用说明文件 f)物业验收档案 g)二次装修档案 3．2保管
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3．2．1保管期限
公司档案资料保管期限分为长期、短期两种。
a)长期：在较长时间内对公司工作有查考利用价值的文件资料。主要包括：公司质量管理体系文件资料、人事培训工作形成的文件资料；公司处理重要问题、召开的重要会议形成的主要文件资料；重要的经济合同、协议、招（投）标方案，工程技术资料；政府行业主管部门颁布的政策法规文件资料；各部门上报的各类统计报表等文件资料。保管期限10年至20年。
b)短期：在较短时间内对公司工作有参考利用价值的文件资料。公司一般事务性的文件资料，经济合同、协议、招（投）标方案，工程技术资料、各类统计报表等文件资料。保管期限10年以下（含10年）。
3．2．2保管要求
a)设专柜保管存放档案资料，分类编号，并清楚编写文件目录，以便查阅。
b)档案管理人员定期检查专柜，核对件数，采取措施做好防虫蛀、防霉烂、防遗失工作。如造成重要档案资料丢失、被盗、毁坏，追究当事人的责任。
c)有关物业工程的图纸、数据、报表、档案及技术资料原始件均由物业办公室存档保管。各部门可根据工作需要，经经理批准后，保管所需物业工程的技术资料的复印件。
3．3借阅
3．3．1借阅档案必须认真办理借阅登记手续，保证按时归还。 3．3．2凡借阅重要档案，必须经公司领导批准后，方可办理借阅手续，所借阅的档案资料未经批准不得摘抄和复印。
3．3．3借阅文件资料档案，要保持资料的整洁和完整，严禁丢失、损坏、涂改、勾画、批注、裁剪、分拆、转借。
3．3．4仅有一份的重要文件（证书、批文）资料原件一般不得外借，特殊情况需要持原件办理业务时需经经理批准。
3．3．5档案资料借阅时间一般不得超过七天，经档案管理人员再三催还仍未归还的，停发借阅者本人工资直至归还资料，并视情给予扣罚本人5-10%当月工资；损坏、丢失者除追究责任外，视资料重要程度给予100-3000元处罚。
3．4销毁