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对已无保存价值的档案资料的销毁，由物业办公室负责编制拟销毁档案清单，经公司审查批准后统一组织实施。
3．4．1对已确定销毁的档案，应按文件清单逐份核对点清，并加盖“销毁”章。
3．4．2已确定销毁的档案资料，必须认真填写《档案（文件）销毁登记表》，未经登记不得销毁。
3．4．3应销毁档案登记后，必须经经理审核签批后方可销毁。 3．4．4销毁档案资料实行二人监销，个人不得私自销毁。
3．4．5档案资料销毁后，监销人必须在《档案（文件）销毁登记表》上签字，并注明销毁时间。销毁登记需长期保存。
3．5相关记录
3．6．1《档案目录》
3．6．2《档案借阅/复制审批表》 3．6．3《档案销毁清单》
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4．业主投诉管理
4．1业主投诉方式及受理
处理业主投诉，是物业管理一项很重要的工作内容。常见的投诉方式有：电话投诉、信函投诉（包括匿名信函投诉）、直接投诉。物业办公室负责受理接待业主的投诉、记录、核实，协助处理和回访等。
4.2投诉处理流程
做好记录，认真核实，分类处理 受理投诉 一般投诉 提出处理意见提出处理意见 上报经理 通报物业办公室 重要投诉 物业办公室通报给相关部门 召开会议 重大投诉 督促物业办公室处理 督促、协助相关部门组织处理，予以妥善解决 经理组织处理，妥善解决
物业办公室组织回访、记录、归档
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4.3操作规程
业主投诉的具体操作规程见《物业办公室作业文件》。
4．4公司设臵业主投诉服务电话，8小时受理业主投诉。物业办公室根据投诉类别按照相关程序处理，并将处理结果及时上报公司领导，此投诉列入各部门年度工作考核范围。
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5．会议制度
5．1会议的种类
公司固定性会议有：员工大会、经理办公会议、周例会和班组例会。 5．2会议的组织与内容
5．2．1员工大会：公司遇有重大事项召开的有全体员工参加的会议，会议一般由经理或副经理主持。如公司年度工作总结表彰大会。
5．2．2经理办公会：于每月月底或月初召开，参加人员为经理、副经理，各部门负责人（主管、副主管、领班）、物业办公室和工程维修部人员，办公会由经理或副经理主持。会议的主要内容为传达上级有关文件、会议精神，总结上月工作情况，布臵安排本月工作，重大业务及人事、制度等的决策、决定，重大关系的协调、裁定及需要研究的其它事项。
5．2．3周例会：于每周第一个工作日上午召开。参加人员为经理、副经理、各部门主管、副主管、领班、物业办公室和工程维修部人员，由经理或副经理主持，会议内容为传达公司有关会议精神、决定，总结上周工作完成情况，安排布臵本周工作。
5．2．4班组例会：每周第一个工作日召开，由各部门主管主持，内容为小结上周工作完成情况，布臵本周工作安排，处理班组有关事项。
5．2．5固定会议如遇节假日或重大事务冲突则顺延，其它必要会议另行决定后通知召开。
5．3会议的承办
5．3．1员工大会、经理办公会、周例会均由物业办公室负责筹备。并根据会议精神起草会议纪要、决议、决定。
5．3．2物业办公室在会议召开前应确定议题内容，做好相关的会议资料的准备工作。
5．3．3物业办公室应提前一天以上通知与会人员，以备会议出席者能安排好工作，做好准备，按时出席。
5．3．4班组例会由各部门负责人组织召开。 5．4会议的要求
5．4．1会议应坚持讲效率、开短会的原则，发言者应做到言简意赅，不讲题外话但又畅所欲言，达到应有的会议效果。
5．4．2会议出席者应准时到会，如果无法参加，必须事先向会议组织者请假，无特殊情况一般不予准假。
5．4．3出席会议人员于会议前安排好工作，会议期间其它人员如无特
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殊情况不得进入会场找人、谈事。如有来访客人或来访电话，安排适当人员做好接待记录，待会后再通知当事人处理。如遇急事必须当事人亲自接待时，应先得到会议召集者允许，由其通知有关人员离开会场，并尽量不影响会议进程与发言，维护会议正常进行。
5．4．4参加会议人员需遵守会场纪律，尊重他人发言，并将手机、传呼机调至振动档或关闭。
5．4．5会议纪要及所形成的决议、决定文稿应及时存档，无关人员未经批准不得借阅。
5．5会议室管理 5．5．1管理规定
a)会议室由物业办公室归口管理，分工专人负责会议室的日常管理。 b)会议室在使用前和使用后要及时打扫干净、桌椅物品摆放整。 c)会议室使用者要爱护室内的物品、设施，如有损坏照价赔偿，不得在会议室乱放杂物。
d)会议室墙壁不得张贴悬挂无关的图片及宣传品，会议室使用者可在规定位臵悬挂横幅。
e)严禁在会议室进行政府明令禁止的非法宣传和聚会活动。
f)自觉爱护会议室设施，严禁用利器刻划桌椅，或用笔在桌椅上乱写乱画，如有损坏，照价赔偿。
5．6相关记录