4、招标项目的标底、合作条件、贸易条件; 5、重要的合同、客户和合作渠道;
6、企业公司非向公众公开的财务情况、银行帐户帐号; 7、总经理确定应当保守的企业公司其他秘密事项。 三、属于企业公司秘密的文件、资料,应标明“秘密”字样,由专人负责印制、收发、传递、保管,非经批准,不准复印、摘抄秘密文件、资料。
四、企业公司秘密应根据需要,限于一定范围的员工接触。接触企业公司秘密的员工,未经批准不准向他人泄露。非接触企业公司秘密的员工,不准打听企业公司秘密。
第四章 印章使用管理制度
印章是企业公司经营管理活动中行使职权,明确企业公司各种权利义务关系的重要凭证和工具,印章的管理应做到管理、相互制约,为明确使用人与管理人员的责权,特做如下企业公司印章使用与管理条例:
各类印章的具体管理条例:
一、印章的刻制
刻制按企业公司业务需要由部门提出申请,企业公司领导批准后统一办理。印章刻好后由领导办理印章登记手续,填写《印章管理登记表》备案并留好印章样图。
1.新企业公司成立,基本印章(公章、合同章、法人私章、财务章)的刻制,应由指定的印章管理人员负责刻制,后交由人事行政部备案,并从刻制之日起执行相关使用条例。
2.因业务发展需要申请各职能部门专用章时,由需求部门填写《印章制发申请表》经董事长核准后送交人事行政部门刻制。 二、印章的保管和使用
1.印章的保管
通过总经理授权赋予一些部门对其部门(专业)印章的保管权和使用权。由被授权人在董事长办签字领取印章,指定专人保管。
2.印章的使用
任何部门在启用印章前,均需与企业公司(人事行政部)办理领取手续,接受相应的责权告知,签定《印章签收手续》并备案。(已经开始使用的需自通知当日补办理领取手续)
(1)、公章:公章由企业公司行政经理或各分企业公司行政经理保管。各部门有需盖公章的文件、通知等,须先领导同意,经部门负责人和经手人需在《印章使用登记薄》签字留档。 (2)、合同章:合同章由印章保管人保管。主要用于企业公司签订各类合同使用专用章,经由部门负责人报领导同意后方可盖章,部门负责人或经办人需在《印章使用登记薄》签字留档。 (3)、法人私章:法人私章由企业公司印章保管人保管,主要用于银行汇票、现金支票等业务,使用时凭审批的支付申请或取汇款凭证方可盖章。
(4)、财务章:由印章保管人(或负责人)保管,主要用于银行汇票、现金支票等需要加盖银行预留印鉴等业务或发票上使用,发票专用章主要用于发票盖章。
(5)其他职能部门章: 其他职能部门章,主要适用于各部门内部使用,已经刻制的职能部门章,需由部门负责人进行保管并严格该章的使用办法。 3.印章的废止、更换:
(1)、废止或缴销的印章应由保管人员填写《废止申请单》,并呈分企业公司经理核准后交由企业公司综合办公室负责人统一废止或缴销。
(2)、遗失印章时应由印章保管人员填写《废止申请单》,并呈企业公司经理核准后,签批遗失处理及处罚办法后,交由人事行政部按批示处理,如是遗失企业公司基本印章时必需登报申明。
(3)、更换印章时应由印章保管人员依企业公司文件填写《废止申请单》,并呈分企业公司经理核准后,交由人事行政部按批示处理。如有需要须填写《印章制发申请表》申请新的印章。 4. 印章保管人的责权范畴:
对于企业公司主要印章管理,采用的是集中管理相互监督的办法。人事行政部主要职责是对印章的使用进行合理性管理,而印章保管人具有使用、监督、保管等多重责任与权力,具体划分如下:
(1)职能部门印章保管人对印章具有独立使用权力,同时负全部使用责任。
(2)公章的保管人无独立使用权力,但具有监督及允许使用权力,因此公章的保管人对公章的使用结果负主要责任,经手人则负部分责任,而对未经由负责人或保管人(企业公司经理)签批的公章使用经手人负主要责任,保管人负部分责任。
(3)、财务章的保管人无独立使用权力,但具有监督及允许使用权力,因此财务章的保管人对财务章的使用结果负主要责任,经手人则负部分责任,而对未经由保管人(财务负责人)签批的公章使用经手负主要责任,保管人负部分责任。
(4)、 法人私章的保管者是印章保管人,但其无独立使用权力,需依据财务部负责人审批的支付申请或取汇款凭证方可使用,否则负全部责任。
(5)、企业公司严禁公章、合同章、法人私章独立带离企业公司使用,因此保管人如遇需带公章、合同章外出办事使用时,需与办事人一同前往或指派代表一同前往。如遇要办理工商等年检等事务,需将表格带回企业公司盖章。
(6)、 如遇个人需开具个人相关证明,需由负责人以上担保签批后方能使用,但如涉及到个人经济担保与证明时,原则上一律不予证明,其不良结果由签批人与印章保管人以情节共同负责。
(7)、 所有印章的使用,必须严格执行公司的公章使用章程,做好申请和使用登记。公司印章只适用于与企业相关业务,不得从事有损公司利益之行为。