(2)用书面指示或文件代替口头指示；
(3)考虑问题要灵活，管理工作要做在其他工作前面，如需某项资料应提前发出索取信函；
(4)在工程进行中细节的文件资料包括：信件，会议记录，建议单位的规定，指示，总监的决定，承包单位的请示，报告，监理的指令，记录信函以及各种报表资料等，有关方一旦发生争执，监理工程师以此资料和记录作为调解问题的依据；
(5)对合同中的词意表达“含混”字句及时提出正确解释。 3、合同管理制度
(l)向有关单位索取合同副本，了解掌握合同内容，以便进行合同的跟踪管理，包括合同各方面执行情况检查，向有关单位及时准确反映合同信息；
（2）工程设计变更和核定承包单位申报的实物工程量； （3）督促承包单位落实工程进度计划，根据工程进度计划进行实际值与计划值的比较、分析，提出意见，并准确及时提供合同执行情况的有关资料；
（4）随时并准确及时提供有关资料。 八、信息管理措施：
1、信息资料编码系统流程结构图
工程项目监理文件资料编号系统 工程项目文件
“三控”资料 验收资料
2、信息目录表
信 息 目 录 表
信息类时间 型 上级工作指示 不定时 建设单位 供应信息者 信息接收者 上级 建设承建监理设计有关工单位 单位 单位 单位 作单位 √ √ 会议纪要 定时 业主、承包单 位、监理单位 监理公司 √ √ √ √ 监理月报 定时 √ √ 备忘录 定时 监理公司 √ √ √ 质量验收 不定时 工程量申报 工程款申报 定时 承建单位 承建单位 √ √ 定时 承建单位 √ 监理通知 不定时 监理公司 √ √ √ 3、信息管理的措施
（1）信息管理员主要负责本工程实施阶段全过程的信息收集、整理，按规定编目，输入计算机；
(2) 总监理工程师组织定期工地会议或监理工作会议，信息管理员负
责整理会议记录，并经总监理工程师签认打印分发； (3) 专业监理工程师定期或不定期检查承建单位的原材料、构配件、
苗木的质量状况以及工程质量的验收签认；
(4) 专业监理工程师督促检查承建单位及时整理施工技术资料；
(5) 随时准确及时提供有关资料。 九、监理组织协调措施： l、项目监理部组成人员配备计划
项目监理部人员的组成将根据工程的特点及我公司的管理规定，由总监理工程师、监理工程师、监理员组成。
2、项目监理机构的组织形式 (监理组织结构图)
监理组织人员情况
监理公司所报进驻施工现场工程施工监理项目部 组成人员情况 项目 在本工程施有关工程施工 性年工监理项目姓名 别 龄 部中所任职监理资质方面职称 专业 证书证件 务 总监理工程注册监理工程市政公工程师 朱永军 男 45 师 师 用工程 专业监理工注册监理工程市政公工程师 赵洪锋 男 38 程师 师 用工程 专业监理工注册监理工程市政公工程师 蔡鸿泰 男 35 程师 师 用工程 专业监理工注册监理工程市政公工程师 郑明月 男 42 程师 师 用工程 监理员从业能助理工市政公张中文 男 46 监理员 力证书 程师 用工程 监理员从业能助理工市政公李鹏飞 男 25 监理员 力证书 程师 用工程
监理公司所报进驻施工现场工程施工监理项目部 组成人员情况 项目 在本工程施有关工程施工 性年工监理项目专业 姓名 别 龄 部中所任职监理资质方面职称 证书证件 务 监理员从业能助理工市政公用监理员 牛孟涛 男 24 力证书 程师 工程 监理员从业能助理工市政公用贾瑞青 男 51 监理员 力证书 程师 工程 监理员从业能助理工市政公用李朋飞 男 26 监理员 力证书 程师 工程 监理员从业能助理工市政公用吴永超 男 22 监理员 力证书 程师 工程 徐小兵 承建单位 绿化工程 铺装工程 合同、档案 信息 工程监理 合同信息管承建单位 总监代表 项目监理部 总监理工程师 建设单位 男 23 辅助人员 协调 设计单位 (监理组织结构图)
( 二）监理组织协调措施：
l、严格按程序和规定办事
如工程项目的各种依法取得的证件必须齐全，必须验证；承包单位和加工厂家的资质、营业证必须齐全，必须验证；地勘单位、设计单位的资质必须齐全，必须验证；工程项目的开工建设、实施过程、竣正验收必须按基本建设程序办事。监理的工作阶段和监理工作范围必须按监理合同进行等。
2、要有超前意识，要做超前监理工作
根据监理合同规定要超前进驻现场了解和熟悉与项目有关的各种情况；超前学习审查图纸、超前编制工程预算；超前预料和分析工程建设中可能发生的问题及遇到的困难；超前对工程中采用的新技术、新材料进行学习，研究、掌握，超前预计工程施工重要部位可能发生的问题等。
3、要做到廉政服务，公平、科学、权威、保密
(l)、监理人员严禁参加工程承包方、设备材料半成品、构件加工等厂家的任何形式、任何方式、任何场合的吃请、馈送，既不能沾、更不能贪。
(2)、要做到服务热情、周到、处理及时。
(3)、做到公平、合理处理各种问题，不能偏袒任何一方。 (4)、处理和解决问题要有科学态度、科学依据，不能以权以势压人。
(5)、根据业主和工程要求该讲的讲，不该讲的不能讲。 4、设计变更，包括结构造型、装修、系统位臵、大的长宽尺高