① 服务对象、服务形式，由“三个服务”，转变为既为上司服务，又为社会服务 秘书服务形式开始出现移动（手机）通讯秘书服务、BP机寻呼秘书服务以及电子邮件方式的网络秘书服务。秘书服务业兴起的原因：专业化分工越来越细与日常事务的复杂化程度越来越高的矛盾；现代生活节奏越来越快；其他专业化公司的增加；秘书职业化的不断加强。 ② 办公形式，由封闭式、窗口式办公转变为开放式、透明式办公
贯彻上级指示，不断扩大网上办公的范围和深度，逐渐向“电子政府”的方向发展。大力推行政务公开、厂务公开、校务公开的做法，遵循岗位责任制，尽快熟悉和适应快节奏的工作程序，提高办事能力和效率。此外，秘书人员还要全面掌握电脑操作、网络运作、远程通讯的技巧。秘书独立操作意识和主动服务能力也应大大加强。 ③ 会务工作，由单纯组织会议转变为既办会议，又办会展
秘书在会展中起着辅助有时甚至是独立的组织、策划作用。秘书在会展中担任联络、协调和组织工作；承担会展的会议组织工作；承担会展的文书工作。 ④ 操作方式，由手工操作转变为电子操作
秘书人员必须跟上日新月异的电脑和网络技术，不断提高自己的操作和应用能力，学会修理电脑软、硬件和维护系统的本领。秘书行业越来越向着专业化、职业化和社会化方向迈进，秘书人员应不断更新知识、完善自身，与时俱进。
第二章
一、20世纪80年代以后，我国秘书工作的新局面表现在哪几个方面？P40
（1）秘书工作的正常化、制度化。党的十一届三中全会以后，各级党政机关迅速地重新组
织或调整了秘书工作和人员班子，学习了有关文件指示，制定了岗位责任制，保证了秘书工作的正常化和制度化。
（2）文书工作、档案工作的加强。各级秘书部门普遍加强了文书的撰拟、审核、制作、传
递、处理和立卷工作。县级以上政府机关普遍设立了档案馆、党史资料征集室和地方志编纂室，加强了收集、整理和保管工作。企事业单位不仅健全了历史档案、人事档案，也开始重视与建立科技档案、经济档案、教学档案等。
（3）大众情况调查、注重政策研究。各级各类秘书部门普遍、经常进行情况调查，收集信
息资料，进行分析研究。县以上机关普遍设置政策研究室，配置得力人员，为领导部门提供 决策依据和方案，充当参谋与助手。
（4）信访工作发挥重大作用。各级机关普遍将信访不蒙独立建制，人员得到加强。信访工
作还收集各种信息和反馈信息，推动着四化建设。
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（5）科学、系统地培养秘书人才，开展秘书学理论研究。从中央到各省市普遍重视秘书人
才的培养，改变了传统的传、帮、带的手工业方式，而由高等院校和中等专业学校科学地、 系统地培养秘书人才，也推动了秘书学理论研究的蓬勃开展。
（6）走向办公自动化和秘书工作的科学管理。随着经济和科技的发展，越来越多的秘书部
门和秘书人员使用录音、录像、静电复印等先进办公设备，逐步实现办公自动化，同时也逐步引入信息论、系统论等原理对秘书工作进行科学管理。总之，秘书工作已踏上了一个新的高度。
二、外国秘书工作的特点和趋势是怎样的？P43
（1）特点：就全世界而言，秘书工作的显著特点是它的普遍化、年轻化和女性化。秘书工作不仅存在于政府机关和企事业单位，而且遍布于社会各个角落。私人秘书人数更多。秘书人员年龄平均不到30岁，而且女生占90%以上。由于秘书工作辅助功能很强，工作适应面广，因而它具有普遍化，可以起到全面辅助或部分代替上司工作的作用。秘书已成为现代社会高效管理不可或缺的重要因素。
（2）趋势：①国外秘书工作的一个发展趋势是由事务型转为智能型。变现为办公自动化程度的提高，许多事务性工作如记录、誊写、校对等处理已普遍由手工操作转为使用电脑；另一方面，越来越多的秘书人员进入高级秘书阶层，成为“外脑”型和“智囊型”人员。 ②秘书工作日益专业化。变现为秘书工作分工日细，技术要求越来越高。
③秘书人员的高学历、秘书工作的永业化。近年来，越来越多的青年人由高等院校或职业培训机构直接跨入中高级秘书阶层。秘书的专业性终于得到了社会公认，其地位日益提高与巩固，以秘书为终身职业者日益增多。
第三章P64
一、秘书工作机构设置有哪几项原则？P50
一、精简原则。人员精简是为了提高工作效率，避免人浮于事。
二、纵向层次尽量少。纵向层次是为了上下沟通工作方便、及时，避免中间阻隔和官僚主义。
三、横向幅度可适度加大。横向幅度大事因为秘书工作涉及面广、头绪多，事务繁杂。 二、秘书工作机构有哪些职能？P54
一、助手职能：例如帮助或代替领导部门处理日程文书、通讯、联络、接待等事务，节省领导的经历与时间等。
二、参谋职能：例如调查与提供领导决策所需要的信息材料，支持领导决策。
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三、枢纽职能：秘书部门具有沟通上下、联系左右的枢纽功能。
四、协调职能：秘书部门还负有在上下之间沟通、协商，以消除隔阂、调整关系、调解矛盾，达到平衡、和谐、合作、统一的协调职能。
五、保密职能：秘书部门在机关和企业中处于中枢地位，负责保管各种机密文件、资料，负责组织机密回忆、安排重要会晤，又是各种信息的集散地，自然负有保密职能。
六、公关职能：在不设公关部门并无专职人员的组织中，秘书部门还承担着处理公共关系的职能。秘书部门还应本着“广结良缘，内求团结，外求发展”的原则处理好各种关系。 三、秘书人员怎样进行自我管理？P62 一、工作方面：
首先要有明确的工作计划。其次是要区分轻重缓急，决定工作次序，有条理地去进行。但无论做什么都要高标准、严要求。 二、行为管理：
秘书人员应根据不同的工作任务、不同的工会对象、不同的工作环境来采取适当的行为方式。秘书要做事干净利落，动作准确到位。秘书还应做到任何场合都不能背后议论上司的长短，不谈论或泄露别人的隐私。
三、时间管理：秘书应科学地支配时间和充分地利用时间。
四、办公环境管理秘书应注意对办公室、办公桌及用品、办公室内外环境的管理。这些管理对提高秘书工作效率，树立良好组织形象大有好处。
第四章
一、秘书应具有怎样的知识结构？P65
秘书工作的综合性，要求秘书人员横向具有较宽广的知识面；秘书工作又有自己的专业特点，这又要求秘书人员纵向具有较深厚的专业知识。秘书应有四方面知识的纵横结合，其结构可以用罗马字母“Ⅱ”来表示。
一、基础知识：一方面是社会科学基础知识。另一方面是自然科学知识。 二、专业知识： 三、行业知识： 四、相关知识;
二、秘书应具有哪些能力？P66
一、写作能力：具体是指公文和事务应用文的写作能力。
二、口头表达能力：秘书不仅要会写文章，还要能说会道。秘书应会说一口标准而且流
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利的普通话，要口吃清晰、不紧不慢。
三、听知能力：秘书要善于耐心倾听和正确理解别人的发言，要听从别人的冗长、反复的发言中概括出要领，或是从众口交加、激烈争论中抓住重点，并且能转化为自己清晰简明的语言加以复述。
四、阅读概括能力：秘书要善于阅读，既善于精度又要善于快读和泛读。
五、社交活动能力：秘书人员必须具有一定的社会活动能力，懂得各种场合的礼仪、礼节，善于待人接物，善于处理复杂的人际关系。
六、协调能力：秘书要善于发现机关与机关之间、部门与部门之间、机关与基层之间工作上的矛盾或不平衡；要善于发现文件与文件之间政策、提法上的抵触或不一致；要善于发现领导与领导哦啊、干部与干部之间的误解或不和，并及时加以沟通协调。
七、观察分析能力：秘书在工作中要时时、事事、处处做有心人，善于观察“死角”，及时提请领导注意，要善于做拾遗补缺工作。
八、应变能力：秘书人员要有遇急不慌、临危不惧、处事冷静的应变能力，处理问题既要符合原则，又要有一定的机动性和灵活性。
九、使用先进办公器械的能力：凡是办公室拥有的器械、设备，秘书人员都应学会使用。 十、预测能力：有经验并富有创造精神的秘书人员应培养和锻炼自己的预测能力，这有助于进行主动服务和预防工作差错，也有助于秘书人员获得晋升为管理者、决策者的机会。 三、秘书应具有那些职业道德？P70
一、忠于职守：这是秘书职业道德的核心。秘书应忠于职守，大而言之是忠于国家的利益，人民的利益；小而言之，要忠于本机关、本单位的政治利益和经济利益。忠于职守的另一个含义是对工作负责、一丝不苟。
二、严守秘密：秘书人员要严守党和国家机密，也不得泄露或出卖本单位的政治、军事、经济、科技情报。
三、恪守信用：秘书工作严谨缜密，而又责任重大。秘书人员为忠于职守必须在工作中、人际交往中恪守信用。
四、文明礼貌：秘书在工作中待人接物一定要文明礼貌，举止大方、谈吐文雅、常带微笑。
五、廉洁奉公：秘书应该做到奉公守法、廉洁清白，不以私谋权，不接受贿赂。 四、你基本上属于哪种气质？你认为完美的性格是怎样的？应如何塑造？P７６ 完美性格：
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1、开朗。具有乐观饱满的情绪，善于接受复杂而艰巨的工作任务并无抱怨之心和牢骚之言。开朗还表现为对同志的热情、关心、乐于助人。遇到困难不是垂头丧气，而是有勇气去战胜它。开朗，还能给人以欢乐，给人以勇气，能团结同志共同奋斗。
2、敏捷。思维敏捷，对事物敏感，易于接受，善于分析；动作敏捷，做事干净利落，不拖泥带水，不拖拉，不推诿；笔头敏捷，深思熟虑之后，腹稿打就，下笔千言，立马可待，再字斟句酌，反复修改，使文章字字珠玑，无懈可击。
3、稳健。遇事细心，观察细致，考虑周详；办事稳当，不冒失从事，也不敷衍了事；待人稳重，温和文雅。
4、坚毅。做事要有百折不回、坚持到底的勇气和毅力；坚毅要求多工作能任劳任怨，工作不为人理解时仍能认真去做，甚至受到委屈时能忍辱负重；坚毅还包括要努力克服自身的缺点，做到自信、自重、自爱。
５、幽默。幽默是智慧、机敏、学识、风趣的综合表现，而不是油腔滑调或开低级庸俗的玩笑，更不是对别人的作弄或嘲讽。
６、自制。秘书人员要培养和提高自制力；在不同场合、不同情景、不同对象面前要善于选择和控制自己的情绪和行为方式；不因情绪激动而手舞足蹈，饶舌不止；也不因情绪低沉而紧缩双眉，沉默寡言；任何时候都要防止自己情绪的忽冷忽热。 如何塑造：
１、博览群书，开阔胸襟。秘书人员不能满足于只读专业书，或者说，只为了应付工作而读书，还应该为了提高自己的素养而读书。
２、培养广泛兴趣，丰富业余生活。业余生活对丰富个人生活，调节心理兴趣是必不可少的，秘书人员应该培养广泛的兴趣，文艺、音乐、体育、旅游、交友等等，凡是有益于身心健康的活动都可以进行。业余爱好不仅可以陶冶性情，培养乐观情绪，还能促进人际交往，广交朋友，丰富感情生活。
３、善于反省，自我调适。秘书人员遇到困难、挫折，甚至打击，要善于反省，即冷静地、客观地从自身寻找原因和教训，而不应总是无谓地怨天尤人，应具有“归根到底靠自己”的思想。还应善于自己进行心理调试，即俗话说的“想得开”。想得开，就是自己能开导自己，说服自己，安慰自己，能从自身寻找到有利因素去克服不利因素，从自身获取力量和信心。 ４、倾诉、宣泄、调节情绪。如果自我调试难以奏效，就只能寻找外援了。秘书人员可以向至爱挚友倾诉、发泄自己的烦恼或痛苦，可以得到对方的安慰和劝解。 五、 女性秘书怎样才能保护自己？P82
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