5、 讲求时效。秘书应以只争朝夕、锲而不舍的精神和作风去办理，按时按质办理，切不可
再拖延或半途而废。
程序：
1、 查办立项。秘书吧查办的单位、内容和目的填写查办单。单内还应写明查办的具体指标、
操作步骤、负责部门人及人员，然后呈送领导批示。
2、 查办通知。立项后由秘书将查办内容、要求与领导批示通知原经办单位、部门或人员，
要求他们在规定的时限内核实情况，予以处理。通知的形式有会议、发文、电话、派员四种。
3、 催办。通知下达后，秘书应定时催办或查问，以了解办理的进程和结果，如有重大疑难，
要及时像领导汇报。
4、 直接调查。如经催办到限时仍无结果者，由秘书直接调查。其 目的是为了摸清情况，
不宜当场表态。
5、 商讨处理。秘书对调查得来的情况进行分析研究，提出处理意见，经领导审核同意后，
再会同原经办单位、人员商讨决定，仍有原经办单位、人员处理。
6、 结案反馈。原经办单位、人员处理后，将结果反馈给秘书。秘书应审核是否正确、适当，
然后将处理结果；联通秘书审核意见呈报领导。
7、 立卷归档。最后，秘书将查办过程中的全部文件：立项单、领导批示、查办原件、调查
报告、处理结果、审核意见等组成案卷，归档备查。
四、秘书为什么要做好值班工作？P135
一般的政府机关、企事业单位的行政部门都是实行8小时工作制。白天工作，夜间休息。我国还实行每周双休日制。这样，一年365天，有52 个星期六、日，再加上10天法定假日，共有116天使非工作日。可是交通、生产、医疗
安全等部门都是每日24小时连续工作的，何况业务联系、人来人往、信息传递、自然变化也不可能都限制在工作时日之内，尤其是国际交往、世界性业务还涉及不同时区，这些都需要行政部门采取补充办法，就有了秘书的值班工作。 五、面对突发事件，秘书应如何行动？P137
1、基本原则：基本原则是加强组织领导，坚持实行统一指挥，分级、分部门负责。 2、基本要求：详细了解事件发生的时间、地点、经过、人员伤亡情况和损失情况，及时报告领导和上级。及时处理突发事件，妥善处理善后工作。写出事件的处理经过，报领导审阅后归档备查。
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3、基本内容：包括两方面的内容，一是指本系统、本组织、本单位发生了比较重大的突发事故和突发事件，需要紧急决策处理，采取果断措施；另一个是指为了防患于未然，或把突发事件消灭在萌芽状态，平时需要做好各种预防、准备性工作，设立自己的信息情报网络，建立预警系统。
4、基本过程：（1）有思想准备和心理准备。突发事件虽然不是经常发生的，但应急原却应该常记在心中，如何应对突发事件的发生，是衡量秘书心理素质和综合能力的重要方面。 （2）做好通讯准备。对处理突发事件的各种预案和措施，秘书应该了然于胸，尤其是熟悉各种通讯方式和通讯手段，如各级领导、公安局、医疗机构、交通部门等的电话、地址。 （3）问清详细情况。如秘书接到火灾的报告，应问清火灾的地点、火情、扑救情况等。 （4）采取应急措施。在非常紧急的突发事件发生后，要采取正确的应急措施。如发生大的火灾，应及时通知消防部门，应在报告领导的同时，通知公安部门派人到现场，了解消防力量是否够用，如不够应立即报告上级部门。
（5）及时向领导、上司和上级汇报、请示。如我国规定，有人员伤亡的公共卫生事件、重大事故和疫情应必须在12小时内上报卫生部及有关部门。包括事件发生的时间、地点、伤亡情况、发生原因以及当地组织救护的领导、人员、救治能力、采取的措施和需要解决的问题等。秘书人员应严格按照制度办事。
（6）根据领导指示及时处理。如就近组织人力抢险；立即组织救护力量或专业防治队伍迅速赶赴现场进行救护和疾病防治；组织专家尽快到现场查明原因，并提出报告；或依靠临近机关、单位、部队，或保护事故现场，或紧急转移机要文件和贵重物资等，并根据领导指示进一步做好善后工作。
如果属于刑事案件，必须及时拨打110，并把时间移交司法、公安部门处理。
第八章
一、秘书应注意收集哪几方面的信息？P.142
（1） 政策法规信息。主要是指中央领导人的有关方针、政策的重要讲话，国家和地
方政府颁布的法令、法规、条约等，通常以文件形式下达或在报刊杂志上公开发表、刊登。
（2） 指挥性信息。指上级机关、单位有关工作、生产的指示、指令、通知、计划、
批示以及政府主管部门的管理性、业务指导性的办法细则等，通常以内部文件、公函等形式下达。
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（3） 本单位信息。包括本单位内部的、来自上下两方面的信息以及本单位和外单位
各种直接业务往来的信息。
（4） 社会反馈信息。指人民群众对政府机关，顾客、客户对企业的信件、访问、电
话中所反映的正反两方面的反馈信息。
（5） 可比信息。指不同地区、不同国家的同类事物可作横向比较的信息，以便参照
学习。
（6） 相关信息。指粗看起来各不相干，当为研究某一课题时却互相有关联的信息。 （7） 未来信息。现代社会的决策者要富有预见性、前瞻性。 二、秘书向领导提供信息应注意哪些问题？P.147
(1) 适事。指提供信息应有针对性、适用性。
(2) 适时。领导、上司要解决或处理的问题往往有时间性，秘书提供信息也应把握
适当的时机和时间。
(3) 适度。领导、上司要解决或处理的问题往往有时间性，秘书提供信息也应把握
适当的时机和时间。
三、调查有哪几种主要类型、方法？试比较其优缺点。P.152 类型：
(1)普遍调查。简称普查，是指对总体对象中每个具体的单位都进行调查。
优点：适用于重大的基本情况调查。例：我国对人口实行普查。普查得来的资料全面、
客观、精确。 缺点：缺乏生动性、具体性。
普查范围广、对象多、工作量大，只能采用书面问卷和数学统计方法。 大规模的普查需要统一的时间限度，否则会发生偏差。
(2)典型调查。是从总体或不同类型的对象中选择个别有代表性的单位进行调查。
优点：适用于经验性调查。在人力、物力等条件不足时，典型调查是一种有效的方法。
因为它的对象少，便于集中、深入地调查，得来的材料生动而具体。 缺点：典型是调查者选定的，有人为的主观因素，选错了对象便可能前功尽弃。 典型的调查侧重于定性分析，有特殊性，如果硬性推广至总体，容易犯“一刀切”
的毛病。
(3)个案调查。就是对个别的对象进行调查，如突发事件调查。
优点：有明显的针对性。
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缺点：个案调查不局限于当地、当事人，常涉及历史背景、社会环境等其他因素。因此，
调查不能就事论事。
(4)重点调查。对调查对象总体中部分起主要作用或决定性作用的单位作调查，
再将其结果推论至其他一般单位。
优点：重点是客观存在的。重点调查既可作定性分析，又可以作定量分析。 调查方式多样，花费小，成效高。
缺点：如果各单位彼此间情况相差不大，不能硬从“矮中拔高”如此就犯了与盲目选典
型同样的错误了。
(5)抽样调查。就是从总体中抽取部分样本进行调查，将其结果推断总体。分为随机抽样和非随机抽样。
优点：兼有典型调查，重点调查，普遍调查的优点，在现代社会使用最普遍。 缺点：无法提供全面、生动、具体的资料。 方法：
（1） 观察法。就是调查者对调查对象的状态、变化进行直接凭肉眼或借助于工具、仪器
作观察、记录。
优点：分为参与观察和非参与观察。参与观察是动态的，便于了解发展变化的过程，非参与
观察是静态的，只能了解某一片段。
缺点：对于一些突发事件，只能在事后做非参与观察。
（2） 访问法。比观察法进一步，除了看还能问。访问的对象只能是人。可以通过与对象
的交流与讨论，了解更深层的内容。
优点：是与被访者面对面交谈，可以追问，可以讨论，了解情况能够全面、深入。又是边问
边看，察言观色，容易辨别情况的真伪程度。 缺点：费事费力，难以作大规模的调查。
问题难有统一、科学的标准，所得情况不易作定量分析。 （3） 文献法。指调查者查阅有关的书面资料，以获得所需要的材料。
优点： 资料丰富，事件、空间跨度上，搜集观察中受制约少，花费低。 缺点：所获得的信息滞后于现实，也缺乏生动性、具体性。
（4） 问卷法。调查者把需要了解的情况设计成不同类型的题目并组合成书面问卷，由被
调查者做书面答案。分为封闭式问卷和开放式问卷。
优点：封闭式问卷：用数字或者符号表示答案，方便计算机统计。
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开放式：便于答卷人各抒己见，答案丰富、具体，有共性，也有个性。 总体来说，问卷法可以大规模进行，省时省力。
缺点：封闭式问卷：答案有限定，无法调查特殊和深层的情况。
开放式：无法用计算机统计，只能由人工阅卷。
总体来说，题目和答案的设计会不合理，有些调查者会闭门造车，不了解实际情况。
四、研究有哪几种主要方法？试比较其侧重点。P.157
(1)归纳法。就是将多件同类的个别事物归在一起，从中概括出共同属性或特征以加深认识的研究方法。
(2)综合法。将众多的零散事物进行横向组合或纵向串联，视作一个整体研究。
(3)统计法。运用统计数据来描绘社会经济现象的状况和变化，认识社会经济规律的方法。 (4)比较法。把两个或两个以上既同类又有不同之处的事物放在一起比较、分析，可以深刻地认识各自的特点。
(5)分析法。就是将复杂的事物进行分解，联系其他有关因素，从而辨析、认识事物的本质和规律。
(6)演绎法。是逻辑推理的方法之一。
前三者适于做定量研究。后三者则宜于作定性研究。 五、重大课题的调查研究应该用怎样的程序和步骤？P.160
(1)确定调查研究的课题。是机关、单位或领导层在决策、管理、推行工作、生产以及科学实验中需要掌握的信息资料主题或必须解决的问题。秘书应更多地考虑可行性，去实施课题的调查研究。
(2)确立调查的对象、类型、方式。秘书接受课题后，首先应考虑课题的性质和要求，才能确定调查的范围，对象多少，用何种方式进行调查。
(3)拟定调查项目和题型。课题是调查研究的总体内容和要求。拟定调查项目和提型，应遵循“必要的”和“可能的”的原则。
(4)规定调查的时间和地点。应考虑好时间因素，事过境迁的话，调查研究就会失真。我国地域辽阔，各地区间差异大，调查者应注意到地区特点。
(5)制定调查研究计划。计划一般包括调查研究的主题、目的、对象、范围、步骤、人员和组织安排、经费等。
(6)组织调查研究实施。重大的调研活动可以分成几个小组或几个阶段进行，要根据情况的变化，修改计划。调查研究应注意深入全面。
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