第五章单证管理
单证管理是出单中心日常运营中的一项重要工作，也是监管重点。各级出单中心单证管理员及使用人员应按照公司单证管理规定及实务，做好单证的领用、发放、收集、整理等工作。本手册第六章内容可满足大部分日常单证管理工作，其他具体事项可参考附件5、附件6。 5.1 承保单证管理 5.1.1 单证发放
出单分中心单证管理员向出单中心提交单证领用申请，从办公室领用本分中心使用的承保业务单证。出单分中心单证管理员向出单员、业务员、中介机构发放保险单证，应根据业务规模、单证使用情况、历史信用记录，按年度签订《重要单证限量领用授权书》，确定领用单证种类及每次最大发放数量。一般情况下限发一个月的使用量，且满足第三次领用时收回第一次领用的单证。 5.1.2 单证领用
出单员、业务员向出单分中心单证管理员领用单证，单证管理员应按照限时限量领用制度发放单证，严格按照规范填写单证管理台账，领用人必须当面清点并在领用台账上签字确认，做好个人领用的记录工作。
中介机构、代理点领取单证，应指定具体业务员为单证的代领人。如果业务员为代理单位领用单证，必须告知单证管理员并在单证领用台账备栏中注明所代理的中介机构。单证代领人应建立中介机构单证领用台账，中介机构在领取单证时签字确认。单证代领人负责对代领单证的回收、核对、清查工作，并有义务向代理网点、中介公司明确我公司单证管理方面制度和要求，公司对代领人视同单证使用人，代领人有义务对发放出去的单证负全责。 5.1.3 单证保管
空白保单领用后，保管应视同有价证券，应做到不离开自已的视线范围，尤其是在外部
出单点必须做到这一点，离开视线必须上锁保管。 5.1.4 单证使用
（1）单证的使用应按照各类单证印刷号由小到大的顺序使用，不得跳号、错号使用。 （2）出单员每日应对当天使用的单证进行整理、核对，保证已使用单证及未使用空白单证总数正确。对投保单、投保资料、保险单、保险发票等资料进行清分归类，投保资料、投保单附表等要附贴在投保单后面，对非标准的纸张进行修剪，规格小于投保单。
（3）出单员、业务员、中介机构领用的空白未使用完的保单，保留时间期限最长不得超过两个月。领取超出两个月没有使用完的空白单证必须将单证交回单证管理员核对，如需继续使用重新办理登记手续。 5.1.5 单证整理装订归档
（1）单证整理归档前，首先要检查单证是否联机销号，是否顺号正常使用等，其次要检查单证的完整性。
（2）作废单证不得随意撕毁或缺页，要在单证各联上加盖“作废”章后，将其与有效保单或批单一并按单证流水号装订归档。作废的交强险标识及保险卡单独整理装订，对于补办标识的补办申请每月要核查，无误后上报至单证管理员。
对于作废的非车险通用全打保单，应在收集全部联次并在各联上加盖“作废”章后，与正常已使用的非车险通用全打保单单证联一并装订归档。
（3）保单和批单按100份（*1号-*100号）装订归档，若保单副本后所附承保材料较多，也可每50份（*1号-*50号）装订归档，每一归档业务卷宗内，须有卷宗目录（目录内容：险种名称、流水号或保单号段等）、卷宗封面、脊背应注明保险单出单年度、机构、险种名称、保管期限、起止号码（流水号或保单号）等。
（4）车险保单按单证流水号顺序装订成册。车险合同的装订顺序：
保险单副本。
投保单。同时投保交强险和商业保险的车辆，投保单附贴在交强险保单的背面；多车投保填写了投保单附表的，将附表与第一张保险单副本一同装订。
购车发票复印件、合格证复印件、行驶证复印件、身份证复印件或组织机构代码证复印件、约定驾驶员的驾驶证复印件。
其他资料。
(5)车险批单副本按批单流水号单独装订保存。如果客户同时批改商业险、交强险，只需提供一套批改申请，批单申请书、批改所需相关资料随交强险批单归档。批单装订顺序应为：批单副本、批改申请书、批改所需相关资料。因全部退保或赔偿而终止责任的业务，原则上应收回保单正本，及相关的保险标志和保险证，并将保险标志和保险证粘贴在保单正本上。如有特殊原因无法收回的，要由相关人员出具书面说明。
(6)非车险通用保单的装订方式是按业务联、单证联分别装订归档：通用保单第一联业务联按保单号顺序装订归档，投保单、投保资料随此联归档。通用保单第二联单证联按单证流水号顺序装订归档。
每份非车险合同的装订顺序： 保险单副本。 投保单。
投保资料、投保清单及其他相关资料。
(7)非车险批单副本按批单流水号单独装订保存，批改申请书及批改资料附批单副本后面。因全部退保或赔偿而终止责任的业务，原则上应收回保单正本，如有特殊原因无法收回的，要由相关责任人出具书面说明。
(8)单证整理装订后，单证使用人应填写《已使用单证交接单》（内容包括：单证名称、
单证流水号段、数量、作废单证号明细），连同单证实物一起，交单证管理员审核无误后，双方签字。单证代领人（业务员）在回交中介机构、代理点单证时，需提交《中介机构单证领用、使用回收交接表》，连同已使用单证交给分中心单证管理员。单证管理员对已使用单证在单证系统中进行单证核销后，单证归档。
第六章风险提示
出单中心是公司保单的生产中心，承担着公司核心业务的后台保障工作。公司年总保单量已突破一亿份，在如此规模庞大的业务量下，对于出单中心这个链条式的运营平台，控制出单风险已成为每位管理者、操作者的必修课。本手册主要对操作环节的风险点做出提示，本章则将全流程的风险点整理分类，重点提醒。 6.1权限管理风险提示 6.1.1 机构权限管理
（1）出单中心负责落实出单资格管理的制度要求，协同相关部门规范审批流程，对申请设立的内部出单点，应从合作机构资质、出单人员资格、出单业务类型和范围等方面开展审核备案。对申请设立的外部出单点，应按照《外部出单点管理办法》规定进行审核备案。
（2）外部出单点必须严格满足下列条件方可设立：
①外部出单点在保险中介机构设立的，应确认保险中介机构具备有效的工商营业执照、保险经营许可证、组织机构代码证，须与公司签订《保险代理合同书》或《保险业务合作协议》，且在有效期内。外部出单点在政府便民服务机构、交通管理部门设立的，须符合当地监管机构、行政管理机构规定。
②外部出单点必须设立在保险中介机构营业场所内或政府便民服务机构、交通管理部门办公场所内。在保险中介机构设立外部出单点的，网点地址须与保险经营许可证上载明的营业地址一致。
③拟设外部出单点的中介机构应资信状况良好，内控制度健全，与公司有良好的业务合作基础，且在保险经营活动的2年内无不良记录。
④拟设外部出单点须具备一定面积的专用办公场所和醒目的公司标识，且出单办公设备配备齐全。