管 理 文 件 标题：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 文件编号： HY/M0 -2013 版本状态： A/0 页 码： 16 1.10 落款规定
公司及部门名称在文件末尾的右下方，其正下方插入中文日期。字体为仿宋，五号，黑色。 1.11 行文栏规定
行文栏包含主题词、发送、抄报、校对人、核稿人、签发人、印发、印发数量、公司名称及部门名称、发文日期等项目，具体项目根据行文内容而定。 行文栏统一标在文件最后一页的下方，文字下面带下划线，以示标注。 1.12 密级位置规定
秘密及以上级别的文件，密级标志统一放在标题的右下方，正文的右上方。 2．管理类文件的编号方式及组成 :
公司代码 /文件类别代码. 顺序号-发布年份月份-版本号 如：HY/MD.001-2013.05-A0
2.1 公司代码：由公司“弘亿”名称拼音的第一个大写字母组成，即HY。 2.2 文件类别代码：文件种类的拼音缩写
各部门下发文件类别 公司高层管理文件（(高层\\董办\\总办下发文件) 综合部 客户服务中心 工程管理部 项目管理办公室 物业管理部 公共关系部 财务部 人力资源部 监察中心 农艺部 拼音缩写 GL ZH KF GC XM WY GG CW HR JC NY 2.3 顺序号
按编写的先后顺序进行编号，从001开始。 2.4 发布年份月份
管 理 文 件 标题：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 文件编号： HY/M0 -2013 版本状态： A/0 页 码： 17 文件发布的年份以公历年份的四位数字记录，月份以公历月份的两位数字记录。如一月，标记为：01，12月标记为12。 2.5 版本号
首次发行的版本序号为 第A0版，发行后文件内容如果有少许修改，则修改后的版本号为第A1版，依此类推，第A2、A3?版。文件内容如果有大的变动，经换版后的版本序号分别为第 B0、C0 ?版。 2.6 文件废止标注
文件、制度需要修订的，除了在文件编号上加以区分外，同时要在新的文件中注明原来的文件废止时间。
3. 公文、公告、通知类文件的编号方式 及组成 文件类别[发布年份]顺序号 如：弘亿高字[2013]001号
3.1 文件类别：发文部及对应缩写。
发文部门 公司高层管理文件（(高层\\董办\\总办下发文件) 综合部 客户服务中心 工程管理部 项目管理办公室 物业管理部 公共关系部 财务部 人力资源部 监察中心 农艺部 发文部门对应缩写 高字 综字 客字 工字 项字 物字 公字 财字 人字 监字 农字 3.2 发布年份
公文发布的年份以公历年份的四位数字记录。 3.3 顺序号
按编写的先后顺序进行编号，从001开始。
管 理 文 件 标题：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 文件编号： HY/M0 -2013 版本状态： A/0 页 码： 18 4. 文件编写原则
制度文件内容以实际工作为基础，正文语言应坚持“意思清楚、言简意赅、服务工作和管理”的原则，在文件排版上力求美观和节约纸张。颁布制度时应与相关部门多沟通，确保制度规定符合工作和管理需要，保持制度文件的可行性和严肃性。 5. 发文规定
5.1 以公司或部门名义向各部门的发文由发文部门起草之后，交由总经理审阅，总经理同意之后在《弘亿国际文件资料发放审批表》 （见附件）上签署发文意见，如果事件紧急，在总经理授权的情况下，可以交由高层相关副总经理审阅并签署发文意见，然后在总经办填写《弘亿国际文件发放记录表 》 (见附件)登记备案后方可签章发文。
5.1.1 以公司名义的发文由总经办负责起草，然后经过综合部对文件格式、保密等级、文件编号进行审定，再上报总经理审阅，经总经理同意后签署发文意见，或在总经理授权的情况下，可以交由分管副总审阅并签署发文意见，然后交总经办办理发文登记，备案签章后由总经办负责发文。
5.1.2 以部门名义的发文由部门负责起草，再经部门经理审阅，然后经过综合部部对文件格式、保密等级、文件编号进行审定，部门有分管副总的，分管副总同意后签署发文意见，然后交总经办办理发文登记，备案后由部门负责签章发文。
5.2 各部门的管理文件由各部门负责起草，起草后先经过综管部对文件格式、保密等级、文件编号进行审定，再由部门上报总经理审阅，经总经理同意后签批，然后交总经办办理文件登记，备案签章后，应用于公司范围的管理文件由总经办负责颁发，仅应用于本部门不涉及其他部门的管理文件由部门负责颁发。
5.3 公司管理文件、重要公文等原件由总经办负责登记保管。 6. 文件接收管理规定
6.1 凡外来综合公文、重要电文、刊物、传真等文件，除要求公司领导亲启外，一律由综管部签 收，由综管部负责人审核、分类、办理登记之后，交由相应部门签收、处理。
6.2 文件传阅速度，从送出至收回，一般应控制在24小时之内，至多不得超越2天。 为保证工作落实，遇有任务紧急，时间性强的文件，可越级传阅，即先送于落实文件指定任务的领导和部门，然后送其他领导传阅。 五、附则：
1. 本制度的拟订和修改由综合部负责，经总经理批准后执行。
文件编号： HY/M0 -2013 管 理 文 件 版本状态： A/0 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 页 码： 19 本制度的最终解释权归公司综合部。
部门公章管理制度
HY/ -2013
标题： 2.
管 理 文 件 标题：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 文件编号： HY/M0 -2013 版本状态： A/0 页 码： 20 （A/0版）
河南省弘亿国际农业科技股份有限公司
年 月 日发布 年 月 日实施
文件审批、更改记录表
HY /MR