新性渠道少;正式多,非正式少等问题。”5
2.造成我国管理沟通障碍的主要因素
造成我国管理沟通障碍的因素是有很多的,主要有以下几个方面:(1)人们有选择地接受消息,即“接受人的信息过滤。”6在企业中,部门和位置不同的人们的立场也不同。人们选择接自己受感兴趣的信息:与自己相关的、对自己有利的信息。沟通双方无法准确地接受并理解原本的信息,使沟通发生障碍。(2)组织结构的影响。组织结构的庞大和管理层次的增多就会使信息传递的质量和速度降低,信息不能全面和及时的传递,这也影响了管理沟通。“正式沟通网络是沿着组织的权责路线建立的,几随着组织的增长和扩大,这些‘网络’中便倾向于变得大而复杂,同时又没有很多的计划工作,在这种情况下,‘沟通’网络中便开始出现缺陷。”7(3)组织文化的影响。目前国内对企业文化的认识不统一,这使得我国企业的组织文化并没有深入到员工心中,更没有渗透到员工的工作行为中,更不用说有效沟通对于发展组织文化的反作用了。企业文化不但会影响到人际关系和工作氛围,还可以影响企业管理制度的建立,从而对管理沟通发挥作用。企业文化的制定、传播、反馈本身就是一个沟通的过程。
二、管理沟通理论分析
现就管理沟通的概念、意义传统形式和现代发展趋势对管理沟通理论做出以下分析:
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董玉芳、何大伟.中国企业管理沟通问题及对策研究[J].经济问题,2005,(03):33. 王德中.管理学[M].成都:西南财经大学出版社,2002,393.
张霞、胡建元.管理沟通的障碍与疏通[J].企业活力,2005,(01):62-63.
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(一)不同管理沟通概念分析及其比较
管理沟通有很多不同的定义,现就以下四种管理沟通的概念来进行分析和比较。第一种管理沟通“既指组织信息的正式传递,又包括人员、群体间的情感互访”。8在此定义下的管理沟通除了包括组织规定的文件、信函、报告和会议等;还强调了人员和群体的感情关系。矛盾和冲突出现时,要换位思考、互相了解、互相理解、彼此尊重、互相信任。融洽气氛下的感情沟通是管理沟通的重要内容。第二种管理沟通“是围绕企业经营而进行的信息、知识与情报的传递过程,是实现管理目的的媒介,也是企业有效运作的润滑剂。”9在此定义下,知识也是传递的内容之一,管理沟通这一种媒介暗含了一种学习的氛围;管理沟通是管理目标的实现和管理职能的履行的保证;管理沟通还是管理者必须掌握的管理技能之一。第三种管理沟通“是为了达到既定目标,用一定的符号,把思想、感情和信息在组织人员之间进行传递的过程。”10虽然定义中没有体现出这个管理沟通侧重企业中人与人、人与机器(如工人操作机器)和组织与组织的交流,但是这三个交流范畴缺一不可。最后一种管理沟通是建立在“沟通有机-机沟通、人-机沟通和人-人沟通三种类型”11的基础上的,“在这三种类型中,我们把人-人沟通称为管理沟通。”12这个管理沟通仅仅指人与人通过语言或文字进行的观点、思想、态度和情感的,其范畴明显较小。人与人之间的交流受到心理因素的影响较大,较为特殊。
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罗锐韧、曾繁正. 管理沟通.[M].北京:红旗出版社,1997,2. 康清.管理沟通教程[M].上海:立信会计出版社,2003,26. 10
安维、孙健升.现代企业管理[M].北京:中国金融出版社,2005,315. 11
魏江. 管理沟通——理念与技能[M].北京:科学出版社,2001,4. 12
魏江. 管理沟通——理念与技能[M].北京:科学出版社,2001,4.
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尽管有着不同的定义,但管理沟通的要素都包含以下三点:以实现组织目标为目的;在实现管理职能和履行管理职责过程中实现;传递内容包含信息、观点、思想、态度和情感等。
(二)管理沟通的意义
管理沟通有着十分重要的意义,主要体现在:
1.管理沟通贯穿了整个管理过程。管理是一种组织行为,包括信息获取、信息传递。管理沟通存在于管理过程的每一个环节;如果没有管理沟通的存在,管理的全过程就会被打断。“管理离不开沟通,沟通渗透于管理的各个方面。正如人体内的血液循环一样,如果没有沟通的活动,企业也会趋于死亡。”13管理的计划、组织、领导和控制等职能都需要采集信息、交流信息,这些正是管理沟通的活动和过程。在现代信息经济时代,信息本身被认为已经取代了资本,成为企业最重要的资源之一。管理沟通在企业管理中最为核心,帮助其他管理活动的顺利进行。
2.管理沟通促进了员工的感情交流。管理沟通既包括组织信息的正式传递,还包括员工间的情感交流。管理沟通可以使大家相互了解,相互尊重,彼此依赖,关系融洽。良好的管理沟通可以稳定员工的情绪,使员工感受到被尊重和信任,培养员工的责任感、认同感和归属感。企业文化也是一种信息、思想、情感、态度和观点的交流,可以算是一种较高的管理沟通。管理沟通使企业管理的要求转化为员工的观念和行为,从而使个人目标和企业目标相统一。
3.管理沟通实现了管理创新。加强企业管理沟通、提高企业管理沟
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张征.管理沟通的三条高速路[J].企业改革与管理,2005,(01):56.
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通效率,才有可能实现管理创新。作为企业管理中的一部分,管理沟通效率的提高可以促进企业管理效率的提高,也可以培养员工的创新意识。管理变革的过程中存在着各种阻力和障碍,管理者就可以用沟通的方式消除这些不利因素,甚至把不利因素转化为有利因素,实现变革并推动创新,帮助管理目标的实现,提高企业绩效。
(三)传统管理沟通的主要形式
传统管理沟通的主要形式可以分为语言沟通和非语言沟通。 1.语言沟通是使用语言和文字的沟通,可以分为口头沟通和书面沟通。(1)口头沟通。这是用语言进行的沟通,即面对面的交谈,包括面谈、小道消息、会议、演讲、闭路电视和电视会议等等。日常生活中的大多数交往依靠口头沟通,因此这是最普遍常用的传统管理沟通的方式。口头沟通最为方便,也最能为人所接受;能够迅速地传达信息,并立即就收到反馈;当不清楚的信息出现时,可以让传递者给与补充说明;可以配合语调、手势和表情,让信息传递得更明白;可以目睹当事人的面部表情,体会内在意义。但口头沟通会因个人理解而不同;面对面的压力会使人心理紧张;没有被记录下来,容易被曲解或最终失散。(2)书面沟通。这是以文字书写进行的沟通,最常见的有信件、信函、通知、文件、传真、备忘录、组织刊物等等。书面沟通文字不多、通俗易懂,但表达清楚。书面沟通有文字记录,需要时可以查证并长期保存;用词准确,表达清楚,不易引起误解。但书面沟通没有口头沟通方便和直接,花费的时间较多;无法得到当面的补充说明和立即信息反馈;容易被断章取义、望文生义。需要补充一点:电子邮件也是书面沟通的一种,但
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是它却有迅速的特点。企业中的沟通一般用的就是语言沟通。
2.非语言沟通,“就是肢体语言的沟通方式,”14包括语调、眼神、手势、面部表情和其他的身体动作,如挠头、拍手、跺脚等等。人的每个身体动作都有一定的含义,在一些特殊的情况下,非口头沟通也能像语言沟通一样单独地传递信息。非口头沟通在与口头沟通配合使用时,能够传达更加完整的信息;可以在不便使用语言沟通时进行;可以反映人们的真实情感。但是,语言表达与非语言表达在沟通中不一致,在使用时必须小心,以免产生歧义和误解。
(四)现代管理沟通的发展趋势
1.现代管理沟通的发展有以下五个趋势:
(1)控制型。企业控制管理沟通中的信息(包括观点、思想、态度和情感等),这是现代企业管理沟通的一个重要发展方向。大量信息的涌入使获取企业真正需要的信息的难度增加了,企业组织结构和组织环境要方便能最及时、全面、准确地获取和控制信息。控制信息从哪儿流向哪儿、怎样流(过滤、分流)、流多少、流多快。“组织间的一个差异就在于几边界是否可渗透.开放的组织其边界具有可渗透性.很多信息可以进入组织内部,而封闭的组织只有很少的信息可以渗透其边界。”15
(2)感情型。企业管理沟通中,不但有信息的沟通,还包括了感情的沟通。沟通的主体都是充满了感情的人,受心理因素和非理性因素的影响。他们的感情应用到了工作当中。他们的行为受到直觉和感受的牵制,理性因素对其影响较小。这种人对别人的表扬和批评都十分在意,
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林钦荣.企业心理学[M].台北:扬智文化事业股份有限公司,2000,274.
严文华.20世纪80年代以来国外组织沟通研究评价[J]外国经济与管理,2001,(02):16.
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