厦门市澎澎冷冻调理食品有限公司 文件编号 版本号.修改码 PP/QM01 1.0 第 11页 2007/4/1 质量手册
共 38页 生效日期 第九章 文件控制程序
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目的
阐述质量管理体系的文件的结构与总要求。 适用范围
适用于质量管理体系文件的管理和控制。 职责
3.1 总经理
3.1.1 负责对文件的批准。 3.2 管理者代表
3.2.1 负责组织质量手册和程序文件的编写； 3.2.2 负责对质量手册和程序文件的审核。 3.3 管理部
3.3.1 负责质量手册的编制； 3.3.2 文件原稿的归档； 3.3.3 文件控制状态的标识； 3.3.4 文件发放、回收；
3.3.5 负责外来文件收集与管理。
3.4 各部门负责相关文件的制定与部门相关文件的日常管理。 内容
4.1 质量管理体系文件分类
4.1.1 质量手册，包括质量方针与目标；程序文件。
4.1.2 作业标准(包括必要的检验标准、作业指导书、操作规范以及相关的法律法规、国家或行业
标准)；
4.1.3 表格或记录。 4.2 编写
4.2.1 文件根据公司管理的需要，由各部门主管组织进行编写。 4.2.2 文件版本
4.2.2.1 首版文件版本号一律为1；改版：每改版一次后，件版本号升级，如：首版为1，则
第一次改版，版本号升级为2，第二次改版，版本号为3，依此类推。当文件需做重大更改，管理部填写 《文件更改申请》经管理者代表审批后，组织改版，改版视为重新编制文件。
4.2.2.2 每修订一次，修改码进行升级，如：首码为0，则第一次修订，升级为1，第二次修
订，升级为2，依此类推。换页：当更改内容较多时，由管理部统一发放更改页收回原文件，更改页修改码进行升级，《文件更改申请》由管理部存档。
4.2.2.3 划改：更改内容少时，由相关部门根据《文件更改申请》中更改稿的内容到文件持
有人处进行划改。并在划改处签上更改人姓名，此时修改码不变，《文件更改申请》由管理部存档。
4.2.3 文件的编号：
4.2.3.1质量手册的编号方法如下：
4
厦门市澎澎冷冻调理食品有限公司 文件编号 版本号.修改码 PP/QM01 1.0 第 12页 2007/4/1 质量手册
共 38页 生效日期 PP/ QM 01 代表质量手册
代表厦门澎澎冷冻调理食品有限公司
4.2.3.2作业文件的编号方法如下： PP/ QW □□□ - □ 代表顺序号
代表ISO 9001标准条款号 代表作业文件
代表厦门澎澎冷冻调理食品有限公司
4.2.3.3 质量记录的编号方法如下：
PP/ QR □□□ -□□ 代表顺序号
代表ISO 9001标准条款号 代表质量记录
代表厦门澎澎冷冻调理食品有限公司
厦门市澎澎冷冻调理食品有限公司 文件编号 版本号.修改码 PP/QM01 1.0 第 13页 2007/4/1 质量手册
共 38页 生效日期 4.2.4 各部门的代码如下表： 部门 总经理 生产部 代码 ZJL SC 部门 管理部 财务部 代码 GL CW 部门 质检部 代码 ZJ 4.3
4.4
4.5
4.6
4.7
4.8
审核、文件的审批
4.3.1 质量手册/程序文件由管理部编写，管理者代表审核，总经理批准； 4.3.2 作业标准由主管部门编写，部门主管审核，总经理/管理者代表批准。 发放、归档
4.4.1 管理部负责将各部门编制的且经批准后的文件原稿背面盖“原件”章，及时归档，将其列入
“文件一览表”。
4.4.2 经批准发行的文件，管理部依文件内容所涉及的部门确定分发范围，并复印相应的份数。 4.4.3 管理部根据文件的内容与发放对象，确定文件是否受控，在文件正面的上方，受控文件盖“受
控”章，非受控文件盖“非受控”章或不作标识。
4.4.4 管理部根据4.3.2所确定的文件发放范围进行发放，发放时收文单位于“文件收发台帐”上
签收。“文件收发台帐”上所定的分发文件均属受控文件，非受控文件不作发放记录。 文件的日常管理
4.5.1 文件应保持清洁，不得在受控文件上乱写乱画，涂改或撕页等，不得私自外借。 4.5.2 文件保管场所应保持在干燥、通风、安全的地方，以利于文件的贮存。 4.5.3 非本部门人员查阅文件须经部门主管同意方可进行查阅。 4.5.4 若由于某种原因造成文件破损时，须用旧件进行更换。
4.5.5 涉及公司保密的文件，应在文件加盖“机密”章，使用部门应对文件的内容保密，同时对机
密文件应另行保存，以免泄密。 评审与修订 4.6.1 定期评审
管理部每年组织各部门检查文件的有效性、适用性、充分性，必要时提出相关文件修订与否的意见。 4.6.2 不定期评审
各级管理人员在文件使用过程，如发现文件有修改的必要时，反馈相关信息到管理部和原文件编写部门。 4.6.3 文件修订
4.6.3.1 当文件经评审后发现须进行文件修改时，原编写部门应提出“文件修订申请表”，经
原审批部门批准后，进行修改，并按4.2---4.5进行归档，发放与日常管理。
4.6.3.2 对文件修订部分以突出的背景显示。 作废文件的管理
4.7.1 作废文件原件盖“作废章”，其他回收的复印件由管理部负责直接销毁。
4.7.2 作废文件的保存期限订为二年，超过保存期限的作废文件由管理部直接销毁。 外来文件管理
凡各部门如工作需要，并且产品形成有关的外部制定的文件或资料列为工作执行的依据或标准时， 这些由外部所制定的文件须列入文件的控制，纳入受控管理。（包括客户的资料、规范及使用的国家/行业标准、国际标准以及设备说明书等。） 4.8.1 登记
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共 38页 生效日期 当收到外来文件时，相关部门须将其登记在“文件一览表”上。 4.8.2外来文件的编号与版本
4.8.2.1登记外来文件时，以其编号版本为编号版本。
4.8.2.2若外来文件无编号版本时，则依文件编码规定进行编号。如：管理部于2004年12月登记
的第一份没有编号与版本的外来文件依如下表示进行登记：
编号：WL-041201
4.8.3外来文件的发放、签收、回收时按内部文件作业规定处理。
4.8.3.1外来文件的发放由登记部门的负责人决定发放部门与数量，并签字确认后复印需求数量，交管理部盖上“外来文件”章后方可发行。 5
相关记录
5.1 PP/QR4.2.3-1文件一览表 5.2 PP/QR4.2.3-2文件更改申请表 5.3 PP/QR4.2.3-3文件收发台帐
厦门市澎澎冷冻调理食品有限公司 文件编号 版本号.修改码 PP/QM01 1.0 第 15页 2007/4/1 质量手册
共 38页 生效日期 第十章 记录控制程序
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目的
建立并保持记录，以提供符合要求和体系有效运行的证据。 2 适用范围
适用于记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置。 3 职责
3.1 各责任部门负责相关记录的标识、收集、检索、利用和保存。 3.2 管理部负责对记录的管理进行监督。 4 内容
4.1 表单编制
4.1.1 各部门根据实际控制需要设计表单的格式，经部门主管批准，报管理部备案后使用。 4.1.2 表单更改时经部门主管批准，管理部备案后，原表作废。 4.2 填写
4.2.1 记录应使用钢笔或圆珠笔认真填写，不得使用铅笔。要求内容完整，字迹清楚，不得随意涂
改。
4.2.2 填写错误需要更正，用双线划去原内容后填写正确内容，更改人须在更改后的内容旁签名。 4.3 记录编号
各责任部门记录填写人应对记录进行编号,如:流水号、时间，编号写在记录的右上方。
4.4 收集与归档
4.4.1 各责任部门定期收集相关记录，并定期整理。 4.4.2 各责任部门对记录定期按类别归档。 4.5 日常管理
4.5.1 记录应依编号的顺序整理，存放在通风、干燥的地方，防止潮湿变质、损坏和丢失，以便于
查阅。
4.5.2 非本部人员借阅、调用记录时经部门主管同意后,方可借阅、调用。
4.6 所有记录的保存期限一般为二年，除有特殊规定，按其规定保存。管理部在“质量记录清单”中
表述记录的保存期限。
4.7 超过保存期限的记录，经部门主管批准后，进行销毁。 4.8 人员调动时应做好记录移交。
5、质量记录
5.1 PP/QR4.2.4-1质量记录清单