第六章 Access 2003关系数据库的使用
任务一 学生管理数据库的建立
知识技能点： 掌握Access2003的启动、退出； 使用Access2003定义数据库和表； 查询的建立方法； 窗体的建立方法； 报表的建立方法 文件的打印。
任务引入
王君在育才学院教务处工作，本周市教委要求他把学生信息做一个数据库。下面以学生管理数据库为例介绍数据库的建立过程及使用方法。示例为Access2003关系数据库系统。
图6-1 学生管理数据库的主画面
任务分析
在Access2003关系数据库环境下，把有关“学生”的信息输入到计算机中的“学生管理数据库”中并保存起来，这就是王君要做的第一项工作。而完成数据表的建立是其中一项最基础最重要的工作，这里面涉及到字段的定义、数据的录入、修改、复制、删除、保存等基础性知识点，掌握良好的操作方法和操作习惯对优化数据库有很大帮助，同时也为进一步的处理数据打下基础。
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任务实施
步骤一：分析 “学生管理”数据库的功能
要完成本工作，在采集数据前，我们首先建立一个命名为“学生管理”的数据库并分析其功能，在这个数据库中建立二个数据表“学生”表、“学生成绩”表。
步骤二：建立并保存数据库文档“学生管理”
1．启动Access 2003
步骤：
1）单击“开始”按钮，打开开始菜单。 2）将鼠标移动到“程序”项，这时出现级联菜单。
3）在此菜单中单击“Microsoft Access”，启动Access 。 2、建立数据库
在主画面出现（图6-2）：
图6-2 开始界面
单击“新建文件”按钮，打开6-3：
图6-3 新建文件
选择“空数据库”打开新建数据库对话框6-4：
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图6-4 创建库文件
在对话框中输入数据库文件的路径、名字，系统会创建一个新文档，文档名是“学生管理.mbc”，如图6-5：
图6-5 学生管理库界面
观察此窗口的组成，回答以下的问题：
1）学生管理数据库由几个对象组成，分别是什么？ 2）标题栏上显示的文档名是什么？
步骤三：建立数据表学生、学生成绩。
图6-6 建立表
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1、建立表
表是Access数据库的基础，是存储数据的地方，其他数据库对象，如查询、窗体、报表等都是在表的基础上建立并使用的，因此，它在数据库中占有很重要的位置。为了使用Access管理数据，在空数据库建好后，还要建立相应的表。Access表由表结构和表内容两部分构成，先建立表结构，之后才能向表中输入数据。我们在吴老师的工作过程中。了解一下表的建立，包括Access数据类型、建立表结构、向表中输入数据、字段属性的设置以及建立表与表之间关系等内容。 1.1 Access数据类型
王君在设计表时，必须要定义表中字段使用的数据类型。Access常用的数据类型有：文本、备注、数字、日期／时间、货币、自动编号、是／否、OLE对象、超级链接、查阅向导等。
Access数据类型见表1-7。
表1—7 Access数据类型
数据类型 用 法 大 小 最多255个字符 文本或文本与数字的组合，例如地址；也可文本 以是不需要计算的数字，例如电话号码、零件编号或邮编 Microsoft Access只保存输入到字段中的字符，而不保存文本字段中未用位置上的空字符。设置“字段大小”属性可控制可以输入字段的最大字符数 备注 长文本及数字，例如备注或说明 可用来进行算术计算的数字数据，涉及货币数字 的计算除外(使用货币类型)。设置“字段大小”属性定义一个特定的数字类型 日期/时间 日期和时间 货币值。使用货币数据类型可以避免计算时货币 四舍五入。精确到小数点左方15位数及右方4位数 自动编号 在添加记录时自动插入的惟一顺序(每次递增1)或随机编号 字段只包含两个值中的一个，例如“是/否”、“真/假”、“开/关” 在其他程序中使用OLE协议创建的对象(例如Microsoft Word文档、Microsoft Excel电OLE对象 子表格、图像、声音或其他二进制数据)，可以将这些对象链接或嵌入到Microsoft Access表中。必须在窗体或报表中使用绑定对象框来显示OLE对象 超级链接 存储超级链接的字段。超级链接可以是UNC路径或URL 创建允许用户使用组合框选择来自其他表查阅向导 或来自值列表中的值的字段。在数据类型列表中选择此选项，将启动向导进行定义 最多64,000个字符 最大可为1 GB(受磁盘空间限制) 4个字节。 8个字节 8个字节 1、2．4或8个字节。 最多64,000个字符 是/否 1位 与主键字段的长度相同，且该字段也是“查阅”字段；通常为4个字节
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注意：“数字”、“日期／时间”、“货币”以及“是／否”，这些数据类型提供预先预定义好的显示格式。可以从每一个数据类型可用的格式中选择所需的格式来设置“格式”属性。也可以为所有的数据类型创建自定义显示格式，但“OLE对象”数据类型除外。 1.2 建立表结构
建立表结构有3种方法，一是在“数据表”视图中直接在字段名处输入字段名；二是使用“设计”视图；三是通过“表向导”创建表结构。 1.2.1使用“数据表”视图
(1)如果还没有切换到“数据库”窗口，可以按[F11]键从其他窗口切换到数据库窗口。 (2)请单击“对象”下的
，然后单击“数据库”窗口工具栏上的“新建”按钮。
(3)双击“数据表视图”选项，将显示一个空数据表。
(4)重新命名要使用的每一列：请双击列名，键入列的名称，命名方式必须符合Access的对象命名规则，然后再按Enter键。
(5)随时可以插入新的列：单击要在其右边插入新列的列，然后单击“插入”菜单中的“列”命令。按步骤4中的说明重新命名列的名称。
(6)在数据表中输入数据。
将每种数据输入到相应的列中(在Access中，每一列称作一个字段)。例如，如果正在输入姓名，将名输入在名的字段中，而将姓输入在另一个不同的字段中。如果输入的是日期、时间或数字，请输入一致的格式，这样Access能为字段创建适当的数据类型及显示格式。在保存数据表时，将删除任何空字段。
(7)在已经将数据输入到所有要使用的列后，单击工具栏上的“保存”按钮
来保存数据表。
(8)在保存表时，Access将询问是否要创建一个主键。如果还没有输入能惟一标识表中每一行的数据，如零件编号或ID编号，它将建议选择“是”。如果已经输入能惟一标识每一行的数据，可以指定此字段为主键。
注意：除了重新命名及插入列外，在保存新建数据表之前或之后，也可以随时删除列或重新排序列的顺序。
在“学生管理”数据库中，使用“数据表”视图建立“学生”表，学生表结构如表1-8所示。
表6-8“学生”表结构
字段名 学号 姓名 性别 出生日期 专业 入学成绩 团员 简历 类型 文本 文本 文本 日期/时间 文本 数字 是/否 备注 5