(3)单击“格式”菜单中的“隐藏列”命令。这时，Access就将选定的列隐藏起来。 2．显示隐藏的列
如果希望将隐藏的列重新显示出来，操作步骤如下： (1)在“数据库”窗口的“表”对象下，双击“学生”表。
(2)单击“格式”菜单中的“取消隐藏列”命令，在“列”列表中选中要显示列的复选框。 (3)单击“关闭”按钮。
这样，就可以将被隐藏的列重新显示在数据表中。 ? 冻结列
在通常的操作中，常常需要建立比较大的数据库表，由于表过宽，在“数据表”视图中，有些关键的字段值因为水平滚动后无法看到，影响了数据的查看。例如，“教学管理”数据库中的“教师”表，由于字段数比较多，当查看“教师”表中的“联系电话”字段值时，“姓名”字段已经移出了屏幕，因而不能知道是哪位教师的联系电话。解决这一问题的最好方法是利用Access提供的冻结列功能。
在“数据表”视图中，冻结某字段列或某几个字段列后，无论用户怎样水平滚动窗口，这些字段总是可见的，并且总是显示在窗口的最左边。
例，冻结“教师”表中的“姓名”列，具体的操作步骤如下： (1)在“数据库”窗口的“表”对象下，双击“教师”表。 (2)选定要冻结的字段，单击“姓名”字段选定器。 (3)单击“格式”菜单中的“冻结列”命令。
此时水平滚动窗口时，可以看到“姓名”字段列始终显示在窗口的最左边。
当不再需要冻结列时，可以取消。取消的方法是单击“格式”菜单中的“取消对所有列的冻结”命令。
? 设置数据表格式
在“数据表”视图中，一般在水平方向和垂直方向都显示网格线，网格线采用银色，背景采用白色。但是，用户可以改变单元格的显示效果，也可以选择网格线的显示方式和颜色，表格的背景颜色等。设置数据表格式的操作步骤如下：
(1)在“数据库”窗口的“表”对象下，双击要打开的表。
(2)单击“格式”菜单中的“数据表”命令，在该对话框中，用户可以根据需要选择所需的项目。最后单击“确定”按钮。
例如，如果要去掉水平方向的网格线，可以取消“网格线显示方式”框中的“水平方向”复选框。如果要将背景颜色变为“蓝色”，单击“背景颜色”下拉列表框中的右侧向下箭头按钮，并从弹出的列表中选择蓝色。如果要使单元格在显示时具有“凸起”效果，可以在“单元格效果”框中选中“凸起”单选项，当选择了“凸起”或“凹陷”单选项后，不能再对其他选项进行设置。 ? 改变字体显示
为了使数据的显示美观清晰、醒目突出，用户可以改变数据表中数据的字体、字型和字号。 将“学生”表设置为字体为楷体_GB2312、字号为5号、字型为斜体，颜色为藏青色。
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2.3操作表
一般情况下，在用户创建了数据库和表以后，都需要对它们进行必要的操作。例如，查找或替换指定的文本、排列表中的数据、筛选符合指定条件的记录等。实际上，这些操作在Access的“数据表”视图中非常容易完成。为了使用户能够了解在数据库中操作表中数据的方法，本节将介绍在表中查找数据、替换指定的文本、改变记录的显示顺序以及筛选指定条件的记录。 2.3.1查找数据
在操作数据库表时，如果表中存放的数据非常多，那么当用户想查找某一数据时就比较困难。 在Access中，查找或替换所需数据的方法有很多，不论是查找特定的数值、一条记录，还是一组记录，可以通过滚动数据表或窗体，也可以在记录编号框中键入记录编号来查找记录。
使用“查找”对话框，可以寻找特定记录或查找字段中的某些值。在Access找到要查找的项目时，可以在找到的各条记录间浏览。
在“查找和替换”对话框中，可以使用通配符，见表1-21。
表6-21通配符的用法
字 符 * ? [] ! - # 用 法 与任何个数的字符匹配，它可以在字符串中，当做第wh*可以找到what、white和why 一个或最后一个字符使用 与任何单个字母的字符匹配 与方括号内任何单个字符匹配 匹配任何不在括号之内的字符 与范围内的任何一个字符匹配。必须以递增排序次序b[a-c]d可以找到bad、bbd和bcd 来指定区域(A到Z，而不是Z到A) 与任何单个数字字符匹配 1#3可以找到103、113、123 b?ll可以找到ball、bell和bill b[ae]ll可以找到ball和bell，但找不到bill b[!ae]ll可以找到bill和bull，但找不到bell 示 例 注意：
(1)通配符是专门用在文本数据类型中的，虽然有时候也可以成功地使用在其他数据类型中。 (2)在使用通配符搜索星号(*)、问号(?)、数字号码(#)、左方括号([)或减号(-)时，必须将搜索的项目放在方括号内。例如：搜索问号，请在“查找”对话框中输入[?]符号。如果同时搜索减号和其他单词时，请在方括号内将减号放置在所有字符之前或之后(但是，如果有惊叹号(!)，请在方括号内将减号放置在惊叹号之后)。如果在搜索惊叹号(!)或右方括号(])时，不需要将其放在方括号内。
(3)必须将左、右方括号放在下一层方括号中([[]])，才能同时搜索一对左、右方括号([])，否则Access会将这种组合作为一个空字符串处理。 2.3.2替换数据
可以将出现的全部指定内容一起查找出来，或一次查找一个。如果要查找Null值和空字符串，必须使用“查找”对话框来查找这些内容，并亲自一一地替换它们。
? 在“窗体”视图或“数据表”视图中，选择要搜索的字段，除非要搜索所有字段(搜索单一字段比搜索整个数据表或窗体快)。
? 在“编辑”菜单中单击“替换”命令。
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? 请在“查找内容”框中输入要查找的内容，然后在“替换为”框中输入要替换成的内容。
如果不完全知道要查找的内容，可以在“查找内容”框中使用通配符来指定要查找的内容。 ? 在“替换”对话框中，设置想用的任何其他的选项。若要得到更多的选项，可单击“其他”。 ? 如果要一次替换出现的全部指定内容，请单击“全部替换”按钮。
如果要一次替换一个，请单击“查找下一个”按钮，然后再单击“替换”按钮；如果要跳过下一个并继续查找出现的内容，请单击“查找下一个”按钮。 2.3.3排序记录
排序记录时，不同的字段类型，排序规则有所不同，具体规则如下：
? 英文按字母顺序排序，大小写视为相同，升序时按A到Z排列，降序时按Z到A排列。 ? 中文按拼音的顺序排序，升序时按A到Z排列，降序时按Z到A排列。 ? 数字按数字的大小排序，升序时从小到大排列，降序按从大到小排列。
? 使用升序排序日期和时间，是指由较前的时间到较后的时间；使用降序排序时，则是指由较后的时
间到较前的时间。
排序时，要注意的事项如下：
? 在“文本”字段中保存的数字将作为字符串而不是数值来排序。因此，如果要以数值的顺序来排序，必须在较短的数字前面加上零，使得全部文本字符串具有相同的长度。例如：要以升序来排序以下的文本字符串“1”、“2”、“11”和“22”，其结果将是“1”、“11”、“2”、“22”。必须在仅有一位数的字符串前面加上零，才能正确地排序：“01”、“02”、“11”、“22”。对于不包含Null值的字段，另一个解决方案是使用Val函数来排序字符串的数值。例如：如果“年龄”列是包含数值的“文本”字段，在“字段”单元格指定Val([年龄])，并且在“排序”单元格指定排序次序后，才会以正确的顺序来放置记录。如果只在“文本”字段之中保存数字或日期，可以考虑将表的数据类型更改为数字、货币或日期／时间。这样在对此字段排序时，数字或日期将会以数值或日期的顺序来排序，而不需要加入前面的零。
? 在以升序来排序字段时，任何含有空字段(包含Null值)的记录将列在列表中的第一条。如果字段中同时包含Null值和空字符串，包含Null值的字段将在第一条显示，紧接着是空字符串。 1.4.4筛选记录
Access中，可以使用4种方法筛选记录：“按选定内容筛选”、“按窗体筛选”、“输入筛选目标”以及“高级筛选／排序”。表、查询或窗体筛选方法的比较见表1—22。
6-22表、查询或窗体筛选方法的比较
筛选目的 搜索符合多个准则的记录 搜索符合一个准则或另一准则的记录 允许输入表达式作为准则。 按升序或降序排序记录。
“按选定内容筛选” “按窗体筛选”和“输入筛选目标” 是(但是必须一次指定一个准则) 否 是(并且可以一次指定所有准则) “高级筛选／排序” 是(并且可以一次指定所有准则) 是 是 否 否(但是，在应用筛选后，可以单击工具栏是 否(但是，在应用筛选后，可以单击是 是(并且可以对某些字段工具栏上的“升序”按钮或“降序”按升序排序，而对其他字18
上的“升序”按钮或“降序”按钮来排序所筛选的记录。) 按钮来排序所筛选的记录。) 段则按降序排序。)
任务二 使用Access查询数据和建立窗体和报表
知识技能点： 掌握创建查询的方法 掌握查询数据的方法 掌握窗体的创建和基本设置 掌握报表的建立和打印
任务引入
查询是从Access的数据表中检索数据的最主要方法。查询是收集一个或几个表中用户认为有用的数据的工具。在Access中，一旦生成了一个查询，就可以把它作为生成窗体、报表，甚至是生成另一个查询的基础。
Access窗体是一种灵活性很强的数据库对象，它使用计算机屏幕将数据库中的表或查询中的数据显示给用户，并允许用户创建、修改或删除数据。由于很多数据库都不是给创建者自己使用的，所以还要考虑到别的使用者的使用方便，建立一个友好的使用界面将会给他们带来很大的便利，让更多的使用者能根据窗口中的提示完成自己的工作，而不用专门进行培训。这是建立一个窗体的基本目标。
报表是一种Access数据库对象，它根据指定规则打印格式化和组织化的信息。报表中的大部分内容是从基础表、查询或SQL语句中获得的，它们都是报表的数据来源。报表中的其他信息则存储在报表的设计中。
任务分析
我们可以将查询到的数据组成一个集合，这个集合中的字段可能来自同一个表，也可能来自多个不同的表，这个集合就可以称为查询。
在Access 2003下窗体的数据来源可以是表或查询，用户可以根据多个表创建显示数据的窗体，也可以为同样的数据创建不同的窗体，可以在窗体中放置各种各样的控件，以构成用户与Access数据库交互的界面，从而完成显示、输入和编辑数据等处理任务。
报表和窗体有许多共同之处，它们的数据来源都是基础表、查询或SQL语句，创建窗体时所用的控件基本上都可以在报表中使用，设计窗体时所用到各种控件操作同样可以在报表的设计过程中使用。报表与窗体的区别在于：在窗体中可以输入数据，在报表中则不能输入数据，报表的主要用途是按照指定的格式来打印输出数据。
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任务实施
步骤一： 建立查询
1. 在设计视图中创建选择查询
图6-20 选择查询选项
1） 在数据库窗口中单击“查询”对象。单击“新建”按钮，弹出“新建查询”对话框，如图所示。
图6-21 新建查询
选择“设计视图”，单击“确定”。窗口如下：
图6-22 建立查询表
2）选择其中的“图书借阅表”单击“添加”，窗口如下：
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