2006年国家秘书职业资格操作题
秘书五级操作技能试卷
一． 案例分析
1．
请按案例分析素材秘书五级A-02录像，找出录像中秘书行为及工作环境中正确或错误的地方（每题连续播放两遍，应至少找出10处正误点）。
1. 着装正确。对
2. 办公环境整洁。对
3. 不能拆开有“亲启”记号的邮件，除非上司授予了此权力。错 4. 拆信方式正确。对 5. 能够对来件进行登记。 6. 能够及时接听电话。 7. 电话应答语正确。
8. 能够做电话记录。
9. 发送通知方式选择错误，重要会议应发书面通知。 10. 没有提前预定会议室。
11. 重要会议应该对与会者是否收到通知予以确认。 12. 会议室冲突时能够进行协调。
13. 能够及时弥补过错。
2.请看案例分析素材秘书五级B-03录像，找出录像中秘书行为及工作环境中正确或错误的地方（每题连续播放两遍，应至少找出15处正误点）。 1. 着装不规范。
2. 不懂得秘书应提前到岗，做好上班前的准备。 3. 懂得秘书人员的职责。
4. 能够及时发现安全隐患，并在第一时间报告。 5. 懂得领取物品需要填写申请表，按程序办事。 6. 懂得物品申请表需由负责人签字。 7. 能够及时接听电话。
8. 能够使用礼貌的电话用语。
9. 能够对文件正确分类，整齐摆放，从而能迅速找到所需物品。 10. 不应将经理的手机号码告诉他人，保密意识不强。 11. 不懂得秘书的工作职责，没有协助其他部门换桶装水。 12. 与同事沟通态度不当，不礼貌。 13. 挂电话动作不规范。 14. 挂电话没有告别语。 15. 打电话姿势不规范。 二．操作题
便条
初萌：
新来的前台秘书陈露在工作中出现了一些问题，例如她的办公桌上物品摆放非常混乱，也不太懂得如何有礼貌地接待来访的客户。请你把礼貌迎送来访者的具体步骤和整理个人工作环境两个方面地知识总结一下，以备忘录的形式提供给她
行政经理XX
36
XX年X月X日 1. 礼貌接送来访者的步骤 （1） 迎接来访者
1） 见到来访者第一时间的身体语言：“三S”：微笑，注视，站立。 2） 最初的与体验应对要有礼貌； 3） 礼貌引领客人的方法
A引领客人要告知去处；走在客人左前方1~1.5米左右；与客人寒暄；
B进入会客室要敲门；“内开门己先入，外开门客先入”；要请客人坐上座；要为客人倒茶。
（2） 恭送来访者
1） 前台秘书请客人交回名牌
2） 秘书要提醒客人不要落下东西；要帮助客人按电梯按钮；帮助客人叫，安排客人上车；
3） 和上司一起送客时要比上司稍后一两步； 4） 送客人之后马上整理会客室； 5） 不要议论客人
2. 整理个人工作环境
(1) 办公桌必备物品及其整理
摆放在办公桌上的物品应该是经常使用的。例如： 1） 电话。放在伸手可及的地方。
2） 电脑。电脑周围不要乱放杂物，以免妨碍工作。
3） 参考书。常用的书放在桌面或自己的抽屉里，不常用的放到书柜里 4）文件夹。把文档归类，并放入不同颜色的文件夹里，写明标签。
5）办公桌抽屉。把办公用的小物件整齐地放入抽屉，并固定放置地点，以方便拿取。 （2）整理办公桌技巧
1）将不常用的东西放到其他地方。 2）清理过期的文件。
3）注意电脑显示器，想办法让它少占用空间。 4）充分利用办公空间。 及时清理旧的阅读资料。
便条
初萌：
最近公司内部的会议室使用紧张，想租用公司周边的写字楼和商务大厦的会议室，又经常出现沟通安排上问题。请你就内部会议使用和外部会议使用会议室的有关问题给我一个建议并以备忘录形式提交给我，以供参考。
行政经XX XX年X月
备忘录 至：行政经理
自：秘书初萌
主题：使用内部会议室和外部会议室的认识 日期：XX年X月X日 内容：
1. 内部会议室
37
内部会议室，可以减少租用外部场地和设施的费用，多适合内部会议和活动
只有在内部会议室不能满足需要或有某些特殊需要时，才考虑使用企业之外的会议场地。内部会议室的特点是：
（1） 方便快捷，手续简单
（2） 节省了场地和设备的租用费用
（3） 易分散注意力
内部会议室易营造轻松和谐的气氛，但易受各种干扰因素的影响。因此更需要强调会场的要求和纪律。 2. 外部会议室
（1） 会场位置因选择距离上司和与会者的工作地点均较相近的地方，同时应考虑交通便
利。
（2） 会议的大小因与会议的规模相符
（3） 场地要有良好的设备设置
（4） 场地应不受外界干扰，应尽量避开闹市区
（5） 选择会址的环境要整洁，明亮，空气流通，并有益于会议的安全和保密 （6） 选择会议地点应考虑有无停车场所
（7） 场地的租借成本必须合理
3. 无论使用内部会议室还是外部会议室都应有成本意识和效率意识。
秘书四级操作技能试卷
一．
案例分析
1． 请看案例分析素材秘书四级A_01录像，找出录像中秘书行为及工作环境中正确或错误
的地方 每题连续播放两遍，应至少找出十处正误点 答案：
1． 着装正确。 （√） 2． 坐姿端正。 （√） 3． 办公环境符合要求。（√）
4． 数码相机确实不适宜拍摄自然风光。（√） 5． 使用数码相机拍摄时确实应靠近被摄体。（√）
6． 使用数码相机时，物距太近会导致拍出来的图像变形。（√） 7． 物品领用申请表必须有领导签字。（√） 8． 具有保密意识。（√） 9． 未经签字不能随意出借物品。（×） 10． 降低扫描速度可以减少噪音。（√） 11． 12． 13．
能够催还文件。（√）
不清楚读盘是刻录机的一个附带功能。（×）
不能把刻录机当作读盘光驱使用，会缩短使用寿命。（×）
2． 请看案例分析素材 秘书四级录像，找出录像中秘书行为及工作环境中正确或错误的地方。 参考答案
1． 着装正确。（√）
2． 接待规格正确，对等接待。（√） 3． 能够提前作出日程安排。（√） 4． 能够记录领导指示。（√）
38
5． 能适当安排来访者的参观活动。（√） 6． 住宿地点安排合适。（√）
7． 能够亲自到酒店考察环境，工作细致。（√） 8． 接站的迎接人员安排合适。（√） 9． 接站使用鲜花正确。（√） 10． 11． 12． 13． 14． 15． 16． 17． 18． 二． 3．
能够安排摄影摄像，知道有些设备可以租用。（√） 没有将摄像设备的准备落到实处。（×） 能够主动提醒领导重要事项。（√） 话别安排合适。（√） 送礼物时间合适。（√） 话别时间以半小时为宜。（√） 电话用语正确。（√）
能够使用刻录机刻光盘。（√） 能够及时对活动进行总结。（√）
操作题。
便条 钟苗： 刘明副总经理下个月接待福建翔远公司考察团。请将制定接待计划的工作程序及注意事项用电子邮件发给我。另外，王刚总经理将要到美国考察，还请你把商务旅行计划应包括的内容列出来，于周五前与上述邮件一起发给我。谢谢 行政经理 ×× ×年×月×日
答案
收件人：行政经理××
发件人：钟苗
主 题：接待计划的工作程序、注意事项以及商务旅行计划应包括的内容 邮件正文：
1． 接待计划的工作程序
1． 了解掌握背景资料
2． 草拟接待计划
3． 与本单位相关部门沟通情况 4． 与来访者沟通情况 5． 报请上司审批 2． 制定接待计划的注意事项
1． 遵守本单位的规章制度 2． 了解来宾的饮食习惯 3． 做好保密工作 3． 商务旅行计划的内容
1． 出差时间，启程和返回日期，接站安排 2． 出差路线，住宿安排。 3． 会晤计划
39
4． 交通工具的选择
5． 携带的文件
6． 上司和接待人的特殊要求。 7． 上司旅行区域的天气状况。
8． 行程安排，会晤计划，会晤人员名单等等。 9． 差旅费用。 10． 上司住宅电话号码。
4． 便条 钟苗： 公司对于文件的收集和整理有规范的要求，请将会议文件收集的内容和要求，会议文件立卷归档的意义以备忘录的形式提供给我。谢谢。 行政经理×× ×年×月×日 答案 备忘录 发自：秘书钟苗 发给：行政经理×× 日期：×年×月×日 主题：会议文件收集整理基本要求及会议文件立卷归档的意义 内容： 1． 收集会议文件资料的要求 （1）确定会议文件资料地收集范围。会前分发保密文件，按清退目录和发文登记薄逐人，逐件，逐项检查核对。 （2）及时收集会议文件，确保收集齐全。 （3）选择收集渠道，运用不同的方法。 （4）严格履行登记手续。认真检查文件是否缺件，缺页缺损，及时补救毁坏的文件。 （5）收集整理过程中注意保密。 2． 需收集的文件资料 （1）会前分发的文件。 （2）会议期间产生的文件。 （3）会后产生的文件。 3． 会议文件的立卷归档 会议文件立卷归档概念解释。会议文件立卷归档的意义主要有四点 第一， 保持会议文件之间的历史联系，便于查找利用。 第二， 保持历史的真实面貌，反映工作的客观进程。 第三， 保护会议文件的完整与安全，便于保存和保管。 第四， 保证会议文件立卷工作的连续性，为档案工作奠定基础。 4． 答案 1． 特点
40