1、参加谈判供应商应当在采购文件要求的截止时间前，将参加谈判响应性文件密封送达规定地点。在采购文件要求提交响应性文件的截止时间后送达的响应性文件，采购单位将拒收。
2、响应性文件需提供正本一份、副本五份，且须法人代表或授权代表签署。 3、响应性文件应装入封袋，封面注明：谈判文件编号、供应商名称、地址、电话和传真，封口处加盖供应商公章。
4、供应商在规定的截止时间前，可以对所递交的响应性文件进行补充、修改或者撤回，并书面通知代理单位。补充、修改的内容必须加盖单位公章并有法定代表人或其授权委托人签字认可。补充、修改的内容为响应性文件的组成部分。 四、谈判
1、谈判小组：谈判小组依法由采购人代表和相关专家共三人以上单数组成。谈判小组在代理单位的组织和协调下，独立开展工作。
2、谈判程序：
谈判采取背对背分别谈判形式，整个过程按递交响应性报价文件、审阅报价文件、谈判、最终承诺报价、推荐或确定预成交供应商五个阶段进行，其中，最终承诺报价采取集中报价形式，最终承诺报价后按报价内容，进行综合比较，推荐成交候选单位。
第一步：接受响应性报价文件
代理机构按本文件有关说明接受供应商递交的符合要求的响应性报价文件，在报价文件递交时间截止后，将根据项目情况进行公开唱价，代理机构进行登记。
第二步：审阅报价文件
谈判小组负责审阅报价文件。并对供应商递交的响应性文件的有效性、完整性和对谈判文件的响应程度等有关内容进行审查。谈判小组根据对报价文件的审阅情况，决定进入下一谈判阶段的供应商名单。谈判小组与入围的单一供应商按照递交响应性文件的顺序分别进行谈判。不能进入谈判的单位可退场。
第三步：与各合格供应商分别进行技术、商务谈判。