历史档案数字化加工解决方案
东软集团股份有限公司
2011年02月
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项目建设内容............................................................................................................ 3 历史档案数字化处理标准 .......................................................................................... 3
2.1. 纸质档案数字化处理标准......................................................................... 3 2.2. 照片档案数字化标准................................................................................ 5 2.3. 声音档案数字化标准................................................................................ 6
2.4. 2.5.
影像档案数字化标准................................................................................ 6 实物档案数字化标准................................................................................ 6
3
数字化加工环节 ........................................................................................................ 7
3.1. 档案接收 ................................................................................................. 7
3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 3.6. 3.7. 3.8.
标准的目录结构和文件夹的建立 .............................................................. 8 建立目录数据库....................................................................................... 8 档案著录的工作细节................................................................................ 8 档案整理 ................................................................................................. 9 档案扫描 ............................................................................................... 12 图像处理 ............................................................................................... 14 质检岗位：图像初检和复检(一检、二检) ............................................... 15
3.9. 著录标记一稿双录、人机校验................................................................ 16 3.10. 数据挂接............................................................................................ 17 3.11. 数据成品信息准确性和完整性检查(终检) ............................................ 17 3.12. 3.13. 3.14. 3.15. 3.16. 3.17.
光盘制作............................................................................................ 18 数据的硬盘备份 ................................................................................. 20 现场测试和检验 ................................................................................. 21 档案的文件目录打印 .......................................................................... 21 档案装订还原..................................................................................... 21 档案原件的还库 ................................................................................. 22
4. 服务成品................................................................................................................. 23
4.1. 成品数据技术参数 ................................................................................. 23 4.2. 服务效果 ............................................................................................... 23
5. 数据检验、验收和备份............................................................................................ 24
5.1. 数据检验 ............................................................................................... 24
5.2. 5.3.
验收审核 ............................................................................................... 24 验收登记 ............................................................................................... 24
5.4. 数据备份 ............................................................................................... 24
6. 电子数据质量标准................................................................................................... 25
6.1. 6.2. 6.3. 6.4. 6.5. 6.6. 6.7.
图像顺序 ............................................................................................... 25 图像质量 ............................................................................................... 25 图像分辨率............................................................................................ 25 图像与目录挂接..................................................................................... 25 防病毒................................................................................................... 25 存储格式 ............................................................................................... 25 操作使用 ............................................................................................... 25
7. 安全措施................................................................................................................. 25
7.1. 数字化加工管理..................................................................................... 26 7.2. 档案安全管理 ........................................................................................ 27
7.3. 设备及数据安全管理.............................................................................. 28
1 项目建设内容
档案数字化是将纸质、缩微胶片、磁带等介质档案转换为电子介质（通常称之为电子扫描、录入）。本项目的建设内容主要是对档案进行数字化加工，建立档案图像数据；对档案的案卷目录和文件目录进行著录和校对，建立对应图像数据的案卷级和文件级目录数据库，并与档案图像数据建立对应的关系。同时对扫描出的图像进行OCR识别，以便实现全文检索。
本项目共分三部分：纸质档案的整理、条目数据库的建立、纸质档案数字化加工。
2 历史档案数字化处理标准
来源 载体或类型 纸质档案 传 统 档 案 胶片/幻灯 录音带 录像带 模拟信息 磁记录 磁记录 扫描 专用设备转换 专用设备转换 照片档案 感光材料 扫描 原有记录形式 纸张 转换途径 扫描、数码相机拍摄 存储格式 Pdf、tiff、jpeg Pdf、tiff、jpeg Pdf、tiff、jpeg wav、mp3 mpeg、avi 2.1. 纸质档案数字化处理标准
（1） 纸质文件扫描后的电子文件技术指标 ? ? ? ?
纸质档案扫描采用黑白方式。
文件格式采用TIFF格式或者TIF格式。 文件扫描分辨率不低于300dpi. 电子文件大小应在25K/张左右
? 扫描文件及相应的数据库备份存储在硬盘及光盘中
（2） 文件名称要求: ?
案卷、文件的相关信息输入《档案管理信息系统》。案卷必须输入案
卷题名，案卷编号、归档号、归档日期、立卷日期、立卷人；文件必须输入文件名、文件编号、归档号、归档日期、主题词，对于长期和永久保存的档案文件，必须挂接相关的电子文件。 ?
电子文件存储时按全宗、案卷分级建立文件夹存储，其中的每一份
文件也需要单独创建目录。 （3） 纸质档案文件拆分要求 ? ? ? ?
标页码的准确率不低于95%；
页码字迹不影响原文档内容，尽量为小；
除装订线、订，在有利于扫描的同时，要保持原文档的完整性； 有相关《档案拆分记录》。
（4） 纸质档案文件装订要求 ? ? ? ?
恢复文档原样，不漏页、错页；
装订案卷左下方对齐，两边成直角，三孔一线，装订线先拉紧； 有相关的《档案相关记录》；
按照文档内的卷内目录，校对目录，正确率达100%
（5） 纸质档案文件扫描要求 ? ? ?
不多扫、漏扫，保证文档顺序准确； 文档字迹清晰可认，不能过浓或偏淡； 有相关的《档案扫描记录》。
（6） 纸质档案文件修图要求 ? ? ? ?
文档清晰，无多余杂点； 保留原文档的字迹； 有相关的《档案修图记录》 保存方式为 年份一卷号。
（7） 纸质档案文件分件要求 ?
按照卷内目录对扫描文件编号；
? ? ?
保存方式为卷号—文件号； 分件准确率不低于98%； 有相关的《档案分件记录》。
（8） 纸质档案文件录入要求 ? ? ?
录入的正确率不低于97%； 记录条清晰，格式严谨； 有相关的《档案录入记录》。
（9） 纸质档案文件挂接要求 ? ? ?
为扫描文件分发文件号，便于挂接； 保存方式为 年份—卷内—目录号； 有相关的《档案挂接记录》。
2.2. 照片档案数字化标准
（1） 前提条件：所有要进行数字化的档案必须先进行著录，编制好页号。 （2） 扫描方式：照片按全彩方式扫描。
（3） 分辨率：所使用扫描仪的光学分辨率必须大于或等于400dpi （4） 扫描办法：对于所扫的照片，以常见5寸照片大小（12.5cm X 8.5cm）
为参数，统一采用400dpi分辨率，（主要考虑在网络浏览时其尺寸为最佳的观看效果，不须放大或缩小）对于其它大于或小于5寸的照片，其扫描线数可做相应的调整，但不得低于400dpi。例如：7寸以上的大照片，可选用300dpi；5寸以下的一寸照片，必须选用600dpi。若是2—3寸的黑白照片内，必须选用400dpi或450dpi。
（5） 文件存储类型：扫描后的照片以JPG格式存储，保存时必须选用图像
选项的品质为最佳值的（12）大文件，存入到统一的照片数据库。
（6） 文件存储方式：档案照片存储时按全宗、目录、相册分级建立文件夹
保存，照片名字以照片的档案号命名。
（7） 照片命名方法：每一张照片必须定义完全。包括此张照片的档案号、
拍摄时间、组说明或照片的定义内容。以上注明需在文件名中全部打出。