通过档案加工管理软件，根据档案资料的整理和电子目录的建库形成电子文件夹和扫描任务单。
3.5.4. 档案整理过程中注意的细节
由编页码、档案拆分及标记、创建加工任务三部分组成。
1 档案排序、编页码
档案排序：根据用户单位的档案资料分类对档案进行排序的校验工作，核对档案的资料顺序和记录档案的物理状况(纸张状况、照片页、图表页)，包括资料的缺、残、漏、损、重、页码混乱等状况，建立电子/纸质档案资料分类接收清单和出库登记本。
编页码原则：以卷为扫描最小文件夹单位，每卷按页编页码。即对每个需要扫描页以每卷文件为单位，页码都是从“1”开始，依次编码，页码写于每页文件的正面的右下角，反面的左下角。确保页码位置统一、整齐。此工序可保证加工中档案顺序一致，并方便质检人员质检图像及保证档案原件完整归还。每件文件的相对页码顺序在扫描后的看图详细著录中由计算机扫描系统自动给出。
2 档案拆分及标记
档案拆分原则：在数字化加工全流程中，为避免档案的错、乱、丢、毁，档案盒内的资料不离盒，不进行详细的拆分和组包。档案随盒、盒随工序进行数字化加工。每道加工工序结束后，将档案放回原盒原位，始终保持档案物理位置和逻辑位置的原版原貌。
对档案进行拆分整理，清除档案资料中的金属物，避免扫描时金属物损坏扫描仪。拆分后按原顺序放回盒内，保证分类档案不离盒，以免造成资料混乱。
3 创建加工任务
在加工软件的档案整理模块中系统自动调用在接收环节中录入的接收信息，整理人员只需将档案资料的分类情况输入到与其对应的档案记录中即可。软件自动生成扫描任务电子清单，并由专人审核后上传到服务器中的指定位置。扫描任务单主要内容是档案编号、调案时间、总页码、资料分类记录、整理人员名等。扫描任务单可以记录分配人、受分配人、分配时间及完成时间等项，确保任务与责任明确，保证及时有效的完成任务。 生成工作单：生成每日单班工作量，每个工作单不能跨盒跨件。
生成扫描任务单：根据档案不同纸张状况生成不同扫描仪的每日任务单。
3.6. 档案扫描
3.6.1. 档案扫描实施方法
档案经过整理人员整理完毕后，生成电子版扫描任务单分给扫描人员，即档案根据任务单扫描原则。工作人员首先需要输入“工号”和“密码”登陆到数字化加工系统的扫描模块，接收到扫描任务单。
登录：扫描人员进入数字化加工系统的扫描模块，输入“工号”和“密码”进入扫描操作状态，根据整理时标记出档案的具体情况，选择扫描仪及调整各项扫描参数。
【软件扫描界面】
打开软件生成的电子版扫描任务单，核对扫描档案的档案编号等信息，核对无误后开始对该档案进行扫描。
扫描时按照扫描页页码的顺序对档案资料进行扫描，为保证档案影像文件的扫描质量，根据扫描件实际情况选择黑白、灰度及彩色扫描方式，调整相关参数。
扫描形成的图像文件保存到服务器中，文件采用黑白、灰度或彩色扫描，分辨率采用300dqi，存储为Tiff或JPEG标准格式，压缩方式采用JPEG压缩格式或无损压缩（LZW）格式。
扫描完成的图像为单页TIFF/JPEG文件，文以目录数据库内该文件档号为据对扫描图像建立相应文件夹，并对文件夹内图像文件按要求按档号/分类号进行命名。
3.6.2. 扫描仪的选择
扫描操作员对将整理好的档案资料，根据档案幅面的大小和纸张状况，选择相应扫描仪，具体对不同纸张档案扫描的处理工艺如下：
普通纸张：采用高速扫描仪进行连续高速扫描。
破损纸张：如一般破损，将破损纸张夹入透明塑料薄膜内，调整扫描仪进纸为厚纸模式并采用中、低速档进行扫描。如破损严重，且极不平整，则采用平板扫描仪完成。
字迹较浅（如铅笔字）：如采用黑白二值扫描应调节扫描临界值（阈值），拉大字迹与原稿的反差。
装订成册档案：采用PS7000高速不拆卷黑白扫描仪，节省档案拆装时间，防止档案错乱。
灰度、彩色页：采用平板扫描仪，调整具体模板参数，保证扫描质量。
3.6.3. 扫描过程中的注意事项
不同年代、不同装订形式、不同技术要求的档案资料要采用不同型号的扫描仪和扫描工艺。例如：1985年以前的档案，灰度、彩色页档案，胶封、不易拆卷的档案，需采用平板扫描仪和不拆卷扫描仪。
使用扫描仪扫描图像时，应先进行试扫，调整扫描仪参数，以使扫描后的图像清晰，尽量无黑边。
工作时要小心谨慎，严禁撕毁、遗落或销毁档案资料，以及将档案资料带离现场。 逐页扫描时要仔细地核查档案页码，如发现存在漏编、错编页号的情况，需及时补编、改编页号。
遇到因扫描仪故障导致的纸张卡纸或撕纸，必须小心取出破损的纸张，将其粘贴复原。 一件资料扫描完成后，必须及时核对首尾页是否正确，扫描图像与原档是否一致；对图像出现的歪斜、黑边进行处理。
一批资料扫描结束后，必须核对该批资料中的扫描文件份数是否与档案资料的结果一致，如不一致，要仔细核对，找出原因及时更正。
较薄纸张（如信纸、便笺纸），应在纸张下加入白色打印纸作衬，调整扫描仪进纸为厚纸模式并采用中、低速档进行扫描；破损纸张，先进行修复再扫描。将修复后的纸张夹入透明塑料薄膜内，调整扫描仪进纸为厚纸模式并采用中、低速档进行扫描。对于原件破损严重
的修复资料，则采用平板扫描仪完成。
底灰较深的纸张（如草浆纸、油印纸），如采用黑白二值扫描应将扫描对比度及亮度适当调低，如采用灰度扫描，也应注意适当调值。
字迹较浅的资料（如铅笔字），如采用黑白二值扫描应调节扫描临界值（阈值），拉大字迹与原稿的反差，效果不理想采用灰度扫描时也应注意调值。
如纸张幅面较长但幅宽不超过A3，可采用扫描仪长纸扫描功能，根据纸张状况设定合适的扫描幅长即可。如纸线幅宽超过A3，则采用宽幅扫描设备进行扫描，或者分区扫描后进行图像拼接，拼接成一个完整的图像。
扫描分辨率至少采用300DPI。若档案原件质量较差，应提高扫描分辨率，以使扫描资料能够满足计算机字符识别软件（OCR软件）智能识别的需要。
每扫描一页图像，保存成一个文件。灰度扫描保存为JPG文件或TIFF文件，以统一的保存格式为佳，电子文件的命名要求有明确统一的规则。
扫描文档的数量和存储顺序应与原档案资料的数量和顺序一致。
3.7. 图像处理 3.7.1. 基本概念
为确保每一幅扫描图像的清晰、不失真，采用自行研发的图像处理软件(ImageWorks)进行加工处理。对扫描后形成的图像通过计算机自动处理和人工处理进行逐页纠偏、去污、去黑边、扫描精度、对比度、亮度调节、影像的替换、插入、删除、图像拼接、裁边处理、统一版面大小、排列顺序调整，还可对图像进行字迹锐化、去除图像杂点、去除图像局部脏点等处理。应避免重张、倾斜、模糊等图像质量问题。
对扫描完的彩色和灰度图像运用加工方专业加工处理软件(ImageWorks)进行批量自动/单页手工的旋转、纠斜、剪边、去噪、线型弯曲校正、文字变形校正、中缝删除、影像居中等处理。
对于原档案有“红头”的，采用自行研发的图像处理软件(ImageWorks)进行加工局部套红技术，将影像中的“红头”还原为红色
3.7.2. 对劣质图像采用的处理工艺
对于不同的图像状况，分别采用如下方式进行图像处理：
局部减淡：采用字迹锐化的功能，清晰字迹笔画。 局部加粗：采用字迹填补功能，填补断线笔画。
去污去噪：采用图像去噪功能，去除图像杂点，具有局部清除功能，去除图像局部脏点、脏斑。
3.7.3. 图像处理中应注意的几点
图像偏度不得大于3度，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。
大幅面档案进行分区扫描的图像进行图像拼接，拼接处信息要完整，不能缺少任何信息，以保证图像的整体性。
对方向不正确的图像应时行旋转还原，以符合阅读习惯。
保证处理完成的图像页面中不出现影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等。 图像处理应遵循尽量展现档案原版原貌的原则。
3.8. 质检岗位：图像初检和复检(一检、二检) 3.8.1. 基本概念
质检岗位的专业质检员采用自行研发的Image QC质检管理软件对扫描完成后档案电子目录和图像进行逐盒逐件逐页的检查，并根据情况对图像进行质检校正、统计管理和生成返扫各种工作单。
质检管理软件可以对数字化加工管理流程中每个环节质量状况进行监督、统计、修改。产生的个别质量问题运用加工方Image QC图像质检管理软件进行批量自动/单页手工的旋转、纠斜、去黑边、剪边、居中、局部处理等全部图像加工手段，保证图像字迹清晰质量优秀。
采用自行研发ExamineFile软件对检查扫描图像数据信息的完整性。此软件主要功能：图像文件在局域网中传输时可能会出现数据丢包现象，此软件主要用来检查图像文件是否完整，确保图像信息完整性。
加工方明确的档案图像质检和保证索引正确性审核的详细措施，扫描流程必须经过一检、二检二次以上质量审核。扫描清晰度不得低于原件清晰度。扫描和补扫流程必须建立二次质检制度。扫描和补扫流程必须建立二次质检制度。
扫描加工采用看图著录技术、逐画幅进行图像处理，不采用批量图像处理软件，从而保