(OA系统中的“合同跟踪内容批准流程”)部门行政助理在合同签订完毕后1个工作日内完成跟踪内容 1． 跟踪内容的整理、录入及跟踪 合同履行 (包括合同成果验收、收付款和与成果验收、收付款相对应的事务)的整理及报批→部门负责人审核→财务部经理审核→法务主管复核→行政助理录入项目管理系统→法务主管和财务部经理批准→部门日常跟踪→系统自动生成的报表准确反映合同履行情况 2．合同履行过程中的往来函件及回执的原件须及时存档，发往对方的函件按对外文书要求执行。 3．合同履行过程中合同各方中任何一方发生违约行为，必须立即采取弥补或救济措施，确保合同目的的实现。 (OA系统中“广告发布内容批准流程”)：发文→策1．广告文书 划部经理审核→项目总经理审核→法务主管审核→分管副总审核→董事长审批 (OA系统中“催款通知批准流程”)：主办会计发文对外文书 2．催款通知单 →财务经理审核→项目总经理审核→资金部审核→法务主管审核→董事长审批 (OA系统中“对外文书审批流程”)：发文→部门经3．其他文书 须符合广告法及房地产广告管理规定等相关法律法规 确保文书表述无误，且能达到发文目标，文书送达对方后必须取得有效回执并存档，回执须对方有权签字人签收(或以特快专递考评办法参见对外文书部分内容 未实现合同目的或因弥补救济措施不及时而造成公司损失的，每2万元扣1分。 在项目管理系统中完成合同跟踪内容的录入与批准，并通过管理系统真实反映合同的具体履行情况。 ①逾期完成整理、录入的，每逾期1天扣0.1分； ②主要成果、收付款内容及与之相对应的事务有遗漏的，每遗漏一条扣0.1分； ③所录内容与合同约定或批准不相符的，每条扣0.5分； ④未通过项目管理系统反映合同履行情况的，每次扣0.1分。 ①若适用流程有误或未达到前述要求的，每次扣0.1分； ②因此造成在诉讼或仲裁过程中缺少证据而造成公司损失的，每2万元扣1分。 理审核→财务审核(如不涉及财务内容，则可跳过) 形式送达，须在邮件详情单的→总经理审核(如同属多个项目或不属任一项目，则可跳过)→法务审核→分管领导审核 “内件品名”一栏中注明函告的关键内容)，以确保证据效力 ①若未落实责任人的，每次扣0.1分；②原责任人因离职、换岗等原因需调整新责任人而未及时调整的，每次扣0.1分。 违反一次，根据严重程度扣0.1分及以上不等。 1．在合同签订及履行过程中，按要求落实每份合同的各责任人，并根据实际情况及时调整相应的责任人。 其 他 2．遵循已批准的《合同管理制度》中的其他规定。 第一篇 合同计划管理
第一章 合同签订计划
一、合同签订计划的目的
为了统筹合理地安排合同签订各环节的时间，不影响合同的正常签订，特要求各公司、各部门按年度及月度分别上报合同签订计划，要求完整、合理、准确。
二、合同签订计划上报流程
1．需求部门于每年的12月份上报下年度合同签订计划；于每月的25日前上报下月合同签订计划(年度合同签订计划表和月度合同签订计划表详见附表1、2)；
2．需求部门负责人审核； 3．子公司负责人审核； 4．法务部及资产采购部备案。
第二章 合同履行计划
一、合同履行计划的目的
为了确保合同签订后各项义务的正常履行，避免合同各方发生违约行为，特要求各公司、各部门按月上报合同履行计划，要求完整、准确，符合合同约定及项目实际进度需求，以便按月有计划地履行。
二、合同履行计划上报流程
1．需求部门于每月的25日前上报下月合同履行计划(详见附表3)； 2．需求部门负责人审核； 3．子公司负责人审核；
4．法务部、财务部及资产采购部备案。
第二篇 合同签订管理
第一章 合同签订原则
一、合同签订的前提
公司所有合同签订前，必须经过客户论证和公开招标(报价)或价格批准(本制度有特殊规定的除外)，确保合同签订的对象具备实现合同目的的综合实力和信用等级，同时，在满足质量及技术要求的前提下，获得最佳的合同价款和付款方式。
二、合同签订过程中四大主要责任部门及其基本分工
1．需求部门(子公司)：负责客户资料的收集和客户综合实力的论证；负责标的物相关质量、技术标准的论证及技术标的评定；负责招标文件（报价信息）及合同文本的起草（如需求部门/子公司认为有需要，则在目标执行批准书内容完整明确和招投标资料、评标结果完整明确的前提下，可委托法务部起草招标文件/报价书或合同文本）；需求部门对合同签订的整个过程及其引起的后果承担主要责任。
2．资产管理中心：负责发布招标(报价)信息，公开、公平、公正地组织招标(报价)的全程活动；负责客户及其资料的补充及再论证；负责如实反映开标、询标、评标过程中的真实情况。
3．法务部：负责招标文件(报价信息)及合同的法律审核；在接受需求部门（子公司）委托后，负责招标文件（报价信息）及合同文本的起草、报批（在需求部门/子公司所提交的目标执行批准书、评标结果、招投标资料完整明确的前提下，不得拒绝需求部门/子公司的委托）。
4．财务部：负责商务条款的审查及商务标的评定。 三、合同签订过程中的各类责任人
1．主责任人：由部门(子公司)负责人或其指定人员担任。
2．技术责任人：由合同所涉业务的专业技术人员担任。其中，设计合同的技术责任人为产品研发部所派设计负责人，房产材料、设备采购合同的技术责任人为产品研发部所派专项技术人员或工程部专项技术人员；工程承包合同的技术责任人为房产工程部所派负责人；
营销策划类合同的技术责任人为营销策划部指定的本部门专业人员。若某些合同不涉及专业技术条款的，则该类合同无需设技术责任人。
3．财务责任人：由各部门(子公司)的主办会计担任。 4．资产责任人：由资产管理中心采购工程师担任。 四、确定中标单位的基本原则
在满足质量及技术要求的前提下，最低标中标。 五、特别说明
在所有招标或报价之前，资产管理中心需知会各股东，股东有权在既定的投标/报价截止日前，推荐符合条件的单位参加投标/报价，需求部门(子公司)不得拒绝；同时，股东有权在招标或报价过程中派员参与其中的任一环节。但是，流程一旦启动，任何人（包括股东）均不得干预流程的正常执行，如在流程执行过程中确须变更操作方式或终止流程执行的，则必须有明确的书面指示，并对该项变更或终止决定所引起的后果承担相应的责任。
六、各审核责任人必须按照批准的流程、权限行使权利、承担义务，且验收、审核环节缺一不可。如若违反，则违反人员按照已签订的“重要岗位经济责任书”及公司的考评制度承担相应责任。