第三篇 合同跟踪管理
第一章 合同跟踪管理
一、合同跟踪内容审批流程
为了确保每份合同签订后需跟踪内容的完整性及准确性，特制订了《合同跟踪内容审批流程》。本流程分两个阶段执行，首先为书面整理及审批阶段，其次为系统录入及审批阶段，适用于各公司、各项目、各部门所有合同跟踪内容的整理、录入及审批。 1．合同跟踪内容的书面整理及审批阶段
(1) 部门行政助理整理合同跟踪内容
合同签订后1个工作日内，部门行政助理在部门负责人的指导下根据《合同跟踪内容表》(附表5)要求完成合同跟踪内容的整理，并通过OA系统的“合同跟踪内容审批流程”提交审批，要求款项名称、金额、收付款方式、收支部门和对应的成果验收内容准确完整。 (2) 部门负责人审核收付款对应的成果验收
部门负责人在1个工作时内完成合同跟踪内容的审核，确保每项收付款对应的成果验收内容完整无遗漏。
(3) 财务部经理审核款项金额和对应的收付款方式
财务部经理在1个工作时内完成合同跟踪内容的审核，确保每项款项名称、金额、收付款方式和收支部门准确无误。 (4) 法务部主管复核
法务部主管在1个工作时内完成合同跟踪内容的复核，确保每项款项名称、金额、收付款方式及对应的成果验收内容与合同约定相符。 2．合同跟踪内容的系统录入及审批阶段
(1) 部门行政助理在1个工作时内将已经最终批准的收付款内容录入项目管理系统，将每项成果验收内容作为一项事务录入项目管理系统，并将每笔收付款与对应的各项成果验收事务相关联，然后分别通知财务部经理及法务部主管审核已录入系统的合同跟踪内容。 (2) 财务部经理及法务部主管在1个工作时内分别核对款项名称、金额、收付款方式、收支部门等是否与合同约定和最终批准的跟踪内容相符以及每项收付款是否已与各项成果
验收对应的事务相关联，核对无误后分别点击“审核”键。 注：房屋销售合同(意向书)的跟踪在房产销售软件系统中实施。 二、合同跟踪内容录入注意事项
1．合同概况中的“合同号”指按本制度汇编第一篇第四章要求编写的便于公司内部查询所用的合同编号，若最终合同文本上采用对方单位所提供的编号的，仍须按本制度要求进行内部的合同编号并录入系统；录入系统的合同号必须编写正确，一旦保存即无法更改；“批准流程”指合同的批准流程，明确该流程是为了便于在今后的合同跟踪过程中查询合同整体内容；“关联项目”指合同所属的项目及部门，若某份合同同属于某一项项目和某一个部门，则必须同时关联该项目及该部门，以便通过项目及部门均可查询该合同。
2．合同收付款项是合同跟踪内容的关键组成部分，即合同跟踪的核心内容。在录入时必须遵循以下原则：除预付款、定金等到期即付的款项外，其余每笔收付款均需对应一项或多项成果验收内容(至少一项)，可通过“添加成果”键添加对应的成果内容；成果添加完毕后，还需将该项收付款内容与成果验收内容对应的目标进行关联，以便通过项目管理系统实时反映成果内容完成情况；收付款项的“预计日期”即预计收付款日期，合同跟踪人必须定期维护，务必使日期合理、准确，如果日期不合理、准确，将影响该项收付款项资金计划的报批。
3．如有部分合同义务不属于任何一项与合同收付款项对应的成果验收内容，但其对合同的履行起到关键作用的，则该类义务需在“主要义务”栏内摘录，并关联与该项义务相对应的事务；“我方联系人”即该项义务的主要责任人，由部门(子公司)负责人指定；开始日期及结束日期均应予以明确，以便查阅、跟踪、预警之用；“说明”栏中须填写合同主要义务内容及未履行义务的违约责任。
第二章 合同履行跟踪
合同跟踪内容录入管理系统且经批准后，各项收付款及成果验收的责任人及参与人员可通过项目管理系统查询自己负责的合同相关工作内容，作为提示做好本项工作及查询各项工作进展的辅助手段。
一、质量控制
1．合同履行过程中，部门(子公司)负责人及相关责任人必须共同就对方所提供的各项阶段性成果或合同履行过程中的各关键环节进行严格的质量把关，并按各类成果验收单的验收内容、流程及权限进行验收，确保对方所提交的最终成果满足我方要求。同时，所有在合同履行过程中发生的关键性事务(相关事项的请示、内外文书的审批、阶段性环节论证、成果验收及存档等)均应通过管理系统在成果验收或合同义务相对应的事务项下进行反应，以确保通过管理系统向总公司全面反映合同的具体履行情况。
2．合同履行过程中，若合同对方到期未履行其应履行的义务(成果)的，则部门(子公司)负责人必须在该项义务(成果)届期之日启动催告程序，即向对方送达要求限期履行该项义务并(或)承担相应违约责任的函告。
3．合同履行过程中，我方向对方交付的任何成果、资料或函件必须经对方书面确认或签收(具体要求见本篇第三章内容)，以确保证据效力。
二、收款控制
1．部门(子公司)负责人及相关责任人可以通过管理系统及时查询每笔收款是否到达应收时间，是否具备收款条件；
2．对于已经达到应收时间、但由于我方义务未履行造成无法收款的，部门(子公司)负责人应督促该项义务的责任人及时履行相应义务，并与对方单位做好沟通工作，情况严重的应协同相关部门共同商议处理方案；
3．对于收款期限已到、我方相应义务履行完成的，应及时向对方单位收款。对于相应的义务履行完毕必须有相应的书面依据加以证明的，则部门(子公司)负责人应督促该项义务
具体履行责任人在付款期限到达之前取得该项书面依据，并提交财务责任人处；财务责任人必须于收款期限到达之前向对方送达付款通知单，并将成果的书面依据作为付款通知单的附件，要求对方在付款期限内付款。
具体要求详见《收入流程和环节控制办法》。
4．某项收款已完成或经批准不再收取的，则由该项合同主办部门的行政助理负责在一个工作日内点击该款项的“完成”或“中止”键，以确保准确反映收款状态。
三、付款控制
1．合同主责任人、财务责任人及相关人员可以通过管理系统及时查询每笔付款是否到达应付时间，付款条件是否具备；
2．对于已经达到付款时间，但对方相应的义务仍未履行完毕的，参照本章第一条第2款执行。
3．对于不设条件的付款(即到期即须付款的，如定金、预付款等)，按公司内部付款流程审批同意后可付款；对于设条件的付款，则必须经成果验收程序，确保与该项付款相应的条件已成就后方可付款，保证做到无成果验收合格证明及付款批准书不予付款。
具体要求详见《项目预算、资金计划与资金使用管理办法》。
4．某项付款已完成或经确认无须再支付的，则由该项合同主办部门的行政助理负责在一个工作日内点击该款项的“完成”或“中止”键，以确保准确反映付款状态。
四、合同履行结果评估
每份合同履行完毕，公司均由两个职能部门(质量部、财务部)对该份合同的履行结果联合作出评估，其中质量部负责评估合同约定的每项成果是否均已验收合格且达到质量目标要求，财务部负责评估合同的履行结果有无给公司造成经济损失，由法务部统一负责向两个部门征询评估结果，并根据该评估表内容对主责任部门的月度及年度法务目标作出考评。评估表格式见附表6。
第三章 对外文书管理
本办法所称对外文书主要指法务类对外文书，即由公司相应职能部门拟写或制作的发往业务单位(个人)或政府部门的对某项合同的履行或对公司运行产生某种法律后果或影响的文书。为了规范该类文书的对外发放行为，防范公司法律风险，特制定本办法。
一、法务类对外文书类型 类 型 文书及格式 1．要求履行某项义务的付款通知适用OA系统中函告，一般采用工作联系“付款通知批准流程”； 函格式(附件6)；付款通其他适用OA系统中“对外知采用付款通知单格式文书审批流程” (附件7) 催告型文书 2．要求限期整改的函告，适用OA系统中“对外文书采用工作联系函格式 3．终止合同的函告，采用工作联系函格式 审批流程” 适用OA系统中“对外文书审批流程” 适用OA系统中“对外文书1．成果交付确认书 审批流程” 确认型文书 适用OA系统中“对外文书2．其他内容的确认书 审批流程” 该类文书指在我方向对方交付某项成果（资产、资料等）或要求对方确认某项事项的情况下，要求对方书面确认以示完成、送达或认可的文书。该类文书必须经双方或多方盖章确认。 该类文书指我方在要求业务单适用OA系统中“对外文书承诺型文书 1．承诺书 审批流程” 位行使某项职责的情况下，应业务单位要求，就对应的某些事项作出承诺的文书。该类文书不以送达回执为必要条件。 该类文书在一般情况下为要约邀请，但是若其中就商品房开发规划范围内的房屋及相关设施作出了明确的说明和允诺，并对适用OA系统中“广告发布广告型文书 1．广告图文 内容审批流程” 商品房买卖合同的订立以及房屋价格的确定有重大影响的，则视为要约。该说明和允诺即使未载入商品房买卖合同，亦应当视为合同内容，若有违反，应当承担违约责任。 该类文书主要指在在合同约定的条件成就或某项义务即将届期或已经届期（逾期）的情况下，为了达到以下目的而发送的文书：①明确某项义务的具体履行要求；②提醒对方按约定履行某项义务；③告知对方已违约并要求限期整改；④告知对方已违约并按约终止合同；等等。送达时须有经对方签收的用以证明送达的回执。 适用格式及流程 备 注