让别人作为代理访问您的日历并不意味着您必须与其共享所有信息。如果您已经学习了课程“查看和共享多个日历”，您就会知道可以将所选约会从主日历中独立出来，但同时仍对您可见，方法是将其放入您日历的某个子文件夹中，或放入您自己计算机上的“个人文件夹”文件中。
★要点★ 当您决定是将某个项目存储在子文件夹还是个人文件夹中时，请记住某些功能仅对存储在主“日历”文件夹中的项目有效：
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会议更新或取消 提醒
对存储在子文件夹或个人文件夹中的任何会议或约会，您都不能使用这些功能中的任一个。但是，您可以使用此方法存储项目，并且仍然可以对主“日历”文件夹中的项目使用这些功能.
第五章 搜索文件夹
查看电子邮件时，您是否对所有邮件堆积在收件箱中有点不知所措？您想跟踪的邮件是否与那些要长期保留的邮件混在一起？即使将电子邮件归档到文件夹中，有时也会产生这样的不适感，即邮件归档后，却忘记将它放在哪里。搜索文件夹可以帮助您解决这些问题。
搜索文件夹根据您正在查找的邮件的内容或一些其他典型属性（如发件人或您是否要跟踪）来查找这些邮件。借助于一些窍门并利用搜索文件夹，就可以根据电子邮件内容（而非位置）快速找到并查看相关的电子邮件。
搜索文件夹结合了搜索的强大功能与文件夹的便利性。您可能希望根据邮件所涉及的项目来归档邮件，但是又希望按发件人来查看这些邮件。利用搜索文件夹，您可以实现这一目的，甚至更多。学习使用搜索文件夹后，您会看到虽然您不可能同时出现在两个地方，但您的电子邮件可以做到这一点。
搜索文件夹是一种虚拟文件夹：它为您显示邮件，邮件看起来似乎在文件夹中，但实际上并不位于该文件夹中。搜索文件夹只是作为搜索结果报告。也就是说，由于搜索文件夹是虚拟的，所以可以方便地查看要查看的邮件，而不会弄乱归档系统（也不会强迫您创建归档系统）。
Outlook 根据邮件是否符合特定条件（例如，如果邮件状态为未读，则会自动显示在“未读邮件”搜索文件夹中）来确定搜索文件夹中显示的内容。这些条件就是搜索文件夹的“条件”（即适于显示在搜索文件夹中的邮件的特性）。
创建搜索文件夹后，如果新邮件符合该文件夹的条件，则会自动显示在该文件夹中，这意味着创建文件夹后，该文件夹始终会保持最新状态。
可以使用以下两种方法设置搜索文件夹：
从“文件”菜单。如果从“文件”菜单设置搜索文件夹，则有很多预定义的“搜索文件夹”选项可供选择。这是迄今为止创建搜索文件夹的最简单方法，因为 Outlook 会提示您输入条件，然后根据您的选择创建搜索文件夹。
从“查找栏”。开始使用“查找栏”时，可以指定搜索条件，然后单击“立即查找”查找邮件。Outlook 完成搜索后，您可以选择将搜索条件保存为搜索文件夹。
注意
要使用搜索文件，单击邮件，选择搜索文件夹则可
? 通过单击“高级查找”对话框的“文件”菜单中的“另存为搜索文件夹”，还可以从“高级查找”对话框创建搜索文件夹。
? 如果使用“存档文件夹”或“个人文件夹”，一定要注意每个位置都有其自己的“搜索文件夹”组。也就是说，“邮箱”的“搜索文件夹”只在“邮箱”中工作，“存档文件夹”的“搜索文件夹”只在“存档文件夹”中工作，依此类推。
当删除搜索文件夹中显示的邮件时，该邮件也会从邮箱中删除。 当删除搜索文件夹本身时，其中显示的邮件不会被删除。
? 搜索文件夹与规则不同。规则会移动邮件或对邮件进行一些其他操作。搜索文件夹则是帮助您查看邮件，并不影响邮件。
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第六章 公用文件夹
公用文件夹是 Microsoft Exchange Server 的一项功能，它提供了一种收集、组织信息以及与组织中其他人共享信息的有效方法。通常，项目组或用户组使用公用文件夹共享某一共同感兴趣的领域的信息。当您连接到 Exchange Server 时，标为“公用文件夹”的文件夹将显示在 Microsoft Outlook 导航窗格 （导航窗格：Outlook 主窗口左边的列，其中包括诸如“快捷方式”或“邮件” 等窗格，并在每个窗格中包含快捷方式或文件夹。单击文件夹可以显示文件夹中的条目。）中的文件夹列表 （文件夹列表：显示邮箱中可用的文件夹。若要查看子文件夹，请单击文件夹旁的加号 (+)。如果看不到“文件夹列
表”，请单击“转到”菜单上的“文件夹列表”。）中。可以通过 Outlook 管理这些文件夹。公用文件夹可以包含任何类型的 Outlook 文件夹项目，如邮件、约会、联系人、任务、日记条目、便笺、窗体、文件和公告。您还可以将任何公用文件夹的快捷方式添加到“公用文件夹”下的“收藏夹”中。
1.
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公用文件夹应用：
将信息投递到电子公告牌
公告牌使您能参加联机讨论。每个主题都存储在各自的文件夹中，并有各自的访问权限。
? 可以通过以下方式使用投递信息： ? ? ?
共享日历、联系人列表或任务列表中的 Outlook 项目
? ? ?
联机讨论开始后，可以将答复投递到公用文件夹中，以供组员阅读。
如果不想让整个组阅读您的答复，则可以直接答复该信息的投递者，或将投递的信息只转发给选定的收件人。 若要将公用文件夹作为公告牌使用，此文件夹必须能够存储电子邮件。
共享日历以公布与小组有关的会议、事件、假日、度假时间和项目截止日期。 共享联系人列表以使联系人的姓名、职务、地址和电话号码为小组所知。 共享任务列表以公布小组当前项目中各组员的工作进度。
共享文件 ? ?
? 将文件投递到公用文件夹而无须退出创建此文件的程序。例如，您可能希望投递刚刚在 Microsoft Excel 工作簿中更新过的季度销售报告，以便组成员可迅速查看到最新的信息。
打开公用文件夹中的文件以阅读或更新该文件，或者快速浏览一系列文件。
使用 Windows 资源管理器将现有的文件从其他程序复制到公用文件夹，无须打开文件对应的程序。
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? 如果要共享其他人经常阅读或更新的文件，则必须在本机安装保存该文件的程序。将文件从 Windows 资源管理器复制到公用文件夹，或者将文件从所打开的其他 Microsoft Office 程序投递到公用文件夹时，原始文件仍保留在原来的存储位置。对复制或投递到公用文件夹中的文件所做的更改不会影响原始文件。
通过权限决定文件夹的访问
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公用文件夹的访问权限一般由管理员或单位中对特定项目或主题的文件夹具有所有权的人来决定。
? 对于您具有访问权限的文件夹，您通常可以阅读项目及向文件夹添加项目，但是不能删除您所添加项目以外的项目。 ?
如果具有合适的权限，您可以建立自己的公用文件夹并授权他人使用。
如果您拥有公用文件夹，则可以对自己的公用文件夹应用自定义的视图、窗体、字段和规则。您可能想指定特定
的视图用来在其他人第一次打开该文件夹时显示。
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即使没有更改该文件夹的权限，您仍可以保存符合自己需要的公用文件夹的个人视图。保存公用文件夹的个人视
图后，该视图总能为您所用。
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2.
创建邮件公告
如下图，单击‘文件夹列表’，选择‘公用文件夹’,单击鼠标右键，选择‘新文件夹’(如图)
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如图
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第七章 便 笺
“便笺”是贴纸便笺的电子替代品。使用“便笺”可记下问题、想法、提醒及任何以前要写在贴纸上的事情。工作时可将“便笺”在屏幕上开着。使用“便笺”来存储以后可能需要的信息（比如要在其他项目或文档中再次使用的指导性内容或文字）时尤其方便。
1．创建便笺
单击‘便笺’，点击鼠标右键，选择‘新便笺’在黄色便笺内输入事项,如下图
2．共享便笺
若想把你自已的便笺提供给别人查询，则可使用功能，如下图所示，单击‘共享便笺’，选择‘权限标笺’便可权限给不同用户来查看你的便笺。
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