6.2.1.1 公司半年度内实际需用量
6.2.1.2 进口备品配件的合理储备量（生产消耗情况、采购周期） 6.2.1.3 当前实际库存情况
6.2.1.4 公司可供调剂的进口库存资源
6.2.1.5 市场因素（市场价格变动、资源情况）
6.2.1.6 公司资金状况 6.2.1.7 全年备品配件定额
6.2.2 机电保全部计划主管根据上述内容进行审核，编制机电保全部进口配件采购计划，报分管领导和部长双签后，上报公司领导及董事长批准，将批准后的采购计划送交进出口业务部门执行采购，并将计划的审批结果反馈给公司。
6.2.3 临时急需的进口备品配件采购,由公司主要负责人签字确认报机电保全部审核,经股份公司总经理批准后由进出口部办理。 6.3 进口备件相关业务流程
6.3.1 进口备品配件采购计划审核流程如下：
（公司领导审核） （审核、部门领导、股份公司分管副总和总经理审批） 机电保全部 公司采购计划 询价 反馈 国际业务部 6.3.2 白马厂中心库进口备品配件入库流程
国际业务部安排送货到白马厂中心库并向机电保全部提供装箱清单及备件合同 国际业务部组织供 货商、机电保全部、白马厂中心库 开箱验收 际业务部向财务部提供备件合国同 实际发生的付款清单 白马厂财务处和财务部审核并向机电保全部提供备件合同实际发生的净值总额（人民币） 机电保全部办理备件入库验收单并提交财务部和白马厂机动处 白马厂中心库建立入库账 6.3.3 直接为公司订购的进口备品配件入库流程（入公司仓库）
际业务部向财务部提供备件合国同 实际发生的付款清单 公司财务处和财务部审核并向生技处提供备件合同实际发生的净值总额（人民币） 生技处办理备件入库验收单并提交财务处和仓库保管员 仓库保管员建立入库账 6.3.4 白马厂中心库进口备件出库流程
公司申报领用计划 机电保全部审白马厂中心库存发货 理出库单提交白机电保全部办马厂财务处和 机动处 仓库保管员建出库账
6.3.5 直接为公司订购的进口备件出库流程 同公司备品配件的出库流程一致
6.3.6 白马厂中心库进口备件付款流程
机电保全部办理财务部 付款结算通知 审核 公司财务处向生技处提供需办理入、出库 的进口备件清单及价格 仓库保管员建立出、入库账 财务处 付款 白马财务开发票并提交相应子公司财务处 生技处办理入、出库手续提交财务处和仓库保管员并办理付款手续 白马财务处定期将付款情况反馈给机电保全部 7 备品配件采购管理
备品配件采购管理应本着“公开、公正、公平、透明”的原则，按照“行为制度化，工作透明化，效益最大化”的工作思路，依据备品配件采购计划，以不断优化、稳定供应渠道入手来开展备品配件采购工作。 7.1 备品配件采购方式
7.1.1招标采购。凡本公司设备运行所用备件其需求量较大的备件采购行为都应进行招标，招标须有三家或三家以上的备选渠道，特殊情况下也可以为两家（如只有两个合格的备选渠道）。
7.1.2议标采购。对一些备件规格、型号与前期采购时一样，且前期所采购备件使用质量比较正常，价格合理，经批准后可以进行议标采购，议标采购重点是对供应商所供产品进行分项报价，对成本进行细化，以进一步降低采购费用。
7.1.3比质比价采购。对于批量少的零星采购，采购时可通过传真等方式进行比质比价采购。
7.1.4下列情况不需招（议）标及比质比价，采购时与供应商（供应商需提供资质材料）直接商谈：
7.1.4.1集团部室推荐供应商。
7.1.4.2采购的设备备件只能从唯一渠道获得。 7.1.4.3采购的备件由公司改制。
7.1.4.4国家政策规定定点采购的备件。 7.2 招（议）标采购程序
7.2.1编写招（议）标请示，起草招（议）标文件，成立招（议）标领导组和工作组。 7.2.2招（议）标请示经招（议）标领导组组长审核后执行。招（议）标请示应包含以下内容：
a、招（议）标采购备件名称、规格、计划采购数量和用途；
b、明确招（议）标目的和招（议）标方案；
c、明确所选择的招（议）标渠道； d、明确招（议）标地点和时间；
7.2.3招（议）标：按招（议）标请示批准情况发出投标邀请，商务投标前应与投标单位进行技术交流和确认，并形成书面确认材料。投标文件应在规定的投标截止时间之前，按统一格式密封送达或邮寄到投标地点，过期不予受理。对招（议）标文件没有做出实质性回答的投标文件无效。
7.2.4开标与评标：招（议）标工作组人员根据需要决定是否参与开标、评标，招标领导组应综合比较投标单位备件的性能、质量、价格、交货期和投标方的资信情况等因素，本着公正、科学、严谨的原则和招（议）标文件的要求进行评标，综合评价出中标侯选单位，不保证最低报价的投标最终中标。
7.2.5定标：评标结束后，编写招（议）标结果汇报，招（议）标结果汇报公司领导审批后方可生效，招（议）标结果经过审批后，发出《中标通知书》。与中标方签订合同。合同内容应与投标文件内容一致。
7.2.6招（议）标采购工作必须公开、公平、公正、透明，遵循竞争、择优的原则。同时必须在法律事务室、纪检等部门的指导与监督下进行。工作人员不得向投标人透露已获取招（议）标文件的潜在投标人的名称、数量和投标方案以及可能影响公平竞争的有关招（议）标投标的其他情况。
7.2.7招（议）标采购主要工作流程如下： 招标请示 组织招标 工作组，编制招统计招标材料：年需求量,原成立领导和采 购渠道、原采购价格，确（议）标文件 定新渠道 技术谈判、交流，生成技术文本 技术谈判通过后，进行商务谈判、交流，生成商务文本 投标 通过谈判的投标资格单位进行密封招标领导组集体评标，初步议定招标汇报 会签 招标结果报股份公司分管副总经理和总经理批准后执行 签订供货合同 7.3 比质比价采购程序 7.3.1比质比价采购时，需对各供应商的资质进行论证，并尽可能做到货比三家，对于确实无法做到两家以上相比的，也应与同期采购的同类备品配件进行比质比价。
7.3.2对供应商所报价格等信息应保密，不得向其他供应商透露，供应商确定时部门负责人和公司分管领导应参与谈判共同决定。
7.3.3比质比价内容要形成书面评审意见、报批后方可签订合同。 7.4 采购合同的签订：
7.4.1合同的签订
7.4.1.1备品配件合同的签订严格按《合同法》及《经济合同评审管理办法》执行.合同
条款上要明确地规定产品的规格型号、数量、技术要求，交货期、合同金额，付款方式，发货地点，违约责任等。对于整机备件、主机设备的重要配件，以及单件价值超过1万元的备品配件原则上须拟订供货技术文本，对供货范围和技术参数，使用条件等进行必要的描述，保持合同的完整性。
7.4.1.2经相关部门及公司领导审批后，与中标单位签订合同。合同起草原则上由我方签订合同部门的谈判人员或谈判组负责，力争合同起草权，以掌握主动。
7.4.1.3备品配件合同签订要有合同会签单，经相关部门会签，报公司总经理审批，经公司委托代理人签字后，方可盖章。
7.4.1.4备品配件合同应单独编号并应保持编号连续性。 7.4.1.5禁止无合同采购。
7.4.2统一采购备品配件比质比价采购合同签订流程 附合同文本审核 机电保全部分管人员填机电保全部分管领导 写合同评审表 合同管理部门 股份公司分管领导 股份公司总经理 会签审定 其它相关部门 审批合同评审表合同盖章 合同文本存档 附合同文本 审核 机电保全部经办人员 合同管理部门 执行 3、委托采购备品配件比质比价采购合同签订流程： 公司备件管理人员填写合同评审表 设备管理部门分管领导 合同管理及财务部公司分管领导 其它相关部门 公司总经理 会签 审定 门 审批 合同评审表 盖合同章 合同管理及财务设备管理部门业务员 部门 合同文本 存档 执行 7.5 合同的履行及管理 7.5.1合同的履行：
7.5.1.1根据买卖双方签订的合同条款监督卖方对合同的履行。通知卖方按要求供货，通知使用单位参于验收、办理入库。依据验收情况和合同相关条款等进行付款结算。负责处理合同执行过程中发生的其它相关事宜，合同经办人员为合同的第一责任人，对合同的执行情况负主要责任；
7.5.1.2由机电保全部签订的统购合同由机电保全部负责下备件送货计划、催货、办理委托付款函；公司按合同要求负责备件到货的验收及使用跟踪，出现异常情况及时与机电保
全部联系，并安机电保全部书面委托函要求办理合同付款；
7.5.1.3由机电保全部签订的渠道合同，公司按渠道合同采购备件的，送货计划、催货、付款等合同执行均由公司负责；
7.5.1.4由公司自行签订的备件合同由公司负责合同执行； 7.5.2合同的管理 7.5.2.1合同应有专人管理且需对合同进行登记，以便及时掌握合同执行情况，合同执行情况登记表格式如下：
年度公司备品备件合同登记表
截止月日 单位：万元 合同号 合同主要内容 签订厂家 总 价 交货期 到货情况 付款情况 备注 7.5.2.2公司每季度应将合同执行情况登记表反馈给机电保全部，以便机电保全部及时、准确了解掌握合同执行情况。 7.6 备品配件采购渠道管理
7.6.1潜在供应商的管理：采购管理人员根据各子公司备品配件需求计划，对需求的各类备品配件的市场分布、生产厂家、价格及其变化趋势等进行综合性的调查、分析、论证，充分做好采购前的准备工作。
7.6.2潜在供应商的资信检查：对经市场调查后选定的各供应厂商进行资信审查（如民事资格、经营范围、注册资本、生产和技术水平、履约能力和企业信誉、产品质量等），以确定是否具有合同履约能力和独立承担民事责任的能力。
7.6.3供应商评审工作流程：
备件采购部门 评审意见汇总 备件管理人员填制供应 商评审表 合同审计部门 使用部门 会签上报 审阅签字 评审结果 形成纪要 公司领导 存档备案 评价选择供应商的依据 指导供应业务
7.6.4 供应商评审表如下：
供应商评审表 序号 1 2 3 供应商名称 情况 兑现 供货的产品质量 程度 服务 供货及时 售后 其他 备 注