湖北高路监理公司试验检测中心质量手册 文件编号：GLJC/B-004-2009 第 1 页 共 1 页 第 4 版 第 0 修订
发 布 令
为提高本检测中心管理水平，保证检测工作质量，建立相对完善的质量保证体系，提高内部管理综合素质，向客户提供公正、准确的检测报告，按照《实验室资质认定评审准则》、GB/T15481：2000《检测和校准实验室能力的通用要求》、ISO/IEC17025：2005《检测和校准实验室能力的通用要求》、《实验室和检查机构资质认定管理办法》（国家质量监督检验检疫总局第86号局长令）和《产品质量检验机构计量认证/审查认可（验收）评审准则》（试行）（质技监认实函[2000]046号）的要求及行业有关质检法律法规，特编写此《程序文件》。本《程序文件》现予批准发布，自2009年05月08日起实施，同时宣布第三版《程序文件》作废。
高路监理公司试验检测中心主任：
年 月 日
全中心职工务必遵照执行。
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湖北高路监理公司试验检测中心质量手册
文件编号：GLJC/B-005-2009 第 1 页 共 4 页 第 4 版 第 0 修订
文件控制和维护程序
1、目的
文件和资料是指导检验和管理活动的依据和证实性材料，为使文件受控，确保文件的现行有效和保密，特制订本程序。
2、范围
本程序适用于检测中心与管理体系有关的文件的控制和维护管理。同时满足《评审准则》的要求。
3、职责
3.1 综合办公室为文件管理职能部门，负责管理体系有关文件的归档、发放、更改控制和管理。
3.2 各部门负责本部门与管理体系有关的文件的编制及整理。 4、工作程序
4.1 质量体系文件的层次
4.1.1第一层次为描述质量方针、目标和质量体系的质量手册；
4.1.2第二层次为描述实施质量体系，控制各要素所涉及到的各职能部门活动及规范各质量活动开展的程序性文件；
4.1.3第三层次为供技术人员使用的各种技术作业指导文件。 4.2 文件代号编制规定如下：
□□□□ / □ — □□□ — □□□□ 颁布年号（4位数字） 顺序号
类别缩写（A、B、C）
“中心”的识别标识
质量体系文件的类别：A—质量手册
B—程序文件 C—作业指导书
4.2.1《质量手册》、《质量手册附件》编号规定
GLJC/A—XXXX GLJC—检测中心代号 A－《质量手册》 XXXX－发布年份 例如：《质量手册》GLJC /A－2009
GLJC /A/FJ—XXXX GLJC—检测中心代号 A/FJ－《质量手册附件》 XXXX－发布年份
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文件控制和维护程序
例如：《质量手册附件》GLJC /A/FJ－2009 4.2.2 程序文件编号规定
GLJC/B—YYY—XXXX GLJC—检测中心代号 B—程序文件 YYY－顺序号 XXXX－发布年份
例如：《文件控制和维护程序》GLJC /B—005－2009 4.2.3 作业指导书编号规定
GLJC/ZY/XX-YY GLJC-检测中心代号 ZY-作业指导书 XX-作业指导书分类代号 YY-顺序号
作业指导书分类代号：01-内部核查规程 02-方法类作业指导书 03-设备操作规程 4.2.4 质量记录编号规定
表CXXX-YY 表C-质量记录 XXX-程序顺序号 YY-记录顺序号 例如：《文件发放登记表》表C001-01 4.2.5 技术记录编号规定
CXXX C-技术记录 XXX-记录顺序号 例如：《压实度检测记录表》C127 4.3 管理体系文件标识规定
4.3.1 中心的管理体系文件分为“受控”文件和“非受控”文件两种，在我中心内部各部门、场所存放或使用的管理体系文件及标准、作业指导书等技术性文件均应为有效“受控”文件。“非受控”文件仅供客户、上级有关部门使用，“非受控”文件不进行标识。
4.3.2 外来文件经综合办公室负责人识别确认后，在封面盖“受控”章。
4.3.3 体系文件识别应有唯一性标识，包括发放编号、发布日期、实施日期、发布机构。 4.4 文件的编写
4.4.1 质量手册、程序文件由中心主任授权专门小组编写。 4.4.2 作业指导书和技术记录格式由技术负责人组织相应部门编写。 4.4.3 质量记录格式由质量负责人组织相应部门编写。 4.5 文件的审批
4.5.1 质量手册、程序文件由中心质量负责人审核，中心主任批准。
4.5.2 作业指导书和技术记录格式由各部门编写，各部门负责人审核，中心技术负责人 批准。
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文件控制和维护程序
4.6 文件的发放
4.5.3 质量记录格式由综合办公室编制，其负责人审核，中心质量负责人批准。
4.6.1 体系文件应由综合办公室加盖“受控”章后，按照发放范围统一编号、发放。“发放编号” 按文件的受控编号编制。
4.6.2 文件领用人在“文件发放登记表”的签收栏上签字后领取注有不同分发号的文件，以便于追溯。
4.6.3 本中心内使用加盖“受控”印章的受控文件，不得随意借与他人查看及复印。 4.6.4 当文件使用人的文件破损严重，应到综合办公室办理更换手续，新文件的分发号仍沿用原文件号，并必须在“文件发放登记表”中作出说明，原文件收回后销毁。当文件使用人将文件丢失后，应重新办理领用手续，综合办公室应给予新的分发号，并注明丢失文件的分发号作废。必要时，要通知相关部门，防止误用。
4.6.5 共用的体系文件由各部门指定的专人保管，但必须保证本部门人员方便领用和有效使用。
4.7文件的更改
4.7.1本检测中心的文件控制制度不允许在文件再版之前对文件进行手写修改。文件需要更改时，应由文件更改申请人或申请部门填写“体系文件修改审批表”，由原审核人和批准人批准予以实施。
4.7.2 文件更改时应注明修订状态，标记和更改生效日期，并按“文件发放登记表”的名单发放修改后的文件，同时收回作废的旧文件销毁。做换页修订的文件，应在修订页中注明。
4.8 文件的换版与作废
4.8.1 文件更改采用换页和换版两种方法，文件经过多次更换或文件需要进行大幅度修改时应进行换版。原版次文件作废，换发新版本。
4.8.2 作废的文件由办公室按“文件发放登记表”收回并记录，作废文件加盖“作废”印章。办公室负责统一销毁文件，填写“文件销毁记录表”，需作资料保留的作废文件，经办公室负责人确认后加盖“保留资料”印章留用。
4.9文件的管理
4.9.1文件经编制审批后，原版文件应由综合办公室登记归档，并列入受控文件清单中。
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文件控制和维护程序
借阅，并尽快归还。
4.9.2需临时借阅文件的人员，应填写“文件借阅登记表”，经办公室负责人批准后方可
4.9.3需要保密和保护所有权的技术文件应按《保护客户机密信息和所有权程序》执行。 4.9.4需要对外提供体系文件时，需由中心质量负责人批准后作为非受控文件提供。原版管理体系文件一律不得外借，防止文件丢失或损坏。
4.9.5为防止文件丢失，存入计算机的文件要有备份，保存在计算机系统内的文件或在网络上发放传输文件，执行《计算机文件及数据控制程序》。
4.9.6上级下达的文件应由综合办公室填写“收文登记表”。 4.10 外来文件的管理
4.10.1本中心收集的外来技术文件（包括检测规程、技术规范、法律、法规等）应由办公室登记存档。需要发放的应进行登记，对现行使用的外来技术文件须在其封面醒目位置加盖“受控”文件标记。收回作废的外来技术文件须加盖“作废”标记。
4.10.2办公室应定期核查所使用的规程、技术规范是否为现行有效版本，并做好统计，根据统计情况及时订购并做好发放登记。
5、相关程序文件和质量记录：
5.1 《样品处置和管理程序》 GLJC/B-030-2009 5.2 《结果报告管理程序》 GLJC/B-032-2009 5.3 《标准物质管理程序》 GLJC/B-028-2009 5.4 《计算机文件及数据控制程序》 GLJC/B-006-2009 5.5 《文件发放登记表》 表C001-01 5.6 《会议签到表》 表C001-02 5.7 《会议记录表》 表C001-03 5.8 《文件借阅登记表》 表C001-04 5.9 《受控文件清单》 表C001-05 5.10《体系文件修改审批表》 表C001-06 5.11《文件收文登记表》 表C001-07 5.12《文件销毁记录表》 表C001-08
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