31.4.4案卷排列。立卷按永久（50年以上）、长期（16-50年）、短期（15
年以下）分别组卷，卷内文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起，编制案卷目录和案内目录，并复印出四至五份。
31.4.5整理案卷，使之厚度适宜，控制在1cm至2cm之间，材料过窄应加
衬边；材料过宽应折叠整齐；字迹难辨认的，应附抄件；以每一案卷端正书写标题。
31.4.6对所有公司档案系统排列，确定保管期限，编制档案目录（卡片），
按一定次序排列和存放。
31.4.7每年对档案进行一次清理； 31.4.8清除不必要保存的材料；
31.4.9对破损和褪色的材料进行修补和复制 31.5立卷要求
案卷厚度一般为1.5cm---2cm左右。装订前做好文件资料的分类和检查，对有破损和褪色的材料，应及时给予修补；纸面过大的文件，要按文件盒的大小折叠整齐；对于字迹较难辨认的字体，可能的话，应附上抄件。案卷标题要标明文件内容提要，文字要简练，用黑色钢笔书写，字迹工整、端正。
31.5.1案卷按照发生时间、部门排列，永久、中期、短期档案分开保管，
每个案卷要编上序号，并注明入卷日期，卷号。
31.5.2指定相应档案的责任人 31.5.3有关材料的日常收集、积累 31.5.4项目或年度结束时整理材料 31.5.5材料清理、鉴别、补全、去除 31.5.6确定保存期限、密级 31.5.7材料分类、编目、摘要、登记
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31.5.8装订成册
31.5.9立卷上架、归档、保管
31.6往年文件资料立卷处理，卷内文件要把文件和底稿，文件和附件，请示和批复按关联内容放在一起。当年文件资料按时间顺序和业务内容分组存档.
31.7根据卷内文件之间的联系，进行系统编写，填写案卷封页，确定保管期限、案卷排列、借阅范围等。准确详实做好档案资料的目录索引，设立案卷目录和卷内目录，方便查找。具体分类参见附页。
31.8档案密级设立如下：
31.8.1绝密。凡对公司具有重大影响，一经泄露将给公司经营带来重大经
济及其它损失的文件。包括：
1) 股东会、董事会讨论通过的项目建设资料；公司各类投、融资计划及方案；关乎机构成立、合并、撤销、更名、启用印章等文件资料；
2) 股东会、董事会、总裁办公会会议纪要（及记录），及录音声像资料，会后形成的决策性文件；
3) 董事长或总裁的专项重要批示；公司上级主管部门及有关政府部门具有相应密级的文件；分公司和合作公司上级报文件、有关法律文件及重要函件、传真等；
4) 公司开展业务所形成的协议书、合同等文字性相关资料。 5) 企业财务报表、凭证、账本、审计等文件。
31.8.2机密。公司内部行政、业务的相关文件。属极为重要并一经泄露会
给公司造成损失的文件属机密文件。包括：
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1) 公司、上级主管部门及有关政府部门具有相应密级的文件、经理工作会议纪要（或记录）、项目会议纪要（或记录）、其他专项工作会议的纪要或记录、副总裁以上领导的工作批示等。
2) 关于公司领导、职工的升级、定职、任免、调动、除名、退职、工资、奖惩、职工等文字资料
3) 企业编制的会计预算、决算、统计年报、财产移交清册； 4) 公司颁发的各种正式文件的签发稿、印制稿、重要文件的修改稿； 5) 公司及各级职能部门管理文件，日常管理中形成的工作报告、年度计划、综合性报告、专题报告、工作总结等；
6) 以公司名义加盖公司公章或法人印章，向上级主管单位的汇报、请示、报告；
31.8.3保密。凡对公司具有较大影响，一经泄露将给公司经营带来一定损
失的文件属秒密级文件。
1) 以公司名义与有关单位签订的各种合同、协议书等，如租赁及装修合同，对外服务合同。
2) 关乎公司历史沿革、大事、年鉴、反映公司重要活动时间的简报、声像资料、荣誉奖励证书、具有纪念意义和凭证性的事务资料、录音、录像资料
3) 部门业务文件和往来资料，
4) 人事文件（员工个人原始资料、员工试用、聘用合同，员工解聘、晋升）
5) 行政管理制度。
6) 公司及各职能部门在日常经营管理活动中形成的通知、知照性文
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件
7) 不宜向公司以外人员透露的商务传真、信函等。 8) 30.8.4一般性档案。除上述以外的归档资料。
32、档案的保存和借阅
32.1档案的保存
32.1.1实物形式保存。将各种文件资料整理装订成册，或以软盘数据形式
保存资料。
32.1.2电子信息形式保存。将有关文件资料按管理规定的形式输入电脑储
存，以软盘、硬盘储存的形式等形成资料信息库；
32.1.3每月月底，要对所有档案进行整理和盘查。要注意保持档案库的干
燥、通风、整洁和卫生，做到防火、防霉、防潮、防盗、防丢失。
32.2档案的借阅
32.2.1借阅文件档案，借阅人需按要求办理借阅手续。借阅绝密级、机密
及秘密级档案，应有总裁的书面批准；借阅一般性档案，应有主管副总裁的书面批准。借阅档案时，必须填写《档案借阅申请表》，依据调阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能调阅；
32.2.2案卷一般仅供在线档案查阅；
32.2.3借阅文件档案，必须在二个工作日内归还档案室。借阅期限不得超
过五个工作日。如需再借，应办理续借手续。续借手续与初借手续相同。外借时须办理登记审批手续，保密以上级别的文件对外借阅时，须报总裁签字批准后方可办理。
32.2.4外单位借阅档案，应持有单位介绍信，经主管副总裁并总裁批准后
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方可借阅，且不得带离档案室；
32.2.5借阅人如需抄摘具有密级的档案内容，须经主管副总裁书面批准且
经档案管理人员审核后方能进行；
32.2.6借阅人应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪
裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，借、收双方须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，管理人员应及时报告主管领导，公司将对责任人进行行政或经济处罚。
32.3借出档案资料时，应以信封加密封袋。归还时，档案管理员负责检查文件档案是否完好。若发现文件有破损。或有缺页，应及时报告综合管理部，并做好相应的记录。借阅逾期未还的档案资料，档案管理员应及时催还或督促办理续借手续。 33、档案的销毁
对已经失去作用的档案资料要及时进行清理和销毁。销毁档案时，资料必须经过责任人认真鉴定。对已经超过保存期的档案，综合管理部要组织统一予以销毁。
33.1各类档案按其相应的保管期限进行鉴定，超过保管期限且无保存价值的档案，由综合管理部负责统一销毁。销毁前，档案管理人员应编制销毁清册，经鉴定人员审核并签字，报公司批准后，方可销毁。被销毁档案经与销毁清册核对无误后，由二人以上人员负责操作，操作人员应在销毁清册上签字。销毁清册应存档备查；
33.2档案管理人员应在档案目录中的相应位置，对被销毁的档案注明“已销毁”字样，同时标注销毁日期和销毁清册号。 34、档案管理人员的要求
34.1档案管理员必须严格遵照档案管理制度的要求，建立系统科学的档案管理方法及操作程序，开展建立档案、档案分类、档案借阅、档案销毁的管理工作。结合实践经验，建立适合企业特点的档案管理制度和办法，跟踪各类档案的后续管理工作，及时向部门领导进行汇报档案进展情况。
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