食品安全管理手册 第9.2章 记录控制程序 编号 版本号/修改状态 页码 FSMP-02 A/0 1/2 2/2
4．3．2办公室负责汇总各部门所需记录，形成《记录清单》，清单应标明以下内容：记录名称、编号、使用部门、保存期限等，同时附有空白记录表格式。 4．4 记录的保管和贮存要求
4．4．1各部门应指定专人负责本部门各类记录的汇总，便于存取和检查。 4．4．2记录的储存环境要通风、防潮、防火、防虫蛀、鼠害等。
4．5记录的保管期限一般分1年、3年、5年和长期，具体按《记录清单》的规定。 4．6记录的借阅
4．6．1需借阅记录时，应填写《文件借阅、复制记录》，应做好登记手续并规定归还日期；对于过期未还的资料员应及时追回。
4．6．2借阅的记录不得更改、遗失、损坏和拆页。 4．7 记录的处理
凡超过规定保存期限的记录，由保存部门填写申请注销记录清单，经部门负责人审批后报主管领导批准，指定专人销毁。申请注销记录清单应予保存。 5 相关文件
《文件控制程序》 6 相关记录
《记录清单》
《文件借阅、复制记录》 《文件销毁申请》
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第9.3章 信息沟通程序 1目的
编号 版本号/修改状态 页码 FSMP-03 A/0 1/2 本公司建立适当的沟通过程，促使各职能部门、各层次间、公司内部与外部间的信息交流、加强理解，从而有利确保食品安全管理体系有效运行。 2 范围
适用于本公司各部门之间和公司与外部之间的信息沟通和管理。 3职责
3.1办公室负责内部和外部信息的收集和处理。 3.2各部门负责提供有关信息。 4程序
4.1公司确保在各部门之间、不同层次的人员之间，通过以下过程和方法进行有效沟通： a)文件沟通：将食品安全管理体系文件分发给各部门，以便各部门相互了解； b)会议沟通：通过管理评审会议、内部审核会议、讨论会等各种会议，讨论、研究当前的形势和工作的开展情况，以利于评价食品安全管理体系及其过程的有效性； c)员工建议：通过员工日常的信息反馈，以便了解员工的情况和建议； d)记录沟通：可反映本公司所提供的产品、服务情况；
e)培训沟通：如通过上岗培训，提高员工的生产操作技能、质量意识；通过食品卫生法培训，提高员工卫生意识；通过劳动法培训，使员工了解公司与个人关系、责任等等； f)电子媒体沟通，本公司各级人员通过电话、传真、网站等，传递本公司的食品安全管理体系信息，从而进行有效沟通； g)影响食品安全岗位员工间的沟通；
h)其它沟通，如通过宣传栏等方式进行沟通；也可通过个别面谈、聚会等方式加强企业内部沟通，供方的信息沟通；确保信息畅通；与外部组织有关的食品安全信息 ； i)工作区域内，也可用《工作联络单》来传达彼此沟通信息。 4.2内部沟通内容
a)与食品安全有关的法律法规的要求，组织遵守的顾客、行业和其他要求； b)与产品、新产品、原料、辅料、服务等相关的信息；
c)与生产场所、设备位置和能力、周围环境、生产系统等相关的信息；
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第9.3章 信息沟通程序
编号 版本号/修改状态 页码 FSMP-03 A/0 2/2 d)清洁、卫生计划、与食品安全危害和控制措施有关知识、影响食品安全的其他条件； e)来自外部相关方的质询、与产品有关的健康危害的抱怨； f)总经理及员工对食品安全管理体系策划、建议的沟通。 4.3外部沟通
食品安全小组组长负责有关食品安全信息的外部沟通，沟通至少包括以下几个方面： a)与供方或承包方的信息沟通；
b)与顾客就产品信息（包括预期用途有关的说明、贮存要求、保质期等）、质询、合同或订单处理、信息反馈（包括顾客抱怨）的沟通；
c)与卫生防疫部门、质量技术监督部门等食品主管部门的沟通；
d)对食品安全管理体系的有效性或更新产生影响，或将被其影响的其他组织； e)特别是哪些需要由食品链中其他组织控制的已知的食品安全危害； f)外部沟通获取的信息将作为体系更新和管理评审的输入。 4.4 沟通信息的处理
a)有价值的信息，各部门或人员可直接提交到办公室或总经理，根据情况予以应用； b)不符合食品安全管理体系要求的信息，执行《纠正、预防措施控制程序》有关规定； c)以会议形式沟通的信息登记在《会议记录》，作为体系改进依据，并提交管理评审； d)必要时，沟通应提供记录以证实其有效性，并依据具体情况或要求做相应处理； e)确保负责沟通的人员具备必要的知识，以履行其在食品安全链中的相应职责，并确保只有得到授权的人负责与食品安全有关信息的外部沟通。公司应建立程序确保HACCP小组充分获取可能影响食品安全的任何工艺变化的沟通的信息。 4.5 公司沟通所形成的记录按《记录控制程序》执行。 5 相关文件
《记录控制程序》
《纠正、预防措施控制程序》 6 相关记录 《工作联络单》 《会议记录》
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第9.4章 应急准备和响应程序 1 目的
编号 版本号/修改状态 页码 FSMP-04 A/0 1/3 为了预防和减少紧急事故的发生，或在紧急事故发生时能得到及时处理，以减轻对食品安全、人员及公司财产的影响，特制定本程序。 2 范围
适用于本公司生产及办公区域突发性食品安全事故的控制和管理。 3 职责
3.1 总经理：负责提供紧急事故应变必要的人力、物力、财力，总协调各部门在紧急事故应变中的协作。
3.2 食品安全小组组长：负责公司潜在紧急事故响应的统一指挥调度。 3.3 品管部：负责潜在紧急事故处理的监督和管理，及紧急应变计划的制订。
3.4职能部门：对本部门潜在的食品安全紧急事故进行确定并控制；负责本部门应急准备与响应以及紧急事故的消除工作。 4 程序
4.1凡是能导致公司财产损坏、损害和生产中断，对食品安全造成损害，以及造成不良社会影响的火灾、食品安全应急事件等，都应制定相应的应急计划而使其受控制。 4.2 紧急事故分类： a)食品中毒事件； b)火灾； c)洪水； d)锅炉爆炸
e)重伤、死亡紧急事故等。 4.3 设备：
a)个人防护用品：如手套、口罩、防护眼镜、雨鞋等； b)消防器材：如消防服、灭火器、消防栓等； c)防洪设施：如沙包等； d)急救物品：如急救药品等。 4.4 紧急应变机构
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第9.4章 应急准备和响应程序
编号 版本号/修改状态 页码 FSMP-04 A/0 2/3 4.4.1总经理：总协调紧急应变工作，为紧急应变提供必要资源，对重要事项作最后决定。 4.4.2食品安全小组组长：现场指挥各部门进行紧急应变工作，及灾后的善后处理工作。 4.4.3品管部：负责紧急应变其间安全事务处理。
4.4.4办公室：负责紧急应变其间对外联络及向同事传达各项紧急通知工作。 4.4.5生产部：负责紧急应变其间的财产抢救。 4.5 紧急应变计划拟定
4.5.1公司内所有紧急应变计划由品管部负责编写、修订。针对本司紧急事故种类，品管部制定《火灾、爆炸应急预案》、《食品安全事故应急预案》等。紧急应变计划内容应包括： a)各类紧急状况重点部位； b)紧急应变期间组织架构及权责； c)紧急应变过程的操作步骤。
4.5.2紧急应变过程中，办公室作为对外窗口，负责做好各项官方联系。 4.5.3各部门应做好各项重要设施、设备及重要文件、资料的保护工作。 4.6 紧急事故的预防
4.6.1加强消防器材的点检维护。 4.6.2加强化学品的管理。 4.6.3制定紧急状况应变计划。
4.6.4成立“应急领导小组”，将各成员之职务、联络方式加以明确（办公室制作紧急联络电话张贴于公司内），并定期训练演习，以适应紧急情况需要。同时，品管部应经常性地加强员工的安全培训，如火警疏散、工伤事故处理、食品安全意外事故处理等。 4.6.5品管部负责制定灾变产生时人员疏散计划，内容含：疏散路线、清场负责人、疏散后聚集地点等。
4.7 紧急事故处理及应变管制
4.7.1灾变发生时，现场最高主管负责指挥人员处理，直至上一级主管赶赴现场。 4.7.2灾变或危害发生时，应立即采取措施：
a) 立即通知品管部，如为火灾立即报警；
b) 立即进行初期处理，采取措施控制局势，避免紧急事故扩大。
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