石家庄********有限公司 行政管理制度 配套表格
第一部分 公司管理制度
第一章 文件管理制度
为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制订本制度。
一、文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本公司上报下发的各种文件、资料。按照分工的原则，全公司各类文件需要行政存档的档案由行政办公室归口管理。 二、公文的签收
1、凡来公司公启文件（除公司领导订启的外）均由办公室登记签收； 2、公文的编号保管
（1）行政办对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”，并分类登记编号、保管。须由公司承办或归档的公司领导亲启文件，公司领导启封后，也应交办公室办理正常手续。
（2）本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交行政办进行登记编号保管，不得个人保存。 3、公文的阅批与分转
（1）凡正式文件均需分别由行政办负责人根据文件内容和性质阅签后，由行政办文员分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导（或分管领导）亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要立即办。
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（2）一般函、电、单据等，分别由行政人事中心直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同主办单位联系后再分转处理。
（3）为加速文件运转，行政人事中心应在当天或第二天将文件送到公司领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过2天（特殊情况例外）。 4、文件的传阅与催办
（1）传阅文件应严格遵守传阅范围规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
（2）阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件归还行政办，阅批文件一般不得超过2天，阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”，行政办应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。
（3）文件阅完后，应送交行政办文员，及时归档。
（4）行政办对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照公司有关规定，并征得行政办同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档。
第二章 档案管理制度
一、严格执行国家的保密、安全制度，确保档案和案卷机密安全。
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二、各部门应在每季度底向公司行政办移交上季度文书档案并履行清交手续。
三、各部门应明确规定档案责任人，档案责任人对本部门档案的收集、建档、保管、借阅和利用负全责。
四、各类规章制度、办法、人事、工资资料、会议记录、会议纪要、简报、重要电话记录、接待来访记录、上级来文、公司发文、工作计划和工作总结以及添臵设备、财产的产权资料由行政办负责归档。 五、各工程项目立项、国土、规划、设计、监理、质监及技术等图纸文字技术资料、质量资料由行政办负责归档。
六、各类商务合同、协议的正副本原件由财务部归档，复印件由行政办归档，其他部门备份存档并由行政办实行电脑化管理。
七、归档资料必须符合下列要求： 1、文件材料齐全完整；
2、根据档案内容合并整理、立卷；
3、根据档案内容的历史关系，区别保存价值、分类、整理、立卷，案卷标题简明确切，便于保管和利用。
八、档案资料借阅需履行登记、签字手续，重要资料借阅需先请示分管领导。
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九、由分管领导定期组织档案责任人及其他部门组成档案鉴定小组对超期档案进行鉴定，提交档案报告，并根据有关规定的酌情处臵。 十、加强档案保管工作，做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防高温工作，定期检查档案保管工作。
第三章 保密制度
为保守公司秘密，维护公司利益，制订本制度。
一、全体员工都有保守公司秘密的义务。在对外交往和合作中，须特别注意不泄露公司秘密，更不准出卖公司秘密。
二、公司秘密是关系公司发展和利益，在一定时间内只限一定范围的员工知悉的事项。公司秘密包括下列秘密事项：
1、公司经营发展决策中的秘密事项； 2、人事决策中的秘密事项； 3、专有技术；
4、招标项目的标底、合作条件、贸易条件； 5、重要的合同、客户和合作渠道；
6、公司非向公众公开的财务情况、银行帐户帐号；
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7、董事长或总经理确定应当保守的公司其他秘密事项。 三、属于公司秘密的文件、资料，应标明“秘密”字样，由专人负责印制、收发、传递、保管，非经批准，不准复印、摘抄秘密文件、资料。
四、公司秘密应根据需要，限于一定范围的员工接触。接触公司秘密的员工，未经批准不准向他人泄露。非接触公司秘密的员工，不准打听公司秘密。
五、记载有公司秘密事项的工作笔记，持有人必须妥善保管。如有遗失，必须立即报告并采取补救措施。
六、对保守公司秘密或防止泄密有功的，予以表扬、奖励。 违反本规定故意或过失泄露公司秘密的，视情节及危害后果予以行政处分或经济处罚，甚至予以除名。
七、档案室及相关机要重地，非工作人员不得随便进入，工作人员更不能随便带人进入。
八、行政人事中心应定期检查各部门的保密情况。
第四章 印章使用管理制度
印章是公司经营管理活动中行使职权，明确公司各种权利义务关系的重要凭证和工具，印章的管理应做到分散管理、相互制约，为明确使用人与管理人员的责权，特做如下公司印章使用与管理条例：
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