1. 项目立项阶段文档
（1）与本项目有关的上级主管部门下达的项目指南、规划和工作计划； （2）项目招标建议、投标邀请书、招标公告、项目申请书； （3）有关项目的审批文件、合同书、专家建议； （4）国内外相关情况考察报告和专题分析报告； （5）可行性研究报告及批准文件；
（6）项目实施方案、年度计划，项目预算书； （7）同项目研究有直接关系的重要情报编译材料等。 2. 项目实施阶段文档
（1）各种重要的原始记录、各种实验报告和数据； （2）项目例会会议记录和专业会议文件；
（3）各种研究报告（包括系统的、专题的、分项的和阶段的）； （4）项目变更申请书； （5）重要的来往技术文件；
（6）项目年度经费决算表、项目中期检查报告等。 3. 项目结项阶段文档 （1）项目总经费决算表； （2）项目成果材料； （3）项目验收确认表等。
7.2.2 按照科技项目文档材料的性质划分
根据科技项目文档材料的性质，文档材料可划分为文书档案和技术档案。 1. 文书档案
文书档案主要反映管理性工作，一般按年度归档。文书档案可参照《科技部机关归档文件整理办法》及科技项目主管部门有关规定进行整理。
2. 技术档案
技术档案是指与项目相关的技术文件、图表、程序与数据等，主要反映项目（课题）的具体情况，根据文件形成过程，可跨年度归档，也可在项目（课题）执行完后归档。技术档案应按国家标准《科学技术档案案卷构成的一般要求》执行。
7.2.3 按项目文档用途划分
1. 申请材料。项目建议书、可行性研究报告、申请书等文档；
2. 会议和培训文件。包括会议记录、演示文件、阶段报告、培训材料、教材等文档； 3. 软件文档。软件设计书、使用说明、源代码（包括注释）及源代码说明等； 4. 数据文档。数据标准、数据字典、编码说明、元数据等； 5. 出版物。项目资助下发表的各种文章、会议报告和专著； 6. 参考文献。由项目组成员收集到的各种中英文参考文献等。
7.3 项目文档管理的程序
图4-5 文档管理工作程序
7.4 项目文档管理的原则和方法 7.4.1 文档管理原则
1. 建立适应项目特点及需求的文档。 2. 根据要求适时添加文档。
3. 与相关人员合作及时将文件归档。
4. 注意对项目信息的及时更新，以帮助相关人员获得最新信息。
7.4.2 文档管理方法
1. 所有重要文档集中管理，维护档案的安全与完整。
2. 各项目小组人员在工作中形成的具有参考价值的文件、材料由个人或项目负责人整理后报文档管理人员存档。
3. 所有人员都应按时提交文档。 4. 由专人负责项目文档管理工作。 5. 所有存档文件根据需要归档。