时效上及正确性上远超过人工操作。
另外，由于一般中小型企业在客户或商品众多的情况下对于价格的管理往往也是十分棘手，通过本系统能对不同商品与客户提供价格的管理与报价的程序，减少价格错误。
在整个订单作业流程上有五项重要课题，分别是： ? 订单作业 ? 跟催作业 ? 出货作业 ? 客户管理 ? 帐款作业
其中“帐款作业”由“应收帐款管理系统”提供，其它作业内容分述如后。
(1)订单作业
当客户下单时，需判断客户之信用余额是否有超过额度，库存数量是否足够，价格是否可被接受，此项作业的进行，必须对于各项产品建有完整的客户价格方面之档案与历史交易价格记录。
(2)跟催作业
当订单审核后，紧接着便是必须进行例行的跟催动作，以确保产品可以如期出货。在跟催作业上，往往必须依赖从各种角度来查阅报表，比如，就客户别或就产品别或就交期别来查看预计出货之状况。
(3)出货作业
当出货给客户时，业务出货人员必须核对原订单之品号、数量、交期是否相符。然后制作出货凭证，转给仓管人员，以便于仓管人员备货出货给客户，在出货后，往往必须依赖从各种角度来查阅报表，比如就客户别或产品别来查看出货之明细或统计分析之状况。
(4)客户管理
对于所有往来之客户，除了必须建文件保存其基本资料外，还必须随时记录与其例行之交易，以作为日后是否继续接单或作为议价之参考。
本“订单管理系统”之系统目的即在为制造业／买卖业者解决上述四大课题。能让一般中小型企业的人员在不必具备计算机专业知识，不必大幅度更改现行的作业程序，仅由阅读本系统的使用手册，即可将“订单管理系统”之作业导入信息化，以达到提高效率，节省人力之目标。而在设计上则系以下列三点为原则：
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3.
系统功能必须提供实时而完整的报表资料。 作业程序必须与一般人工操作一致。 操作方法必须简捷、易学。
1.1.3.2 子系统架构图
图3.17
1.1.3.3 系统特色
? 当输入客户基本资料作业时，提供“客户地址”之简易输入方式，可降低用户
对中文输入缓慢之困扰，且提供出货、结帐、收款、票期之参数设定，以利于资金预估之查询，同时亦提供客户帐款科目及银行科目，以利于日后由计算机自动开立传票（集成）。
? 提供客户资料卡与地址名条之打印，前者可以装订成册以随时备查，后者则可
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以作为函件上之地址名条。
? 提供“客户商品计价管理”，系统将记载客户各批量之标准订单单价，对于单
价之变更同时提供单据建文件，记录存查历史变更之过程（新旧单价）。 ? 每一种异动作业之资料单据可视用户需要而自行设立不同之单别与性质，以满
足不同公司之个别状况或同一公司之制度变迁。
? 对于单据之定义，提供多种参数设定，如单据编号方式、直接打印否、直接确
认否、直接结帐否、签核设定修改否等等，可针对公司不同时期之状况，订定公司不同之制度。
? 提供“报价管理”功能，输入报价单、打印报价单，同时可依客户报价单进行
报价管理，客户确认之报价单亦同时选择是否要更新为按客户类别之标准商品计价，并提供多种报价单输出方式（例如：传真/E-MAIL/书面）。 ? 提供销售预测资料之建立功能，以作为编制生产计划之依据。
? 提供销售目标资料之建立功能，以作为销售实绩与销售目标之管理分析。 ? 提供多仓库、多点销售之作业方式，故对于一般专柜式或多营业所之销售型态
皆能完全适用。
? 各种异动作业之资料输入画面皆采多栏式，与一般人工表单格式相符，故容易
学习与阅读。
? 允许国内及国外及样品订单作业。
? 一张订单上允许订购多种产品、多个交期，亦允许分批出货；对未出货完毕之
订单亦允许指定结案。
? 对于订单尚未出货之各产品可以各种方式查阅或打印，以供业务人员预先催
促，掌握交期，避免延误。
? 提供“订单变更管理”，透过“订单变更建立作业”可记录并保留订单变更前
后的相关信息，并可将变更凭证及明细打印成表。
? 对于每一种产品皆可记录其各客户之交易记录与交易条件，以供接单时之参
考。另外亦记录每一种产品之客户品号，故在出货单上可以打印对方之产品品号。
? 配合组装零件之接单、出货，允许输入订单及出货单时可由成品直接展BOM之
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单阶或尾阶订单或出货资料。
? 订单或出货单资料在输入时，可在线检阅客户之信用额度资料及商品之库存是
否足够，针对不足者，计算机可由用户自行设定参数，不足是否允许出货。 ? 记录客户对于每一种商品之核价方式。在订单或出货单输入时可以自动核对售
价。另外，对客户所购买商品之历史价格及标准价格皆可保存记录，可以随时查阅，且出货单上可印出客户品号，以利于客户对帐。 ? 提供各种销售统计，以利客户之管理。
? 提供报价、订单、出货、销货退回等异动作业。各种作业皆采用在线实时更新
方式，故可以维持订单、销售、库存等最新信息，以应付随时查阅之需要，同时可以使操作程序简化、容易学习。
? 提供报价单、订单、出货单、销货退回单等之单据凭证打印，以取代人工填制
之凭单，且表单之签核流程，可由用户自行设定为公司内部签核流程，并提供多种报价单输出方式(例如：E-FAX/E-MAIL/书面)。
? 提供环环相扣自动转单及相互稽核之功能，如报价单转订单，出货单追溯订单
等等。
? 提供“客户信息查询作业”功能，可依每一客户别查询“出（退）货明细”、
“订单明细”、“商品明细”、“商品计价”、“出货统计”、“应收帐款”、“应收票据”及“信用余额”，以利营业单位之客户管理。
1.1.4 采购管理系统
1.1.4.1 系统目的
在以人工方式处理采购及收料作业时，当采购之料件种类及厂商家数繁多时，对于相关文件的调阅查询，和异动资料的登录、更新，变得非常繁琐，容易出错且延误时效，因而将导致管理者对于进货之进度难以管制，或者在作相关决策时，不能实时或根本无法获得参考资料来支持。若以计算机来处理上述各项作业则可以利用计算机的快速处理及大量储存的能力，轻易解决各种调阅查询、统计编表的工作，不仅节省了大量的人力，而且在时效上及正确性上远超过人工操作。
另由于一般中小型企业在厂商或料品众多的情况下对于价格的管理往往也是十分棘
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手，透过本系统能对不同料品与厂商提供价格的管理与核价的程序，减少价格错误。
在整个采购作业流程上有五项重要课题，分别是： ? 采购作业 ? 跟催作业 ? 进货作业 ? 厂商管理 ? 帐款作业
其中“帐款作业”由“应付帐款管理系统”提供，其它作业内容分述如后。
(1)采购作业
在确定需要采购之料件、数量与交期后必须选择厂商，确定进价，然后制作采购单据寄发出去。此项作业之进行，必须对于各项料件建有完整的供应厂商价格方面之档案与历史交易价格记录。另外，则是必须应付大量制作与寄发采购单据的工作。
(2)跟催作业
采购单寄发出去后，紧接着便是必须进行例行的跟催动作，以确保料件可以如期进货。在跟催作业上，往往必须依赖从各种 角度来查阅之表报。比如，就厂商别或就料件别或就某张工单别来查看预计进货之状况。
(3)进货作业
当厂商进货时，仓库收料人员必须核对原采购单之品号、数量、交期是否相符。然后制作收料凭证，连单带料转移至品管单位进行品检。品检后，对于品质的判定结果必须加以记录。其中，验退件必须先予保管并通知厂商取回。验收部份则办理入库登帐事宜。
(4)厂商管理
对于所有往来之厂商，除了必须建文件保存其基本资料外，还必需随时记录与其例行之交易。因此，可以定期计算与各厂商之交易笔数、金额、不良率、交货逾期率等，并进而评定各厂商之交货评等、品质评等。以作为日后是否继续采购或作为议价之参考。
本“采购管理系统”之系统目的即在为制造业买卖业者解决上述四大课题。能让一般中小型企业的人员在不必具备计算机专业知识，不必大幅度更改现行的作业程序，仅由阅读本系统的使用手册，即可将“采购管理系统”之作业导入计算机化，以达到提高效率，节省人力之目标。而在设计上则系以下列三点为原则：
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