（五）以不超過50字為原則 （六）敬語與期望應列再主旨段
（七）What、Who、When、Where、Which 二、如何寫「說明」 （一）Why
（二）事實、理由、法規、來文、前案、經過、附件、副本 （三）不重複主旨、不跨越辦法
（四）分項列舉，注意因果主從，整體性列前，細節個別事項列後 （五）引據應摘要敘述，不宜全部照抄 （六）每一分項的起首字注意不宜相同 （七）內容繁雜過長，可列為附件
（八）副本分行如有要求作為時，應予註明 （九）附件名稱、數量應予以說明 （十）分項的標示要正確 一、二、三、； （一）（二）（三）； １、２、３、； （１）（２）（３）
（十一）分項以不超過三~五項為原則 三、如何寫「辦法」 （一） How
（二）具體、肯定、可 （三）可改用「擬辦」「建議」 「請求」「核示事項」 四、副本的「巧用」
（一）沒有正本則無副本，有正本可沒有副本 （二）副本只作「適當」處理
（三）蓋印正副本相同，右上角標出「副本」 （四）對上級盡量不以副本行，以示尊重
（五）加強聯繫或增加效率可以用副本，但不必濫用 五、「行文單位」的寫法 （一）單位應寫全銜
（二）中央先地方後 （三）機關先個人後 （四）省先市後
（五）本單位列最後，但應稱「本」，不必再寫全銜 （六）個人稱先生、女士或君 六、「附件」的表示法
（一）如文、如主旨、如說明、如說明一 （二）直接註明名稱及數量也可 （三）兩件以上可用「見出」
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（四）可註明封發時附件向承辦人洽取 （五）可以文先發，附件另送
作法技巧之原則說明
一、簽
（一）方式：制式紙、便條紙、空白處簽 （二）結構：主旨、說明、擬辦
（三）時機：先簽後稿 簽稿併陳 以稿代簽 （四）文末：
１、內部行文，可以不必寫右陳○長
２、幕僚性質的單位主管或機關首長遇重大情事，逕行簽陳其首長及直屬上級機關首長，文末則以右（謹、敬）陳○○長○○長之下不必再寫姓某某長二人以上時「先大後小」或僅寫一人即可
（五）署名：簽名（姓＋名）或蓋職章（不必寫職、呈等字樣) （六）日期：例0723
1000
（七）會簽：先會或後會，多單位時另以會簽單 二、函
（一）一段、二段、三段，視情況而定，不必硬分 （二）函末署名
上行文（職銜、姓名、職章）
帄、下行文（職銜簽字章）
（三）注意公文正確用語不能自創，例如期望語用「請查收」 三、箋函
（一）以中式八行信箋為
（二）一字不成行，一行不成頁，不宜行行弔腳 （三）為尊敬故可用帄抬或挪抬，但名字不拆置兩行
（四）箋函製作同私人書信，惟特別注意身分、地位、關係 （五）用字遣詞屬「功力」，要注意恰如其身分、恰如其當
（六）以機關單位立場或首長個人名義進行陳述、請示、致謝候問之用 （七) 結尾問候語，請下必用「安」，頌下常用「祺」、「祉」、「綏 」 四、書函
「書」與「函」之結合，代替「備忘錄」、「簡便行文」 （一）用於公務未決階段
進行磋商、協調、徵詢、通報之用 （二）不如函正式，運用上較賦彈性 （三）用語、日期、文號皆與函相同 （四）署名蓋條戳 五、會議文書－ 開會通知 （一）直接列開會議名稱
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不必再列開會事由
會議名稱不必加「動詞」
（二）主持人寧「大」勿「小」
（三）出列席標示：機關先個人、 上級先下級 主辦單位人員列最後
（四）議程列出項目及時間，內包括報告事項討論事項、臨時動議 （五）備註：其他事項如提醒攜帶資料與會回條回擲時間….等等 （六）蓋單位戳記 六、會議文書－ 會議紀錄
（一）記錄（動詞）與記錄（名詞）宜區分 （二）決定（洽悉、准予備查）
與決議（照案通過、 修正通過）
（三）一般會議僅記錄結論、議定結果，不記錄討論過程，但諮詢會議要錄發言要點 （四）紀錄經呈主席核定後發不必事前會簽 （五）臨時動議有無皆列其項目 （六）散會記下時間 七、法規
（一）規章的種類應區分清楚 （二）規章的用語應正確使用 （三）規章的訂、廢、修程序嚴謹 （四）規章的寫作勿像寫作文
橫式書寫數字使用原則
公文書橫式書寫數字使用原則
一、為使各機關公文橫式書寫之數字使用有一致之規範可循，特訂定本原則。 二、數字用語具一般數字意義 (如代碼、國民身分證統一編號、編號、發文字號、
日期、時間、序數、電話、傳真、郵遞區號、門牌號碼等)、統計意義 (如計量單位、統計數據等) 者，或以阿拉伯數字表示較清楚者，使用阿拉伯數字。
三、數字用語屬描述性用語，專有名詞 (如地名、書名、人名、店名、頭銜等)、慣用語者，或以中文數字表示較妥適者，使用中文數字。
四、數字用語屬法規條項款目、編章節款目之統計數據者，以及引述或摘述法規條文內容時，使用阿拉伯數字；但屬法規制定、修正及廢止案之法製作業者，應依「中央法規標準法」、「法律統一用語表」等相關規定辦理。
數字用法舉例一覽表
阿拉伯數字/中文數字 用語類別 用法舉例 阿拉伯數字 代號(碼)、國民身分證統ISBN 988-133-005-1、M234567890、附表 (件) 1、一編號、編號、發文字院臺祕字號0930086517號、臺79內字第095512號 號
18 序數 第4屆第6會期、第1階段、第1優先、第2次、第3名、第4季、第5會議室、第6次會議紀錄、第7期 民國93年7月8日、93年度、21世紀、公元2000年、7時50分、挑戰2008：國家發展重點計畫、520就職典禮、72水災、921大地震、911恐怖攻擊、228事件、38婦女節、延後3週辦理 (02) 3356-6500 100 台北市中正區忠孝東路1段2號3樓304室 150公分、35公斤、30度、2萬元、5角、35立方公尺、7.36公頃、土地1.5筆 日期、時間 電話、傳真 郵遞區號、門牌號碼 計量單位 統計數據 (如百分比、80%、3.59%、6億3,944萬2,789元、639,422,789金額、人數、比數等) 人、1：3 描述性用語 一律、一致性、再一次、一再強調、一流大學、前一年、一分子、三大面向、四大施政主軸、一次補助、一個多元族群的社會、每一位同仁、一支部隊、一套規範、不二法則、三生有幸、新十大建設、國土三法、組織四法、零歲教育、核四廠、第一線上、第二專長、第三部門、公正第三人、第一夫人、三級制政府、國小三年級 中文數字 專有名詞 (如地名、書九九峰、三國演義、李四、五南書局、思史瓦第三名、人名、店名、頭銜世 等) 慣用語 (如星期、比例、槪數、約數) 星期一、週一、正月初五、十分之一、三讀、三軍部隊、約三、四天、二三百架次、幾十萬分之一、七千餘人、二百多人 法規條項款目、編章節事務管理規定共分15編、415條條文 阿拉伯數字 款目之統計數據 法規內容之引述或摘述 依兒童福利法第44條規定：「違反第2條第2項規定者，處新臺幣1千元以上3萬元以下罰鍰 。 法規制訂、修正及廢止行政院令：修正「事務管理規則」 案之法制作業公文書 第一百十一條條文。 （如令、函、法規草案行政院函：修正「事務管理手冊」 中文數字 總說明、條文對照表等） 財產管理第五十點、第五十一點、 第五十二點，並自中華民國九十三 年二月十六日生效……。 「○○法」草案總說明：……爰擬
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具「○○法」草案，計五十一條。 關稅法施行細則部分條文修正草案 條文對照表之「說明」欄－修正條文 第十六條之說明：一、關稅法第十二條 第一項計算關稅完稅價格附加比例已 減低為百分之五，本條第一項爰予配合 修正。
公文用語
? 一、起首語
? 查 為、玆、特、請
? 關於 函送、檢送、陳報、彙報 ? 按 訂領、修訂 ? 玆查
本、貴、台端
? 謹查 ? 玆訂立 ? 玆修正 ? 玆廢止 ? 特任 ? 特派
? 玆派 ? 玆聘 ? 二、稱謂用語
? 鈞 ? 大 ? 貴
? 鈞長、鈞座 ? 台端
? 先生、女士、君 ? 本 ? 職
以下非公文用語，乃生活用語
? 本人、本席 ? 該 ? 令堂 ? 家兄 ? 舍妹 ? 小兒 ? 尊翁
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