北京***食品有限公司 SC-01
文件控制程序
1目的
对公司内所有与质量管理体系有关的文件进行控制，确保文件的充分性和适宜性，确保在文件的各相关场所得到适用文件的有效版本。
2范围
适用于与公司质量管理体系有关文件的控制。 3术语
本程序采用GB/T 19000标准中所采用的术语和定义。 4职责
4.1办公室是文件管理的主管部门。
4.2总经理负责批准发布质量管理体系手册、方针、目标及程序文件。 4.3管理者代表负责质量管理体系手册及程序文件的审核。
4.4各部门负责与其相关质量管理体系文件的编制、使用、收集、保管、整理及归档。
4.5办公室负责现有体系文件的定期评审。
4.6各部门资料员负责本部门与质量管理体系有关的文件的收集、整理和归档等。
5程序
5.1文件分类及保管
5.1.1质量管理手册（包含了公司质量方针及目标） 5.1.2程序文件
5.1.3第三级质量管理体系文件：
a)各部门运行质量管理体系的常用实施细则：包括管理标准（部门管理制度等）；工作标准（岗位责任制和任职要求等）；技术标准（国标、行标、地标、企标及作业指导书、检验规范等）；部门记录文件等。由各相关部门自行保存并报办公室备案存档；
b)其他体系文件：可以是针对特定产品、项目或合同编制的质量计划、设计开发输出文件或其他标准、规范管理方案等，文件的组成应适合于其特有的活动方式。由各相应的业务部门保存、使用。
c)与质量管理体系有关的政策，法规文件等外来文件，按本程序执行。 5.2文件的编号
5.2.1文件编号按下述规则要求执行： a)质量管理手册：
公司名称代号-SC-01，手册中各章以章节号区分。
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即：SC-01。
b)程序文件：CXWJ—编号 c)作业文件：ZYWJ—部门—编号 d)记录：XX-X.X.X-XX
公司代号—部门代号—ISO9001章节号—记录编号
5.2.2各部门代号规定如下： 部门代号： 特产公司：TC；
销 售 部：XS； 品 控 部：PK； 办 公 室：BG。
休闲公司：XX； 财 务 部：CW； 供 应 部：GY；
设备动力部：SB； 产品开发部：KF； 人力资源部：RL；
5.3文件的编写、审核、批准、发放
5.3.1文件发布前应得到批准，以确保文件是适宜的。
5.3.2质量管理手册由办公室负责组织编写，由管理者代表审核，最后由办公室汇总后上报总经理批准发布，统一由办公室负责登记、发放。
5.3.3各部门文件由各部门负责人组织编写、汇总、审核，由管理者代表批准，统一由办公室负责登记、发放。
5.3.4文件的发放、回收要填写《文件发放、回收记录》。应确保文件使用的各场所都应得到适用文件的有效版本。
5.4文件的受控状况
文件分为：“受控”和“非受控”两大类。凡与质量管理体系运行紧密相关的文件应为受控，对这些文件的编制、审核、批准、发放、使用、更改、再次批准、标识、回收及作废等均应受到控制。所有受控文件必须在该文件封面加盖表明其受控状态的印章，并注明分发号。
5.5文件的更改和现行修订状态的控制
5.5.1质量管理手册及程序文件的更改由办公室组织进行，填写《文件更改申请》，经管理者代表审核，上报总经理批准后更改。办公室应保留文件更改内容的记录。
5.5.2其他文件的更改由各相应主管部门填写《文件更改申请》，经原审批部门审批，再由各相应部门指定人员进行更改、发放、处理。
5.5.3对质量管理手册、程序文件和三级文件的修订状态，采用《文件修改记录表》进行识别，对其他文件的修订应由主管部门保留文件修改的有关记录。
5.5.4所有被更改的原文件必须由主管部门收回，以确保有效文件的唯一性。 5.6文件的领用
a)应经相应主管负责人批准后方可领用文件，领用者应填写《文件发放、回收记录》；
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b)因破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应旧文件，丢失补发的文件，应给予新的分发号，并注明已丢失的文件的分发号失效；发放部门作好相应发放签收记录。
5.7文件的保存、作废与销毁 5.7.1文件的保存
a)所有文件都必须分类存放在干燥通风，安全的地方。
b)各部门文件由本部门资料员保管。对受控文件，各部门资料员应及时填写本部门使用文件的《受控文件清单》。
c)任何人不得在受控文件上乱涂、画改，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索。
5.7.2文件的作废与销毁
a)所有失效或作废文件由相应部门资料员及时从所有发放或使用场所撤出，回收到发放部门，确保防止作废文件的非预期使用。
b)如因法律或其他原因需保留的任何已作废的文件，都应在文件封皮标加盖“作废”印章，并标注“仅供参考”；
c)对要销毁的作废文件，由相关部门填写《文件销毁申请单》，经管理者代表批准后，由办公室授权相关部门销毁。
5.7.3文件的借阅、复制
借阅、复制文件者应填写《文件借阅、复制记录》，由办公室按规定权限审批后借阅、复制。复制的受控文件必须由办公室登记编号，并加盖“受控”印章。
5.8外来文件的控制
5.8.1收到外来文件的部门，需识别其适用性，并控制分发以确保其有效性。 5.8.2各部门在各自的权限范围内负责收集与产品有关的国家、行业、地方、国家标准及法律、法规等的最新版本，由办公室负责统一编号、加盖受控印章，由办公室负责分发到相关部门使用，并把旧标准收回。
5.8.3各部门要把上述标准及其他与质量管理体系有关的外来文件，填入部门《受控文件清单》，并报办公室备案。
5.9为保证文件的适宜性，办公室应根据需要及时组织对现有质量管理体系文件进行评审，各部门结合平时使用情况进行适时评审，必要时予以修改，执行5.5条款规定。
5.10对承载媒体不是纸张的文件的控制，也应参照上述规定执行。
5.11记录是一种特殊的文件的控制，应执行《记录控制程序》的有关规定。 6相关文件
6.1《记录控制程序》 7记录
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7.1《文件发放、回收记录》 7.2《文件借阅、复制记录》 7.3《受控文件清单》 7.4《文件更改申请》 7.5《文件销毁申请单》
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记录控制程序
1.目的
对质量管理体系所要求的记录予以控制，以提供对产品、过程和体系符合要求及体系运行的证据。
2.范围
适用于为证明产品、过程和体系符合要求和质量管理体系有效运行的记录。 3.术语
本程序采用GB/T 19000标准中规定的术语和定义。 4.职责
4.1办公室为监督、管理各部门的记录控制情况的主管部门。 4.2各部门资料员负责收集、整理、保管本部门的记录。 4.3各部门负责人负责批准本部门编制的记录格式。 5.程序
5.1各部门资料员负责收集、整理、保存本部门的记录。 5.2记录的标识、编号
记录的标识编号按《文件控制程序》执行。 5.3记录的填写
5.3.1记录填写要准确、及时、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改；如因某种原因不能填写的项目，应能说明理由，并将该项用单杠划去；各相关栏目负责人签名不允许空白。
5.3.2如因笔误或计算错误要修改原数据，不能采取涂抹的方式，而应采用单杠划去原数据，在其上方写上更改后的数据，并签上更改人的姓名及日期。
5.4记录的保存、保护
5.4.1各部门的资料员必须把所有记录分类，依日期顺序整理好，存放于通风，干燥的地方，所有的记录应保持清洁，字迹清晰，各部门按规定的期限保存记录。
5.4.2办公室编制《记录清单》（附备案的原始记录样本），将公司所有与质量管理体系运行有关的记录汇总，包括名称、编号、保存期等内容，交管理者代表审批。各部门应将本部门使用的记录列入部门《记录清单》，并汇总本部门的记录原始样本。
5.5记录发放、借阅和复制
a)各部门向办公室领用所需记录空白表，应填写《文件发放、回收记录》； b)各部门保管的记录应便于检查，需借阅或复制者要经相应部门负责人批准并填写《文件借阅、复制记录》，由记录管理人登记备案。
5.6记录的销毁处理
对超过保存期的质量记录，或因其他特殊情况需要销毁时，由档案主管填写《文
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