三茅人力资源网资料频道，中国最大的人力资源专业资料库 [ http://zl.hrloo.com/ ]
作，不能单纯依靠突击工作，应当建立起必要的收集工作制度。主要包括：
1移交和转递制度。○各级人事档案部门应当在现有工作的基础上，建立健全人事档案的移交和转递制度，明确规定本单位、本部门在日常工作活动中形成的、属于人事档案管辖范围的材料，都应当及时地移交给人事档案部门，使人事档案能够及时地、源源不断地得到补充。移交制度应当有明确的移交范围、移交时间、移交时的人事档案的整理要求等内容。
2清理制度。人事档案部门根据所管档案的情况，○定期对人事档案进行清理、核对，将所缺材料逐一登记下来，有计划、有步骤地进行收集。
3催要制度。○人事部门在日常工作中不能坐等有关部门主动报送材料，也不能送多少收多少，应当经常和有关单位联系，主动催促并索要应当归档的人事档案材料。
4及时登记制度。收文登记、移交登记。 ○
5检查制度。根据所管辖人事档案的数量状况，○人事档案管理部门应在每季度、半年或一年对人事档案进行一次检查，核对，将那些不符合归档要求的材料，立即退回形成机关或部门重新制作或补办手续；剔出不符合人事档案归档范围的材料，退回原单位处理。另外，根据人事档案之间的有机联系，如若发现缺少的材料，应当填写补充材料登记表，以便补齐收全。
6随时补充材料制度。○为了了解员工各方面的情况，及时补
21
三茅人力资源网资料频道，中国最大的人力资源专业资料库 [ http://zl.hrloo.com/ ]
充人事档案的内容，组织、人事及劳资部门应当根据工作需要和档案材料的短缺情况，不定期地统一布置填写履历表、自我鉴定、体检表等，以便随时补充人事档案材料，使组织上能比较完整地掌握一个人的情况。
由于人事档案材料的来源具有多维性、广泛性和分散性的特点，只有完整、全面地收集人事档案材料，才能使人事档案浓缩一个人的全貌，做到“档即其人”，才能为各级组织、人事、劳动等部门了解人、选拔人和使用人、落实个人待遇等提供重要依据。因此，完整地收集人事档案材料，必须做到：明确收集归档的范围；制定收集工作制度；采用先进科学的收集方法（如整理前收集和整理后收集、内部收集和外部收集、纵向收集和横向收集、经常收集和突击收集等）。
（二）人事档案的鉴别
人事档案材料的鉴别是指依照一定的原则与规定，对收集起来的人事档案材料进行甄别和价值鉴定，再根据它们的真伪和价值进行取舍，最后将具有保存价值的材料归入档案，把不应当归档的材料剔出销毁或转送其他部门予以处理的一项业务工作。鉴别准确是目标。属于归档范围的材料应真实，完整齐全，文字清楚，对象明确，手续完备。需经组织审查盖章或本人签字的档案材料须盖章签字后才能归入人事档案。不属于规定的归档范围的材料不得擅自归档。
1、 人事档案鉴别工作的内容P229、Q112
22
三茅人力资源网资料频道，中国最大的人力资源专业资料库 [ http://zl.hrloo.com/ ]
针对工作中可能会遇到的一些具体情况作些说明。 1判断材料是否属于所管人员本人的个人材料。○首先，辨认姓名的异同：同姓同名；同姓异名或异姓同名；一人多名。其次，辨认材料的内容和作用：看内容，即审核材料的内容是否与人员的问题有关，比如政审材料中所反映的内容与该人员的结论是否有内在联系，是否是结论的依据；看用途，比如对于证明材料要详细审查，看此材料用于证明谁的问题，也就是被证明人是谁？如果被证明人不是该人员，那么这份材料一般也就不是该人员的；另外，该人员所写的证明他人问题的材料，由于它的用途不是证明该人员的，所以不该归入该人员档案中。
2判断材料是否属于人事档案。○一个人的档案材料包括人事档案内容的材料及非人事档案内容的材料两大部分。鉴别工作的任务就是将两者严格区分开来，择其前者归档，并将那些非人事档案的材料另加处理。常见的人事档案材料：（主要根据正本所包括的十大类内容来判断 ，这里就不细述了。） C4
A政审材料：审查结论、复审结论、甄别平反结论或决定，通知、批复、组织批注意见，带结论性的调查报告，证明材料，本人交代和本人对组织结论签署的意见和对有关问题的主要申诉材料；
B纪检案件材料：处分决定、批复、通知、调查报告、复查、甄别、平反决定，本人检讨（查）、申诉，本人对处分决定签署的意见的复制件或打印件；
23
三茅人力资源网资料频道，中国最大的人力资源专业资料库 [ http://zl.hrloo.com/ ]
C职务任免、调级、出国人员审查材料、任免呈报表、调动登记表、调级审批表、出国人员审查表；
D入党入团材料：入党入团志愿书、申请书（包括自传材料），转正申请书以及入党入团时组织上关于其本人历史和表现以及家庭主要成员、社会关系情况的调查材料；
E司法案件材料：判决书复制件及撤销判决的通知书。 F晋升技术职称、学位、学衔审批表以及业务考绩资料：技术人员登记表、考试成绩表、业务自传、技术业务的个人小结以及组织评定意见，创造发明和技术革新的评价材料，考核登记表、重要论文篇目和著作书目；
G奖励材料：授予先进模范称号的决定、通知、批复、授勋审批表、事迹材料；
H考核及考察材料：组织正式的考核、考察材料，年度考核登记表；
I离退休材料：退休、离休审批表和有关工龄、参加革命工作时间的调查审批材料，本人申请材料；
J履历、自传或鉴定材料：各种履历表、登记表、本人或组织写的个人成分经历材料，本人写的自传，以及各种鉴定表：
K其他材料：个人的思想、工作、学习总结、检查，近期的体检表，残疾登记表，死亡报告表、悼词、遗书等。
3判断材料是否真实准确。不能前后矛盾，不能模棱两可。○
在鉴别工作中一旦发现内容不属实，观点不明确，言词不达意或
24
三茅人力资源网资料频道，中国最大的人力资源专业资料库 [ http://zl.hrloo.com/ ]
词义含混等情况，应立即退回原单位重新改正。
4判断材料是否齐全完整，○主要审查第五类政审材料和第八类处分材料是否齐全完整：A每份材料必须有头有尾；B反映一个问题的多份材料必须齐全。
5判断材料有无重复。保持人事档案的精炼，○重份材料或内容重复的材料必须剔除。无论是正本还是副本，只需保留一份，多余的剔除。
6检查材料是否手续完备，凡是需要组织盖章或本人签字的 ○
材料必须盖章签字。在日常的人事档案材料的收集鉴别工作中，经常会遇到一个棘手的问题，即有些材料手续不全。比如一份《专业技术职务任职资格推荐评审表》，根据该人员所申报的专业技术职务的级别（初级职称、中级职称或者是高级职称），在表格中相应位置填写相应的内容之后，要求填写评审意见的单位或部门签章。申报初、中级职称的评审表必须有本单位、单位主管部门或系列主管部门、初中级评委会、职称改革领导小组办公室签署的意见及公章，副高以上还要求有省人事厅签署的意见及公章。这些相应的栏目如果有缺漏，就必须及时补全，否则此份材料的可靠性就会受到质疑。
那些已经手续完备的个人材料是否一定是人事档案呢？也不一定。上述手续完备仅仅能作为向人事档案转化的条件之一。是否能转化为人事档案，关键还要看这些材料是否具有使用价值和保存价值。例如，重份材料，无关的调查证明材料，或者同一
25