《民营企业档案管理指南》之一：前言
【作者】中山市档案局【文章来源】中山市档案局【成文日期】2007-11-01 【点击率】 111次
为方便我市民营企业开展档案工作,提高档案管理水平,依照国家和省的有关规定,总结我市一些民营企业档案工作实际,我们编写了这本书。这里着重介绍了民营企业各种类型档案的整理方法,提供了民营企业档案管理制度参考范本,力求突出实用性和可操作性。希望此书能对我市民营企业档案工作起到引领和推动作用。
由于编者水平所限,书中不足和错漏之处在所难免,敬请读者批评指正。
编者
二OO七年十一月
《民营企业档案管理指南》之二：民营企业档案管理概述
【作者】中山市档案局【文章来源】中山市档案局【成文日期】2007-11-02 【点击率】 一、什么是民营企业档案
234次
民营企业档案是指民营企业在生产经营、经济交往等各项活动中直接形成的对企业生产、经营、管理具有查考价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式、不同载体的历史记录。
档案工作是民营企业生产、经营和管理等活动的重要基础工作,档案是企业发展的主要凭证依据、法律依据、决策依据和信息情报。
二、民营企业档案的主要类别及主要内容
民营企业档案一般包括党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、产品类、科学技术研究类、员工档案类、声像档案类、实物档案类等。
其中党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类统称企业管理档案;基本建设类、设备仪器类、产品类、科研类统称为科技档案;声像档案、实物档案统称为特殊载体档案;另外,企业根据需要还可
以建立员工档案、客户档案、企业信用档案等类别。 各类别档案的主要内容详见下表
民营企业档案分类表
大类 一级属类 主 要 内 容 企业党务工作中形成的文件材料：企业中党组织及各民主党派在活动中形成的材料； 企业工会工作中形成的文件材料：工作计划、总结、职党群工作 代会、工代会、工会开展有关活动等的材料； 企业共青团及其他社团机构形成的文件材料：工作计划、总结、名册、统计报表、机构设置及干部任免、开展活企 业 管 理 档 案 行政管理 动等材料； 企业成立与变动形成的文件材料：企业成立的可行性研究，成立或变动的申请、批准成立或变动文件、企业章程及招（募）股说明书、资产、债务、明确产权关系文件，登记注册、营业执照等； 董事会、股东会活动的文件材料：董事会、股东会、总经理会会议记录与纪要，以董事会、股东会名义颁发的各种文件材料； 办公室、财务室形成的文秘、商业保密、财务制度、后勤管理、工资待遇、各类统计报表等文件材料； 人力资源部门形成的文件主要有：人力资源管理制度、员工培训、聘用与解聘合同、社会保险、医疗卫生、用人计划、总结等文件材料； 法律部门形成的文件材料：公证文件、法律纠纷、诉讼案件等。 生产技术管理部门形成的文件材料：总质量手册、各部门质量手册、专用质量手册、各项规章制度、管理标准、生产技术 工作标准、质量控制总体规划方案、质量措施、资源和活动顺序、技术规范、工艺规程、检验规程、作业指导、管理 质量记录、质量体系审核、生产的组织与调度、能源管理、企业现代化、信息化建设、技术引进、技术革新、合理化建议、环境保护与检测控制、计量与标准化等。 经营管理部门形成的文件材料：企业经营战略决策、计经营管理 划与统计、资产、成本价格、知识产权和商业秘密、合同、企业信用、形象宣传、营销、境外经营管理、招投标文件等。 基建项目报建阶段：主要形成有可行性研究报告、土地来源文件、各种设计（初步设计、技术设计、施工图设计）的全套材料，以及审批文件和来往文件等。 施工阶段：在施工准备中，主要形成有施工承包合同、工程协议书及图纸会基建项目科 技 档 案 类 审记录、施工总体规划及说明书、形式报告、施工预算书等；在工程施工中，主要形成施工任务书及工程更改书、材料试验单及预制件出厂证明书、各种技术会议记录、各种施工记录、质量事故报告、有关专家建议及施工经验总结材料等。 竣工验收阶段：主要形成有全套竣工图、竣工验收报告及验收证明书、验收会议记录、竣工技术总结、工程决算书、收尾工程总结报告等。 订货阶段：主要形成有可行性研究报告、订货谈判记录、订货单、合同、协议及附件。 设备仪器类 到货验收阶段：主要形成有装箱单、随机文件材料、商检验收记录及备忘录、合格证、争议和索赔来往文件。 安装试车阶段：主要形成有安装竣工图、竣工验收记录、调试运转记录和报告、随机文件的原文本和译文本等。 产品开发阶段：主要形成有各种调研报告、预测和评估材料、产品开发建议书或产品开发计划任务书、有关批示和来往文件、各种设计图样、实验数据和报告材料、计算和说明材料、各种配方、技术任务书、技术设计和工作图工业产品类 设计、为零部件及产品加工与装配提供的依据性材料、工艺方案、各种工艺卡、工艺守则、专用工艺装备的图样等。 产品制造阶段：主要形成有全套产品设计图样和有关文件、鉴定大纲、试制报告和设计定型报告、修改和完善全套产品和工艺设计图样与文件、各种原始记录和鉴定报告、产品图样和工艺文件修改材料。 研究准备阶段：主要形成有开题报告、科研计划任务书或设计书、课题评审记录、实施计划、研究大纲或实验方案、委托书、协议书、和有关批示、来往文件等。 科研课题类 研究实施阶段：主要形成有各种实验、试验和观察记录、计算分析数据、配方比例报告、公式、图表、图样、样品、样机材料、阶段小结和报告等。 研究总结阶段：主要形成论文、技术报告、研究报告、定型设计图样及其有关材料、成果鉴定书或鉴定报告、应用及反馈信息材料、成果上报审批的来往文件等。 会计凭证类 会 计 档 案 其他类 会计账簿类 会计报表类 原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证； 总账,明细账,日记账,固定资产卡片,辅助账簿,其他会计账薄。 月度、季度、年度财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明,其他财务报告。 银行存款余额调节表,银行对账单,其他应当保存的会计核算专业资料,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册。 声像企业在行政管理和生产经营活动中形成的各种录音带、录像带、照片、档案 底片、磁盘、光盘和其它形式保存的声像资料。 实物企业在行政管理和生产经营活动中形成的各种奖旗、奖状、奖牌、奖档案 杯、奖章、牌匾、纪念品和工艺品等。 基本情况材料（包括身份证、学历证、专业技术职务及职称证件、婚员工姻状况及计划生育情况证明等证件的复印件）、聘用材料（包括求职档案 书、简历、聘用合同等）、职务职位变更材料、奖励与处分、培训考核与岗位技能评定、参加社保、医保等材料。 1、客户基本情况：包括注册名称、地址、企业类别或性质、经营范围和期限、执照的有效期限、发证机关、制造许可证、注册资本、法人代表、生产管理认证、产品质量认证等。 2、销售人员信息记录：是指企业销售人员通过实地访问和电话信函了解到的客户内部信息，包括该客户对待各交易环节的习惯态度和做法，客 户 档 案 特别是对于货款给付的一般做法，同时要记录客户的付款情况，并随着每次交易进行动态管理。 3、同行对客户的资信评价。 4、公共管理资信记录：主要通过司法部门、行政部门和新闻媒体而得到的客户资信方面的内容，具体包括在法院、工商、税务、公安、许可证发放主管部门等国家机关和报纸、电视、网络等新闻媒体形成的资信记录。 5、商业资信证明书和客户开户银行资信证明书。 6、企业资信综合调查报告：指委托企业资信调查中介机构对各户的资历、信用等方面所做的专门调查报告。 1、证明企业法人资格的各类登记注册、验审、年检、资质等级、管理企 业 信 用 档 案 体系、标准达标、资产、资金、资本运营评估确认、商标注册、评价确认、检验、产品质量认证、专利申报与确认、评优等方面的文件及证件。 2、银行、税务、会计信用等级与商业信用等级的申报与确定的文件及证件。 3、市场行为的各类合同、协议履约状况的文件。 4、获得各类荣誉证书。 5、企业内部审计和社会审计结论性文件材料。 6、社会舆论、新闻媒体对企业评价报道的文章、照片和其他音像材料。 7、其他记录和反映企业信用状况的文件材料等。