三、民营企业档案管理的几种模式
民营企业档案管理可根据需要采用集中式、分散式和寄存式等不同档案管理模式。 所谓集中式管理,是指将本企业各类档案实体集中统一管理。
所谓分散式管理,是将档案实体按类别分散保管在有关部门,各类档案的目录集中统一保管在综合档案室。
所谓寄存式管理是指民营企业将自身形成的档案寄存到地方档案馆或档案中介机构。
《民营企业档案管理指南》之三：企业管理档案的整理方法
【作者】中山市档案局【文章来源】中山市档案局【成文日期】2007-11-03 【点击率】 一、企业管理性文件概述
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企业在进行内部事务及生产经营管理过程中形成的文件称为企业管理性文件,包括党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理等等。它一般是以本企业或本企业领导的名义制发,按照一定的格式和程序来制作和处理,并在本企业内部具有现实约束力。
国家质量技术监督局于1999年以国家标准的形式发布了《国家行政机关公文格式》(GB/T9704-1999),国务院于2000年颁布了《国家行政机关公文处理办法》,这两个文件对文件的格式和处理程序都作了非常详细的规定。企业可根据自身实际,参照国家标准制定出既适用又能体现本企业特色的文件格式和处理程序。
企业管理性文件在经过归档之后即成为企业管理档案,目前对于企业管理档案的整理,有两种方法可供选择:一种是立卷归档整理方法,另一种是单件归档整理方法。立卷整理方法是一直延续下来的传统档案整理方法,它是指将一些互相有关联的文件组合成案卷并装订起来的一种整理方法,组卷的过程较为复杂,但是便于手工检索利用;单件整理方法则是随着计算机的普及应用而出现的一种新的整理方法,它以计算机和档案管理软件的应用为前提,保持文件形成的原貌,逐份归档,操作较为简单,但是对计算机和档案管理软件
有很强的依赖性。具体采用哪种整理方法,企业可以根据自身的实际情况来进行选择。 二、立卷归档整理方法 (一)立卷的概念
立卷:又叫组卷,是指将办理完毕、具有保存价值的文件,按照形成规律和内在联系分门别类组成基本保管单位的过程。立卷的最后“产品”是案卷,即经加工形成的有关某些问题或某项工作活动的系统的具有密切联系的文件组合体,它是企业管理档案采用立卷方法时的基本保管单位。 (二)立卷的原则和依据
在对企业管理性文件进行立卷操作时,应遵守如下原则:遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。
立卷整理方法的依据文件是《文书档案案卷格式》(GB9705-88),这是由国家质量技术监督局1988年9月5日批准发布的国家标准,此标准针对的主要是国家行政机关的档案馆(室)和文书处理部门,企业可参照执行。
(三)立卷归档整理方法的操作步骤
立卷整理方法的第一步就是分类,企业管理档案的分类方法概括起来有两种,一种是年度—机构分类法,另一种是年度—问题分类法。
年度—机构分类法与年度—问题分类法相比较,有两点不同:一是分类标准不同,二是适用范围不同。机构分类法是以企业内部机构的划分为分类标准,凡是同一机构承办的文件即归为一类,机构名即为属类名,如行政部、营销部、人事部等,适用于内部机构分工明确,职能没有交叉,内部机构设置较稳定,一般无变化或虽有变化但不复杂的大、中型企业;问题分类法则是以企业的各项工作职能划分为分类标准,无论哪个部分承办的,所有相同内容的文件归为一类,根据本企业工作职能概括出来的问题名称为属类名,如党群类、行政类、业务管理类等,适用于内部组织机构分工不是很明确,各部分职能有交叉,不能采用机构分类法的小型企业。究竟采用哪种分类法,要根据本企业的实际情况来确定。
下面我们以年度—问题分类法为例,详细介绍企业管理性文件组卷整理方法的操作过程: 1、分年度
首先将文件按不同年度区分开来。一般文件按文件落款时间(形成时间)来确定归档年度,但是以下几种特殊情况不能按文件落款时间来确定归档年度:
(1)文件的形成年度与文件内容针对年度不一致,按文件内容针对年度来确定归档年度,如计划、总结、预算表、决算表、统计报表等;
(2)文件内容跨多个年度时,分类时应归在相应年度,如长远规划应放在文件内容针对的第一个年度,多年度的总结、报告应放在文件内容针对的最后一年,某年工作总结与次年工作计划同在一份文件中时则按其主要内容针对的年度来确定归档年度;
(3)跨年度处理完毕的一组密不可分的文件,如跨年度处理完毕的案件放在结案的一年,跨年度的会议放在会议结束的年度。 2、分问题(机构)
将属于同一年度内的文件按照其内容所反映问题的不同区分开来,相同内容或问题的文件归在一起,尽量做到问题单一。例如:同为行政部(办公室)形成的文件,将所有反映财务问题的文件归在一起,所有反映安全保卫问题的文件归在一起,将同一次会议形成的文件材料归在一起,等等。
如果是采用年度—机构分类法,则在分年度之后首先分机构。分机构时,如是本企业制发的文件,则根据文件的发文字号、起草部门或人员判断其所属内部机构,如是收到的外单位的来文,则一般根据发文字号、承办部门或承办人来判断其所属内部机构。分机构之后,然后在同一个机构内,将文件按问题再区分。 如果企业本身规模较小,每年形成的文件数量不多,则不适合分机构,而应该直接分年度之后再分问题。 3、分保管期限
将同一机构或同一问题的文件按保管期限的不同区分开来。
根据国家档案局1987年12月4日发布的《关于机关档案保管期限的规定》,机关文书档案的保管期限
分为三种:永久、长期和短期,长期为16年至50年左右,短期为15年以下。这一规定在颁布之后执行了很长时间,直到2006年12月18日,国家档案局新发布了《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》。根据新规定,机关文书档案的保管期限分为永久、定期两种,定期一般分为30年、10年。企业档案的保管期限均为参照机关单位档案的保管期限执行。因此,根据最新规定,企业档案的保管期限也应该分为永久、定期两种,定期再分为30年、10年。
在新的保管期限规定出台之后才开始建立档案工作的民营企业,在划分保管期限时应按照新规定执行,在新规定出台之前已经建立档案工作的民营企业,之前整理好的档案保持不变,但在今后整理档案时应按照新的保管期限表执行。
具体什么类型的文件材料应该归什么保管期限,民营企业应该根据新的档案保管期限规定,结合附录一中的《管理性文件材料归档范围及保管期限表》来具体确定。若企业的规模不大,产生的企业管理档案数量不是很多,则将保管期限都定为长久保管即可。 4、组合立卷
将同一问题的文件按保管期限分开之后,如果同一保管期限内的文件数量已经不是很多,则可以直接组成案卷;但是如果同一保管期限内的文件数量还比较多,则再进一步分小问题,如果同一小问题内的文件数量还是很多,则再进一步分小小问题,一直重复下去,直到同一个问题的文件数量已经比较适合组成一个案卷了为止。
以上逐步将问题细化分解的过程,同时也是将同类文件组合直至最后确立案卷的过程。在这个分类组合的过程当中,我们可以按照文件的内容、名称、责任者、形成时间等任何一个要素来进行,也可以按照所开展工作活动内容的不同,或是来文与复文的这种文件对应关系来进行。即可以将同一或相近内容的文件组合在一起立卷,也可以将同一名称的文件组合在一起立卷,还可以将同一次工作活动(比如同一次会议)形成的文件组合在一起立卷。在很难按照以上任何一个要素进行分类组合立卷时,我们可以综合以上多个要素来进行分类组合立卷。总之,“兵无常形,文无定法”,组合立卷的过程是非常灵活的,需要我们通过不断加深对
企业各项工作的认识,以及档案工作的业务实践来提高立卷的水平。 5、排列
按照一定的规律对一个案卷内的文件进行先后排序,可按文件的时间、内容、处理顺序等要素来进行排列。
排列时应遵循以下基本顺序:
正本在前,定稿在后(有几次修改稿的,定稿在前,修改稿依次排在后);主件在前,附件在后;请示与批复,批复在前,请示在后;非诉讼案件组成的案卷,结论、决定性文件材料在前,依据材料在后等。 6、编页号
对案卷内的文件进行排列后,要通过编制页号将排列顺序固定下来。编页号的具体要求如下: 一个案卷只有一个连续的页号,每一个案卷均从1开始编页号;凡是有内容的页面(有效页面)均应编页号;页码的位置位于正面的右上角,背面的左上角。 为避免与文件内容相混淆,提倡用打码机编页码。 7、拟写案卷标题
案卷标题是案卷的题名,是对案卷内文件内容的一个综合概括,是重要的检索项目。案卷题名的拟写要求:题文相符,简练准确,合乎语法,结构完整。字数一般不要太多,控制在30个字左右,最多不超过50个字。 案卷题名的一般结构模式:作者+时间+问题+文种,其中任何一个部分如果太多的话,则只需列出主要的三、四个即可。
例如:××公司2007年关于内部管理、安全保卫、工会工作等问题的通知、制度、办法。如果内容较为单一,案卷标题还可以进一步简化,例如:××公司2007年度董事会会议纪要。 8、案卷的排列与编号
案卷排列是按照一定的方法,确定案卷的前后位置,保持案卷之间的内在联系,巩固和体现系统整理的成果。案卷的排列一般采用保管期限排列法,排列模式是:年度—保管期限—类别(机构或问题)。具体步骤