为:案卷封面—卷内文件目录—文件—封底(含备考表)。
装订要求:去除文件上原有的金属物;以A4大小为标准,向左和向下取齐,大张的文件要折叠,残破的文件要修补裱糊,未留装订线的要补贴加边;采用三孔一线的装订方法,装订文件左侧,要求装订后整齐、牢固、不影响阅读。
(2)装盒
按照案卷号的顺序将装订好的案卷依次装入档案盒中,装盒时应尽量装满,以充分利用盒内空间,但不应使档案盒鼓胀。企业管理档案装盒时应采用适用立卷整理方法的文书档案盒,其背脊样式见下表,主要项目有全宗名称、年度、全宗号、目录号、起止卷号。
其中全宗名称为可选项,根据需要可填可不填,全宗名称、全宗号和目录号的填写方法与案卷封面上的一致,年度项填写盒内所装案卷的起止年度,起止卷号项填写盒内所装案卷的起止案卷号。要求每一盒只能装同一个目录号的案卷,不同目录号的案卷不允许装在同一盒。
档案盒背脊各项目可用手填写,填写时字迹要清晰工整,字体可稍大,排列匀称,位置适中。为使档案盒外观美观,建议用字粒章(含数字和字母)粘好油墨后盖印。 11、编制《档案目录》
《档案目录》由三部分组成:立卷说明、案卷目录、卷内文件目录。
立卷说明为一篇短小的文字介绍,主要包括三个部分内容:一是本企业基本情况,说明本企业的名称、性质、规模、隶属关系、主要经营范围、业务能力以及主要经营概况;二是本企业内部组织机构设置与变化情况,以及主要领导人任职及其变化情况;三是本年度立卷情况,说明立卷工作的组织情况、文件材料的完整与否、案卷数量、保管期限、有何缺陷和问题等。立卷说明一般一年写一次,在完成上一年度的文件立卷归档工作之后写成。立卷说明的主要作用在于为本年度的档案形成提供一个大的背景情况介绍,同时也为日后编写企业的大事记、组织机构沿革、年鉴、厂志等材料积累素材。
为便于检索利用,需要将立卷说明、案卷目录、卷内文件目录汇集起来,装订成书本式目录本,装订时的顺序为:档案目录封套(夹)—立卷说明—案卷目录—卷内文件目录。
《档案目录》封面和背脊均需制作标签,将全宗名称、全宗号、目录号、年度等项目标注清楚,《档案目录》一般要求制作一式两份,一份用于日常检索,一份用于备份。 三、单件归档整理方法 (一)单件归档的概念
单件归档整理方法是将归档文件以\件\为单位进行装订、分类、排列、编号、装盒,使之有序化的过程。以件为单位整理,是指整理的对象与整理的结果都是件,以件代替案卷作为档案的基本管理单位。 单件归档整理方法的使用前提是必须应用电脑管理,并有档案管理软件,不然,不主张采用单件归档的整理方法。
(二)\件\的确定 \件\包括六个基本含义:
1、文件的正本与定稿为一件,如果定稿过厚,也可单独作为一件。 2、文件的正件与附件为一件,如果附件数量较多或太厚,也可各为一件。
3、正文与文件处理单为一件,文件处理单主要包括收文处理单或拟办单、发文稿头纸以及领导批示的签批条等,它们真实记录了文件的形成、办理过程,是归档文件不可分割的组成部分,应与文件作为一件。 4、原件与复制件为一件,尤其是文件原件是传真件、铅笔书写件时,应复制后与复制件作为一件一起归档。
5、转发件与被转发件为一件。
6、报表、名册、图册、刊物等每册(本)为一件。 (三)单件归档整理方法的操作步骤 1、确定档案整理环节
采用单件归档方法,可在文件办理完毕之后即时归档,也可在一个年度结束之后再集中进行整理归档,可由文件形成部门整理之后再移交到档案室,也可以由各部门移交到档案室集中进行整理归档。一般规模不大的民营企业可考虑采用年度结束后集中到档案室统一整理的方式。
不管采取哪种方式,都需要注意加强文件材料的收集工作,因为收集工作是文件归档工作的基础,直接影响到文件归档的质量。收集时一定要齐全完整,然后准确判断哪些无需归档,哪些应该归档,归档时应该判定为哪种保管期限。具体操作时可参见附录一中的《管理性文件材料归档范围及保管期限表》。 2、分类
现行常用的分类方法有两种:一种是年度-保管期限分类法,另一种是年度-机构-保管期限分类法。年度为文件的形成年度,机构为文件的承办机构,保管期限按规定分为永久、长期(或30年)和短期(或10年)。年度-保管期限分类法比较适合规模不大的民营企业使用,而对于那些内部机构职能明确,变化不大,且大多数内部机构形成的文件数量较多的大型企业可考虑采用年度-机构-保管期限分类法。企业可根据自身的实际情况,选择适合自己的分类方法。
如采用的是年度-机构-保管期限分类法,则具体的分类步骤为:先区分不同年度,然后在同一年度内区分不同的机构,最后在同一机构内再区分不同的保管期限。
如采用的是年度-保管期限分类法,则在区分不同年度之后,只须将同一年度的文件按保管期限的不同区分开来即可。 3、排序
排序是指同一分类下的文件的先后顺序。在排序时,一般按机构或问题或文号等先后顺序排列。 如条件许可,应尽量将同一事由的文件排列在一起。因为:一是按事由排列可以客观反映某一事由的发生、发展、结束的全过程,反映出这些文件之间的客观联系;二是方便档案实体的保管和利用。如果不按事由排列,同一事由的文件存放分散,利用时就要多处抽取、归位等,不仅繁琐,还容易出错。因此,当档案实体利用仍然作为主要利用方式时,应尽量将同一事由的文件排列在一起。 4、盖档号章
采用单件归档整理方法,每份文件均需加盖档号章,档号章的位置一般盖在文件首页上方空白处,可稍偏左,以方便手工翻阅查找。一般采用年度-保管期限分类法所使用的档号章样式如下图所示,档号章内各项目的填写方法如下:
(1)全宗号:与立卷整理方法中的全宗号相同。
(2)类别:填写企业管理档案的大类代码,一般用大写英文字母A表示,具体由本企业的档案分类编号方案确定。
(3)期限:填写为此份文件所确定的保管期限的汉字或代码,参照我市党政机关档案的编码方法,永久、长期、短期、30年、10年分别用阿拉伯数字\、\、\、\、\来表示。 (4)年度:归档文件的形成年度,填写4位阿拉伯数字。
(5)件号:填写在同一年度同一保管期限内给此份归档文件编制的顺序号。
(6)页数:此份归档文件的总页数。
全宗号 类别 期限 年度 件号 页数 如果是采用年度—机构—保管期限分类法,则还需要在档号章中的“年度”和“件号”之间加多一栏“机构”。 5、编件号
分类排序之后,在同一保管期限内按流水编定每份文件的顺序号,即为件号,将其填写于档号章的“件号”一栏中。每一年的每个保管期限的归档文件均从“1”开始编件号。 6、编页码
每份归档文件均单独编页码,凡是有内容的页面都要编页码,正面编于右上角,背面编于左上角,文件本身有正确页码的可不用再编。提倡用打码机来给文件编页码。
通过编页码即可统计出每份文件的总页数,并将其填写于档号章中的“页数”一栏中。 7、装订
装订要求:每份文件单独装订,以A4大小为标准,向左和向上取齐,大张的文件要折叠,残破的文件要修补裱糊,定为永久和长期(或30年)保管的文件必须去除易生锈的金属物,短期(或10年)可不用去除金属物。 装订方法:常见的有四种,根据需要选择使用。
(1)衣车缝边:用专门的小型衣车(缝纫机)将文件左侧上端三分之一的长度用线缝起来,适用于较薄的单份文件。
(2)胶剂粘合:用白乳胶将文件左上角粘贴在一起,也同样适用于不是很厚的单份文件。
(3)不锈钢钉:用专门的不锈钢钉将文件订起来,永久和长期(或30年)保管的单份归档文件同样适用。 (4)三孔一线装订:同案卷的装订方法相同,单份归档文件较厚时适用。