(5)工程(项目)建设类,如计算机软件系统开发设计、大型企业技术改造项目等。一般按项目工作阶段的次序排列,如准备阶段、实施阶段、总结验收阶段等。
(6)案卷内管理性科技文件材料按问题、时间或重要程度排列。
(7)案卷内科技文件材料排列文字在前,图样在后。有译文的外文资料译文在前,原文在后。 4、卷内科技文件材料的整理 (1)编页号
装订的案卷每卷均从1开始编流水页号,凡是有内容的页面均要编页号,页号位置正面编于右下角,背面编于左下角,图纸编于标题栏右上角。成本成册且本身已有正确页码的文件可不用再编页号,直接置于本卷最后。编页号时建议采用打码机。
不装订的案卷要求每份文件单独装订,单独编页码,并且在每份文件的首页右上角空白处加盖档号章,图纸则盖于标题栏的右上角。档号章式样如下图,填写方法参见《科技档案卷内目录》中的相同项目。
档号 序号 (2)图纸的折叠
案卷内图纸应按张折叠,以A4型大小为标准,折叠方法保持一致,折叠后标题栏露在右下角,尽量减少折痕,折好后依图号顺序排列。如果是需要装订的案卷,图纸折叠时应留出装订位置,折叠后应能完全打开,不影响阅读和利用。 5、目录及封面的填写 (1)填写《科技档案卷内目录》
《科技档案卷内目录》放在卷内科技文件材料之前。某些图纸原来已有图纸目录的,应保留其目录,可不另外编制卷内目录;如果图纸目录与图纸排列不相一致时,应当重新编制卷内目录,原图纸目录保留,并编
页号。《科技档案卷内目录》的样式见下表:
科 技 档 案 卷 内 目 录
档号： 文责序号 件 任编者 号 日文件材料题名 期 页次 备注 其主要项目的含义及填写要求如下:
① 档号:一般由分类号+项目号+案卷号组成,具体由本企业的档案分类编号方案确定。例如:基建档案的第一个工程项目的第一个案卷,它的档号可编为:B1—1。
② 序号:科技文件材料在案卷内排列件数的顺序号,每卷均从1开始,用阿拉伯数字依次标注。 ③ 文件编号:填写科技文件材料的文号或图样的图号、设备代号、项目代号等。 ④ 责任者:填写科技文件材料的形成部门或主要责任者。
⑤ 文件材料题名:填写科技文件材料标题的全称,如果原有标题不能反映材料内容(如“通知”、“报告”等),则应将文件内容归纳一个标题,用“[ ]”括起来,以便查找检索。 ⑥ 日期:填写科技文件材料的形成日期。
⑦ 页次:填写每份科技文件材料的起止页号。装订的案卷也可以只填开始的页号,但最后一份科技文件材料必须填写起止页号。成本成册且本身已有正确页码的文件可直接在此栏标明页数。 ⑧ 备注:科技文件材料如有需要特殊说明的情况可在此栏填写。
(2)填写案卷封面
科技档案案卷封面印制于档案盒的正表面,也可采用内封面形式(即软牛皮纸印制的封面),案卷封面的样式见下表:
其主要项目的含义及填写要求如下:
① 档号:一盒一卷时,档号与《科技档案卷内目录》上的档号相同;一盒多卷时,则需填写案卷起止号。如基建档案的第一个工程项目的第一至第三卷装于同一盒,则档案盒封面上档号一栏应填写:B1/1—3。 ② 档案馆号:由档案馆填写,民营企业此项可空。
③ 案卷题名:科技案卷的标题,应简明、准确的揭示出卷内科技文件材料的内容,基本格式为:工程项目(设备、课题、产品)名称+阶段(结构)+文件材料名称,一般不超过50字。例如××公司办公楼电器照明施
工图。
④ 立卷单位:填写负责科技文件材料组卷的部门。如基建档案的立卷单位可填写企业工程部门,设备档案可填写设备管理部门,如果是由企业档案室立卷的,可填写企业档案室。 ⑤ 起止日期:填写案卷内科技文件材料形成的起止日期。 ⑥ 保管期限:填写组卷时该卷档案所划定的保管期限。 ⑦ 密级:依据企业保密规定填写卷内科技文件材料的最高密级。
一盒一卷时,档案盒封面上的各项目必须填写清楚;一盒多卷时,档案盒封面除“档号”一栏之外,其他项目均可不用填写,但盒内每个案卷的封皮上各项目必须填写清楚。 (3)填写备考表
备考表一般印制在封底或档案盒的内表面,其主要项目及填写要求如下:
① 说明:用以说明卷内科技文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷提供利用过程中需要说明的问题,以反映卷内科技文件材料的完整齐全程度及缺损、修改、补充等情况。 ② 立卷人:应由立卷责任人签名。 ③ 立卷日期:填写完成立卷的日期。 ④ 检查人:应由案卷质量审核者签名。 ⑤ 检查日期:填写审核的日期。
⑥ 互见号:填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号。档号后应注明档案载体形式,并用括号括起来。
(4)填写《科技档案分类目录》
《科技档案分类目录》是科技档案的案卷级目录,是按照科技案卷的排列顺序,逐卷登记每个案卷基本情况的案卷登记表,是查找科技档案最基本的检索工具,也是进行科技档案统计、移交、检查的重要依据。《科技档案分类目录》的主要项目有类别、档案号、案卷题名、立卷单位、起止时间、密级、保管期限、
张数、备注等,样式见下表:
科 技 档 案 分 类 目 录
类别： 立档卷 案号 位 起止 时间 密级 期限 张数 备注 题 名 单 其中案卷题名、立卷单位、起止日期、密级、保管期限的填写内容均与案卷封面相同,其他几个项目的含义及填写要求如下:
① 类别:填写科技档案的大类或属类名称。 ② 档案号:即《科技档案卷内目录》中的档号。 ③ 张数:填写案卷的总页数。
④ 备注:说明案卷的变化情况,如销毁、移出、残缺、破损、发霉、字迹褪色等。 6、封装 (1)装订
案卷可采用装订和不装订两种形式。
装订的案卷要求去除文件上原有的金属物;以A4大小为标准,向左和向下取齐,大张的文件要折叠,残破的文件要修补裱糊,未留装订线的要补贴加边。装订时的排列顺序为:案卷封面—科技档案卷内目录—科技文件材料—封底(含备考表)。装订时采用三孔一线的装订方法,装订文件左侧,要求装订后整齐、牢固、