不影响阅读。
不装订的案卷,要求卷内每份科技文件材料单独装订,单份文件装订时要求去除易锈金属物、塑胶封皮等,单份文件较薄时可采用衣车缝边、胶剂粘合、不锈钢钉等方法,单份文件较厚时可采用三孔一线的装订方法,具体可参见企业管理档案单件归档时的装订方法。成本成册本身已装订好的单份文件可保留原装订。 (2)装盒
对于装订的案卷,装盒时依据案卷的厚度可一盒一卷,也可以一盒多卷,装满为止。但不同项目的案卷不能装在同一盒。
对于不装订的案卷,装盒时只能是一盒一卷,在案卷的最前面放置一份《科技档案卷内目录》。装盒时采用适当厚度的档案盒以节省和充分利用排架空间。 (3)填写档案盒背脊
档案盒背脊主要有三个项目:保管期限、档号、案卷题名,其样式见下表:
保管期限 档 号 案卷题名 当一盒一卷时,三个项目的填写内容与案卷封面上相同。当一盒多卷时,保管期限项填写盒内案卷的最长保管期限,档号项则填写分类号加案卷起止号,案卷题名项可不填写,但为了查找方便,可将盒内每个案卷
题名分别列于其上,如本身案卷题名很长,则需将其简化,只标示出工程项目(设备、课题、产品)名称+阶段(结构)名称,再加“材料”二字即可。 7、制作档案目录
科技档案目录要求按大类分开来装订,即基建档案(项目建设档案)、设备仪器档案、产品档案、科研档案分开来装订成至少一本。装订顺序为:科技档案分类目录+科技档案卷内目录。
科技档案目录的封面和背脊均需制作标签,将全宗名称、全宗号、类别等项目交代清楚,科技档案目录一般要求制作一式两份,一份用于日常检索,一份用于备份。
《民营企业档案管理指南》之五：会计档案的整理方法
【作者】中山市档案局【文章来源】中山市档案局【成文日期】2007-11-05 【点击率】 一、会计档案的种类
205次
根据财政部、国家档案局1998年8月发布的《会计档案管理办法》(以下简称《办法》)规定,会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料。具体包括: 1、会计凭证类:原始凭证,记账凭证、汇总凭证,其他会计凭证。
2、会计账簿类:总账,明细账,日记账,固定资产卡片,辅助账簿,其他会计账薄。
3、财务报告类:月度、季度、年度财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明,其他财务报告。 4、其他类:银行存款余额调节表,银行对账单,其他应当保存的会计核算专业资料,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册。 二、会计档案的整理 (一)整理部门
按照《办法》的规定,各企业每年形成的会计档案,应当由会计机构按照归档要求,负责整理立卷,装订成册,编制会计档案保管清册。
(二)确定保管期限
按照《办法》的规定:会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。
具体哪一类会计材料应该定为多长的保管期限,在《办法》的附表一《企业和其他组织会计档案保管期限表》中已详细列明,对照执行即可。 (三)整理方法及步骤 1、分类
按照会计档案材料内容和形式的不同,结合《办法》的规定,会计档案一般分为四个属类:即报表、账簿、凭证和其他。属类下面还可以再分下一级属类,亦即按照通常所说的“分几盘账”来分类,如有的民营企业将行政经费、业务经费分开来,或将不同部门产生的会计材料分开来。但对于普通的民营企业,一般只分到一级属类即可。
会计档案的分类应该在本企业的档案分类编号方案中详细交代清楚。 2、排列编码
保持会计部门对会计档案原有的装订,一个装订单位(一般为一卷或一册)即为一个案卷,在每一个属类下面按照时间顺序将其排列好。
报表、账簿和其他类,要求按照实际使用情况编页码,统计出实际使用的页数,页码的位置编在正面的右上角,背面如有内容也需编页码,编于左上角。 凭证类不需要编页码。 3、盖章编号
在每一个案卷的封面上加盖会计档案档号章。原案卷如无封面,需用白纸为其加装一个封面,然后将档号章盖在上面。同类会计档案封面上的档号章位置应相对固定。档号章的样式及填写方法如下:
全宗号 目录号 案卷号 全宗号:与企业管理档案中的全宗号含义相同,民营企业此项一般可空。
目录号:由大类代号+属类代号+目录顺序号组成。会计档案的大类代号一般用“D”表示,属类代号一般表示为:1为报表,2为账簿,3为凭证,4为其他。目录顺序号表示的是第几条目录,即第几条案卷号的流水。如果案卷号一年一条流水,即每年都从1开始编,则可以直接用年度代替目录顺序号。
案卷号:在同一条目录内(或同一个年度内)案卷的流水顺序编号。 4、装盒排架
按照案卷号的顺序将同类会计档案依次装入会计档案盒中。会计档案盒分两种,报表、账簿和其他类为一种,凭证单独一种,为专门的会计凭证盒。两种会计档案盒背脊样式见下表:
填写方法参照会计档号章相同项目,及企业管理档案立卷整理方法档案盒背脊的填写。需强调一点的是,报表类会计档案盒背脊上的括号是用来填写属类名称的,即“报表”、“账簿”或“其他”,而不应该填写具体的会计材料名称。
按照案卷装盒的顺序依次上架排列,凭证盒因为高度较矮,可双层排放。 5、编制档案目录
会计档案只有案卷级的目录,即会计档案目录,其主要项目有案卷号、类别、标题、起止时间、保管期限、卷内张数、备注等,其样式见下表:
会 计 档 案 目 录